В каждой организации с увеличением объема документооборота остро встает вопрос об архивировании и хранении документов. И если с бумажными документами все более-менее понятно, то как же хранить электронные документы? 1С:Документооборот справляется с этой проблемой с помощью нескольких механизмов.
Хранение бумажных и электронных документов согласно номенклатуре дел организации
Номенклатура дел представляет из себя систематизированный перечень дел, в которых хранятся архивные документы. Каждое дело имеет свой срок хранения, определяемый регламентами или законодательством. В делах и хранятся наши документы.
В 1С:Документооборот есть возможность хранить электронные документы согласно общепринятой номенклатуре дел.
Для настройки нам необходимо перейти в подсистему «Нормативно-справочная информация» и выбрать «Номенклатура дел».
Далее нажимаем на кнопку «Создать раздел» и создаем новый раздел номенклатуры дел. В нашем примере это кадровая документация. Указываем организацию и индекс, нажимаем «Записать и закрыть».
Далее создадим элемент номенклатуры «Дело» по кнопке «Создать».
В открывшемся окне заполняем:
- индекс;
- заголовок (наименование дела);
- форму хранения (бумажная/электронная);
- категорию (временное хранение до 10 лет включительно / временное хранение свыше 10 лет / постоянное хранение);
- срок хранения (15, 50 или 75 лет / до замены новым / произвольный срок).
Также здесь предусмотрена возможность проставить отметку ЭПК, что означает, что в деле могут быть документы, имеющие научно-историческое значение.
Далее перейдем на закладку «Настройка» и укажем, какие виды документов хранить в данном деле, по каким контрагентам и по каким вопросам деятельности.
Далее в подсистеме «Нормативно-справочная информация» можем указать места хранения дел, указав территорию, этаж и кабинет.
Теперь при создании карточек трудовых договоров документы можно поместить в указанные тома номенклатуры дел.
Хранение архивных документов с помощью "мест хранения"
В 1С:Документооборот имеется также возможность упрощенного ведения номенклатуры дел. Для этого используем «Учет мест хранения документов». В подсистеме «Настройка и администрирование» включаем функционал «Места хранения».
Далее в настройках вида документа указываем обязательность указания места хранения документа и обязательность указания ответственного за хранение документа. Из списка доступно 3 варианта: «Не учитывать», «Учитывать» и «Указывать обязательно».
Теперь при создании карточки документа мы можем добавить место хранения вручную, выбрать его из мест хранения дел, указать подразделение или помещение / территорию. Также можно выбрать сотрудника, ответственного за хранение бумажного документа.
Структурируйте и систематизируйте архив, тогда в операционной деятельности станет намного меньше «сюрпризов», а поиски нужного документа будут занимать менее 5 минут.
Не забывайте, если у Вас возникает вопрос по работе с СЭД 1С, мы всегда готовы дать на него развернутый ответ!
Хорошего дня!