Статус проверки электронной подписи в системе 1С:Документооборот

Содержание:

В 1С: Документооборот функционал проверки статуса электронной подписи (ЭП) играет важную роль в обеспечении достоверности и юридической силы электронных документов. Это особенно актуально для организаций, работающих с большим объемом документов, требующих надлежащего контроля и учета.

Статус проверки ЭП указывает на то, действительна ли подпись документа и соответствует ли она требованиям законодательства. В программе можно проверить статус ЭП в режиме реального времени, что обеспечивает уверенность в том, что документы не были изменены после подписания.

1

1. Этапы проверки статуса электронной подписи

  1. Подписание документа.

При создании электронного документа пользователь может подписать его с помощью ЭП. Подпись формируется на основе хэш-значения документа и закрытого ключа.

  1. Проверка статуса.

При необходимости проверить статус ЭП, система отправляет запрос на сервер, где хранятся сведения о подписанных документах. Это может быть как внутренний сервер организации, так и сторонние сервисы, предоставляющие услуги проверки ЭП.

  1. Получение информации.

Система получает ответ о статусе ЭП, который может включать:

  • Действительна – подпись действительна и документ не был изменен.
  • Не действительна – подпись недействительна, что может означать, что документ был изменен или истек срок электронной подписи.
  • Неизвестен – в случае, если не удалось установить статус по причине отсутствия данных на сервере.
2

2. Типы статусов проверки ЭП в конфигурации системы 1С:Документооброт

  1. Успешная проверка – подпись успешно прошла проверку, и документ признан действительным. Это обеспечивает юридическую силу документа.
  2. Ошибки проверки – если ЭП не прошла проверку, система указывает на причины:
  • Подпись истекла.
  • Используется недействительный сертификат.
  • Документ был изменен после подписания.
  1. Технические ошибки – в процессе проверки могут возникнуть ошибки, связанные с сетью или сервисами, что требует дополнительного контроля.

Для проверки ЭП необходимо настроить интеграцию с удостоверяющими центрами, которые выдают сертификаты ЭП. В системе можно указать адреса серверов проверки статусов и необходимые параметры. В «1С: Документооборот» можно настроить автоматическую проверку статуса ЭП в определенное время или по событию (например, перед отправкой документа на согласование).

Также ведется журнал проверок, где фиксируются все результаты. Это позволяет отслеживать историю проверок и выявлять проблемы.

3

3. Примеры использования статуса проверки ЭП в учетной системе 1С

  1. Перед отправкой документа на согласование или в архив важно проверить статус ЭП, чтобы избежать отправки недействительных документов.
  2. В рамках внутреннего контроля или аудита можно проверять все документы, чтобы убедиться в их действительности и отсутствии нарушений.
  3. При получении электронных документов от партнеров также необходимо проверить их подписи, чтобы убедиться в их юридической силе.

Функционал проверки статуса электронной подписи в «1С: Документооборот» обеспечивает надежность и безопасность документооборота в электронной форме. Автоматизация проверки и интеграция с удостоверяющими центрами позволяют сократить время на обработку документов и минимизировать риски, связанные с использованием недействительных подписей.