Содержание:
В 1С:Документооборот предусмотрено создание, работа и согласование с разными видами внутренних документов, которые служат для фиксации, согласования и хранения управленческой информации внутри организации.
1. Основные виды внутренних документов при работе в системе 1С:Документооборот
- Входящая корреспонденция и Исходящие документы
В 1С:Документооборот исходящие документы — это официальные письма и ответы, которые организация направляет во внешние компании, государственные органы, поставщикам, клиентам.Запросы поставщиков / контрагентов
Чаще всего отвечают на:
• коммерческие предложения;
• запросы цен и условий поставки;
• запросы по срокам изготовления или доставки продукции;
• уточнения по договорам или спецификациям. - Письма государственных органов
3. Претензии и рекламации от покупателей
4. Запросы на подтверждение условий договора
5. Письма о проведении тендеров и закупок
6. Корреспонденция с партнерами и клиентами1. Приказы и распоряжения
— приказы по основной деятельности;
— кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении и т.д.);
Приказ — это организационно-распорядительный документ, обязательный к исполнению всеми сотрудниками или определённым подразделениям.
Распоряжение — аналогичный по форме документ, но чаще адресованный конкретным сотрудникам или подразделениям для решения оперативных задач.
В 1С:Документооборот эти документы относятся к категории ОРД (организационно-распорядительных документов). Они формируются, согласуются и хранятся в системе с учётом всех нормативных требований.
2. Протоколы и акты
— протоколы совещаний, заседаний, собраний;
— акты выполненных работ;
— акты инвентаризации, приема-передачи.
Протокол — это распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и (главное) перечень решений, принятых по результатам мероприятия (совещания, собрания, заседания и т.п.).
Протокол формируется после проведения мероприятия — сначала проходит совещание (или иное протокольное мероприятие), затем по результатам его работы оформляется протокол с решениями и поручениями.
3. Служебные записки
Для каждой тематики можно завести свой вид служебной записки с собственным маршрутом согласования.
Кадровые вопросы
Финансово-экономические
Организационные
Административно-хозяйственные
Служебная записка проходит согласование (маршрут — начальник подразделения (непосредственный руководитель) → директор департамента → генеральный директор → регистрация (канцелярия) → исполнение.
2. Особенности организации работы с внутренними документами в 1С:Документооборот
• Документы создаются по видам и тематикам, которые настраиваются при внедрении документооборота в компании.
• Каждый вид документа имеет шаблон документа, набор реквизитов, маршрут согласования.
• Все внутренние документы могут быть связаны с задачами, процессами и исполнителями.
• Документы хранятся в системе с распределением по папкам («Проекты», «Утвержденные», «Архив» и т.д.).
Внутренние документы занимают ключевое место в управлении любой организацией, а система 1С:Документооборот обеспечивает полный цикл их создания, согласования, хранения и контроля исполнения. Приказы и распоряжения, служебные записки, протоколы совещаний, положения, инструкции, планы и отчёты — все эти документы фиксируют управленческие решения и обеспечивают их исполнение.