Содержание:
Для рассмотрения работы со служебной запиской в системе 1С Документооборот первоначально следует понимать, что из себя представляет служебная записка в Документообороте.
Исходя из официальных источников, служебная записка является одной из форм официальной внутренней переписки. Зачастую составление служебной записки используется для изложения предложений, докладных, объяснительных, а также пояснительных текстов. Весьма удобно иметь настроенный бизнес-процесс под каждый такой вид, что дает возможность оперативного решения вопросов внутриорганизационного характера.
Настройки для создания служебной записки
Так как служебная записка у нас относится к внутренним видам документов, то в первую очередь перейдем в справочник «Виды внутренних документов» (Нормативно справочная информация- виды документов) в программе 1С Документооборот и создадим новый вид внутренних документов «Служебная записка». Стандартная настройка данного вида внутренних документов выглядит следующим образом:
Следует уточнить, что для данного вида характерно использование срока исполнения и ведение учета по адресатам, остальные настройки в 1С Документооборот 8 можно дополнять относительно нужд компании.
После заполнения основной формы следует перейти во вкладку «Шаблон документов» и заполнить вложенную вкладку «Реквизиты документа»:
Данная вкладка поможет нам сформировать шаблон реквизитов служебной записки, которые будут подставляться при создании служебной записки, а также снизит количество коллизий.
Далее мы перейдем во вкладку «Файлы» и загрузим новый шаблон для автоматического формирования документа doc при записи служебной записки.
Классический шаблон служебной записки выглядит следующим образом:
Данные поля заполнятся автоматически данными, которые будут указаны в служебной записке. Для этого напротив строки с загруженным файлом выберем параметры автозаполнения для шаблона служебной записки. Заполнение полей в данном файле можно выполнить с помощью скриптов:
На этом формирование шаблона для служебной записки в 1С Документооборот 2.1 можно считать завершенным.
Оформление служебной записки
Для оформлении служебной записки переходим в список внутренних документов и нажимаем кнопку «Создать» из сформированного списка шаблонов служебных записок выбираем «Служебная записка ООО “Меркурий Проект”». Данное наименование сформировалось из вида внутреннего документа с добавлением текущей организации. И нажимаем еще раз «Создать». Далее открывается новый внутренний документ с заполненными полями, которые мы указали ранее. Дозаполним данный документ нужной информацией, т.е. самим текстом служебной записки и далее запишем документ. Далее нажимаем «Отправить» и отправляем наш документ в обработку, в результате сформируется бизнес процесс который будет маршрутизировать документ к адресату.
В данной статье мы рассмотрели настройку и формирование служебной записки в 1С Документооборот 8. Данная записка позволяет вести эффективную официальную переписку внутри компании и таким образом влияет на внутриорганизационную коммуникацию при работе в 1С:Документооборот положительным образом.