1. Что такое автозаполнение шаблонов файлов в системе 1С: Документооборот
В процессе работы рождается множество видов документов. Одни создаются единоразово, другими мы пользуемся регулярно, без третьих мы и представить не можем функционирование организации. Вот как раз для третьего вида документов в системе 1С: Документооборот предусмотрено автозаполнение шаблонов файлов. Рассмотрим подробнее, что это такое.
Файлом в системе 1С: Документообороте называется документ в электронном виде, созданный с помощью текстовых редакторов (документ MS Word, например), или с помощью сканирования (в формате .pdf). Файлы прикрепляются к карточке документа в момент ее создания и хранятся в системе 1С: Документооборот. По содержимому файлов мы можем осуществлять полнотекстовый поиск 1С, настраивать права доступа к файлам, а также унифицировать файлы, создавая для них шаблоны.
Шаблоном файла 1С является, своего рода, текстовая “рыба” документа, его скелет, который всегда остается неизменным. Например, типовая форма договора. В договоре изменяются только наименования и реквизиты сторон, сумма договора и некоторые условия. Но основная часть, “скелет” документа, остается неизменным в 100% случаев для конкретного договора. Вот для таких документов мы можем настроить автозаполнение шаблона файла.
При создании карточки документа 1С нам не придется прикладывать созданный ранее в сторонних редакторах файл, а система определит по виду документа, какой шаблон использовать, прикрепит его к карточке документа 1С, а при записи документа заполнит файл данными из карточки.
2. Как настроить автоматическое заполнение документов в конфигурации 1С: Документооборот
Для начала включим настройку в “Настройка и администрирование” → “Работа с программой” → “Работа с файлами”.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/ispolzovat-avtozapolnenie-shablonov-fajlov-1024x533.png)
В разделе НСИ перейдем в виды документов. Выберем тот, который необходимо настроить, либо создадим новый. В нашем примере будем настраивать шаблон для договора подряда в 1С.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/dogovor-podryada-v-1s-1024x700.png)
Далее переходим на закладку “Шаблон документа 1С”, закладку “Файлы” и добавляем подготовленный файл для настройки в формате Word.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/shablon-dokumenta-1s-1024x358.png)
Далее нажимаем на кнопку “Открыть настройки заполнения”.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/otkryt-nastrojki-zapolneniya-1024x291.png)
В появившемся окне система предлагает нам выбрать, какие типовые реквизиты карточки документа 1С: Документооборота мы хотим переносить в файл. Выбираем нужные установкой галочек слева от наименования.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/vybiraem-nuzhnye-tipovye-rekvizity-kartochki-dokumenta-1s-dokumentooborota-1024x934.png)
Обратите внимание, если в вашем документе одно и то же значение должно будет фигурировать дважды, вам необходимо изменить цифру в столбце “Количество”. Например, если дата начала действия договора совпадает с датой подписания и нам необходимо отразить одну и ту же дату в двух местах в договоре. Изменим цифру в поле “Количество” на 2.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/data-nachala-dejstviya-dogovora-1024x92.png)
Нажимаем на кнопку “Готово”. Открывается документ в MS Word. На этом этапе могут возникнуть ошибки, чтобы их исключить необходимо включить режим разработчика в редакторе. Для этого перейдем в параметры (Файл → Другие → Параметры), выбираем “Настроить ленту” и справа устанавливаем галку “Разработчик”. Сохраняем изменения и повторяем предыдущее действие в конфигурации 1С: Документооборот.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/razrabotchik-1024x739.png)
Видим, что шаблон открылся, а в левом верхнем углу расположились наши поля для автозаполнения.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/otkrylsya-fajl-1024x881.png)
Для того, чтобы установить поля на их законные места, нужно выделить их левой кнопкой мыши, вырезать (можно комбинацией Ctrl+X), а затем вставить на место их расположения (можно комбинацией Ctrl+V).
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/ustanovit-polya-na-ih-zakonnye-mesta-1024x226.png)
После того, как все параметры успешно расположились по тексту, сохраняем документ и закрываем. В конфигурации 1С: Документооборот проверим настройку автозаполнения. Для этого создадим внутренний документ “Договор подряда в 1С”, заполним нужные реквизиты. Вернемся в настройку шаблона документа и проверим настройку автозаполнения.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/proverim-nastrojku-avtozapolneniya-1024x365.png)
В списке выберем документ, на котором будем проверять настройку.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/vyberem-dokument-1024x556.png)
Видим, что документ заполнился корректно.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/dogovor-podryada-1024x793.png)
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/dokument-zapolnilsya-korrektno-1024x219.png)
Иногда случается так, что типовых реквизитов недостаточно для корректного заполнения шаблона. Например, нам нужно получить ФИО генерального директора в родительном падеже “… в лице Генерального директора Сергеева Олега Петровича, действующего на основании …”. Для таких случаев в системе 1С: Документооборот предусмотрен функционал создания скриптов на встроенном языке. В режиме предприятия, без внесения изменений в конфигурацию, можно создать свой собственный скрипт. В форме настройки заполнения файла перейдем на закладку “Скрипты”.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/04/skripty-1024x930.png)
Для добавления нового скрипта нажимаем кнопку “Добавить”. В поле файла добавляем название, которого нет в типовых реквизитах, чтобы не произошло конфликта с уже имеющимися полями, затем вставляем скрипт на встроенном языке, который вернет нам ФИО руководителя организации в родительном падеже:
//Получаем ФИО руководителя организации, к которой относится документ
Руководитель = РаботаСОрганизациями.ПолучитьОтветственноеЛицо("Руководитель",
Файл.ВладелецФайла.Организация,
ТекущаяДата()).ПредставлениеВДокументах;
РезультатОбработки = "";
Если ЗначениеЗаполнено(Руководитель) Тогда
//Просклоняем в родительный падеж
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Руководитель, 2);
КонецЕсли;
Нажмем кнопку “Готово”, система обработает скрипт и добавит новое поле в файл шаблона. Откроется документ MS Word для того, чтобы мы определили, куда установить наше новое автозаполняемое поле. Копируем его в нужное место шаблона и выполняем проверку.
Как видите, с конфигурацией 1С: Документооборот можно существенно сократить время и нервы на подготовку договорных документов, а самое главное – исключить ошибки ручного ввода. Используйте функционал системы 1С: Документооборот на полную мощность и финансово-экономические выгоды не заставят вас ждать