Содержание:
В 1С: Документооборот функционал проверки статуса электронной подписи (ЭП) играет важную роль в обеспечении достоверности и юридической силы электронных документов. Это особенно актуально для организаций, работающих с большим объемом документов, требующих надлежащего контроля и учета.
Статус проверки ЭП указывает на то, действительна ли подпись документа и соответствует ли она требованиям законодательства. В программе можно проверить статус ЭП в режиме реального времени, что обеспечивает уверенность в том, что документы не были изменены после подписания.
1. Этапы проверки статуса электронной подписи
- Подписание документа.
При создании электронного документа пользователь может подписать его с помощью ЭП. Подпись формируется на основе хэш-значения документа и закрытого ключа.
- Проверка статуса.
При необходимости проверить статус ЭП, система отправляет запрос на сервер, где хранятся сведения о подписанных документах. Это может быть как внутренний сервер организации, так и сторонние сервисы, предоставляющие услуги проверки ЭП.
- Получение информации.
Система получает ответ о статусе ЭП, который может включать:
- Действительна — подпись действительна и документ не был изменен.
- Не действительна — подпись недействительна, что может означать, что документ был изменен или истек срок электронной подписи.
- Неизвестен — в случае, если не удалось установить статус по причине отсутствия данных на сервере.
2. Типы статусов проверки ЭП в конфигурации системы 1С:Документооброт
- Успешная проверка — подпись успешно прошла проверку, и документ признан действительным. Это обеспечивает юридическую силу документа.
- Ошибки проверки — если ЭП не прошла проверку, система указывает на причины:
- Подпись истекла.
- Используется недействительный сертификат.
- Документ был изменен после подписания.
- Технические ошибки — в процессе проверки могут возникнуть ошибки, связанные с сетью или сервисами, что требует дополнительного контроля.
Для проверки ЭП необходимо настроить интеграцию с удостоверяющими центрами, которые выдают сертификаты ЭП. В системе можно указать адреса серверов проверки статусов и необходимые параметры. В «1С: Документооборот» можно настроить автоматическую проверку статуса ЭП в определенное время или по событию (например, перед отправкой документа на согласование).
Также ведется журнал проверок, где фиксируются все результаты. Это позволяет отслеживать историю проверок и выявлять проблемы.
3. Примеры использования статуса проверки ЭП в учетной системе 1С
- Перед отправкой документа на согласование или в архив важно проверить статус ЭП, чтобы избежать отправки недействительных документов.
- В рамках внутреннего контроля или аудита можно проверять все документы, чтобы убедиться в их действительности и отсутствии нарушений.
- При получении электронных документов от партнеров также необходимо проверить их подписи, чтобы убедиться в их юридической силе.
Функционал проверки статуса электронной подписи в «1С: Документооборот» обеспечивает надежность и безопасность документооборота в электронной форме. Автоматизация проверки и интеграция с удостоверяющими центрами позволяют сократить время на обработку документов и минимизировать риски, связанные с использованием недействительных подписей.