1. Что такое автозаполнение шаблонов файлов в системе 1С: Документооборот
В процессе работы рождается множество видов документов. Одни создаются единоразово, другими мы пользуемся регулярно, без третьих мы и представить не можем функционирование организации. Вот как раз для третьего вида документов в системе 1С: Документооборот предусмотрено автозаполнение шаблонов файлов. Рассмотрим подробнее, что это такое.
Файлом в системе 1С: Документообороте называется документ в электронном виде, созданный с помощью текстовых редакторов (документ MS Word, например), или с помощью сканирования (в формате .pdf). Файлы прикрепляются к карточке документа в момент ее создания и хранятся в системе 1С: Документооборот. По содержимому файлов мы можем осуществлять полнотекстовый поиск 1С, настраивать права доступа к файлам, а также унифицировать файлы, создавая для них шаблоны.
Шаблоном файла 1С является, своего рода, текстовая “рыба” документа, его скелет, который всегда остается неизменным. Например, типовая форма договора. В договоре изменяются только наименования и реквизиты сторон, сумма договора и некоторые условия. Но основная часть, “скелет” документа, остается неизменным в 100% случаев для конкретного договора. Вот для таких документов мы можем настроить автозаполнение шаблона файла.
При создании карточки документа 1С нам не придется прикладывать созданный ранее в сторонних редакторах файл, а система определит по виду документа, какой шаблон использовать, прикрепит его к карточке документа 1С, а при записи документа заполнит файл данными из карточки.
2. Как настроить автоматическое заполнение документов в конфигурации 1С: Документооборот
Для начала включим настройку в “Настройка и администрирование” → “Работа с программой” → “Работа с файлами”.
В разделе НСИ перейдем в виды документов. Выберем тот, который необходимо настроить, либо создадим новый. В нашем примере будем настраивать шаблон для договора подряда в 1С.
Далее переходим на закладку “Шаблон документа 1С”, закладку “Файлы” и добавляем подготовленный файл для настройки в формате Word.
Далее нажимаем на кнопку “Открыть настройки заполнения”.
В появившемся окне система предлагает нам выбрать, какие типовые реквизиты карточки документа 1С: Документооборота мы хотим переносить в файл. Выбираем нужные установкой галочек слева от наименования.
Обратите внимание, если в вашем документе одно и то же значение должно будет фигурировать дважды, вам необходимо изменить цифру в столбце “Количество”. Например, если дата начала действия договора совпадает с датой подписания и нам необходимо отразить одну и ту же дату в двух местах в договоре. Изменим цифру в поле “Количество” на 2.
Нажимаем на кнопку “Готово”. Открывается документ в MS Word. На этом этапе могут возникнуть ошибки, чтобы их исключить необходимо включить режим разработчика в редакторе. Для этого перейдем в параметры (Файл → Другие → Параметры), выбираем “Настроить ленту” и справа устанавливаем галку “Разработчик”. Сохраняем изменения и повторяем предыдущее действие в конфигурации 1С: Документооборот.
Видим, что шаблон открылся, а в левом верхнем углу расположились наши поля для автозаполнения.
Для того, чтобы установить поля на их законные места, нужно выделить их левой кнопкой мыши, вырезать (можно комбинацией Ctrl+X), а затем вставить на место их расположения (можно комбинацией Ctrl+V).
После того, как все параметры успешно расположились по тексту, сохраняем документ и закрываем. В конфигурации 1С: Документооборот проверим настройку автозаполнения. Для этого создадим внутренний документ “Договор подряда в 1С”, заполним нужные реквизиты. Вернемся в настройку шаблона документа и проверим настройку автозаполнения.
В списке выберем документ, на котором будем проверять настройку.
Видим, что документ заполнился корректно.
Иногда случается так, что типовых реквизитов недостаточно для корректного заполнения шаблона. Например, нам нужно получить ФИО генерального директора в родительном падеже “… в лице Генерального директора Сергеева Олега Петровича, действующего на основании …”. Для таких случаев в системе 1С: Документооборот предусмотрен функционал создания скриптов на встроенном языке. В режиме предприятия, без внесения изменений в конфигурацию, можно создать свой собственный скрипт. В форме настройки заполнения файла перейдем на закладку “Скрипты”.
Для добавления нового скрипта нажимаем кнопку “Добавить”. В поле файла добавляем название, которого нет в типовых реквизитах, чтобы не произошло конфликта с уже имеющимися полями, затем вставляем скрипт на встроенном языке, который вернет нам ФИО руководителя организации в родительном падеже:
//Получаем ФИО руководителя организации, к которой относится документРуководитель = РаботаСОрганизациями.ПолучитьОтветственноеЛицо("Руководитель",
Файл.ВладелецФайла.Организация,
ТекущаяДата()).ПредставлениеВДокументах;РезультатОбработки = "";Если ЗначениеЗаполнено(Руководитель) Тогда//Просклоняем в родительный падежРезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Руководитель, 2);КонецЕсли;Нажмем кнопку “Готово”, система обработает скрипт и добавит новое поле в файл шаблона. Откроется документ MS Word для того, чтобы мы определили, куда установить наше новое автозаполняемое поле. Копируем его в нужное место шаблона и выполняем проверку.
Как видите, с конфигурацией 1С: Документооборот можно существенно сократить время и нервы на подготовку договорных документов, а самое главное – исключить ошибки ручного ввода. Используйте функционал системы 1С: Документооборот на полную мощность и финансово-экономические выгоды не заставят вас ждать