Содержание:
Конфигурация 1С: Документооборот предоставляет широкий набор инструментов для автоматизации контроля исполнения поручений, настройки напоминаний, эскалации задач и анализа задержек. Рассмотрим, как реализовать эти возможности, используя только стандартный функционал системы без дополнительных доработок.
1. Автоматизация функции контроля при исполнении поручений
В 1С:Документооборот механизм «Контроль исполнения» позволяет назначить ответственного за контроль исполнения поручения. Ответственный может отслеживать ход исполнения задачи.
Алгоритм настройки:
- Создаем задачу
При создании задачи — поручения укажите срок исполнения. Запишите данные задачи.
2. Нажмите «К»- контроль. Выберите контролера. Поставьте задачу на контроль.
3. Отправьте задачу на выполнение. Контролер получит задачу
2. Уведомления по срокам задач в системе 1С:Документооборот
В системе пользователь может настроить необходимые ему уведомления, например:
- Приближение срока контроля. Отправляется за заданное количество дней до срока исполнения контролеру.
- Вышел срок контроля. Отправляется контролеру при истечении срока задачи.
- Просрочена задача от меня. Отправляется автору, если задача не выполнена в установленный срок.
Можно настраивать, за сколько дней отправлять уведомления о приближении срока и частоту.
Форматы уведомлений: окном в программе, по электронной почте, или sms-сообщение.
3. Эскалация задач: автоматизация переназначения и контроля в конфигурации 1С:Документооборот (для версии КОРП)
Поскольку эскалация работает только для конкретных процессов и действий, для обычной задачи — поручения, эскалацию настроить нельзя. По этой причине для поручения необходимо создать процесс.
Алгоритм настройки:
- Создаем шаблон процесса «Поручение». Вносим наименование «Поручение» и сохраняем.
2. Настраиваем правила эскалации. Перейдите «НСИ» — «Правила эскалации».
3. Создайте новое правило эскалации для процесса, укажите условия для эскалации и действия: перенаправлять задачу на другого исполнителя или выполнять автоматически.
4. Привяжите правило эскалации к созданному шаблону процесса.
Для правил эскалации автоматически задается приоритет, что позволяет гибко управлять очередностью выполнения задач.
5. Все поручения, для которых будут действовать правила эскалации создаем через процесс. Выбираем создать процесс.
6. Выбираем созданный шаблон.
7. Описываем задачу, вносим данные об ответственном, сроке задачи и контролере.
4. Анализ задержек и контроль исполнительской дисциплины
Для анализа задержек и контроля исполнения поручений в «1С: Документооборот» предусмотрены отчеты и виджет «Контроль», которые позволяют оперативно реагировать на несоблюдение сроков.
Инструменты анализа:
- Отчет «Сводка о контроле» — показывает количество задач, выполненных в срок и с просрочкой, а также задачи, находящиеся на контроле.
- Виджет «Контроль» — отображает задачи, требующие внимания. Также переход к задаче контроля осуществляется через данный виджет, путем нажатия ссылки.
1С: Документооборот предоставляет мощный и гибкий инструментарий для контроля исполнения поручений, настройки напоминаний, эскалации задач и анализа задержек. Использование стандартного функционала позволяет автоматизировать рутинные процессы, повысить исполнительскую дисциплину и оперативно реагировать на изменения в рабочих процессах. Регулярный анализ отчетов и своевременная настройка правил эскалации помогут минимизировать риски просрочек и повысить эффективность работы организации.