В каждой организации с увеличением объема документооборота остро встает вопрос об архивировании и хранении документов. И если с бумажными документами все более-менее понятно, то как же хранить электронные документы? 1С:Документооборот справляется с этой проблемой с помощью нескольких механизмов.
Хранение бумажных и электронных документов согласно номенклатуре дел организации
Номенклатура дел представляет из себя систематизированный перечень дел, в которых хранятся архивные документы. Каждое дело имеет свой срок хранения, определяемый регламентами или законодательством. В делах и хранятся наши документы.
В 1С:Документооборот есть возможность хранить электронные документы согласно общепринятой номенклатуре дел.
Для настройки нам необходимо перейти в подсистему “Нормативно-справочная информация” и выбрать “Номенклатура дел”.
Далее нажимаем на кнопку “Создать раздел” и создаем новый раздел номенклатуры дел. В нашем примере это кадровая документация. Указываем организацию и индекс, нажимаем “Записать и закрыть”.
Далее создадим элемент номенклатуры “Дело” по кнопке “Создать”.
В открывшемся окне заполняем:
- индекс;
- заголовок (наименование дела);
- форму хранения (бумажная/электронная);
- категорию (временное хранение до 10 лет включительно / временное хранение свыше 10 лет / постоянное хранение);
- срок хранения (15, 50 или 75 лет / до замены новым / произвольный срок).
Также здесь предусмотрена возможность проставить отметку ЭПК, что означает, что в деле могут быть документы, имеющие научно-историческое значение.
Далее перейдем на закладку “Настройка” и укажем, какие виды документов хранить в данном деле, по каким контрагентам и по каким вопросам деятельности.
Далее в подсистеме “Нормативно-справочная информация” можем указать места хранения дел, указав территорию, этаж и кабинет.
Теперь при создании карточек трудовых договоров документы можно поместить в указанные тома номенклатуры дел.
Хранение архивных документов с помощью "мест хранения"
В 1С:Документооборот имеется также возможность упрощенного ведения номенклатуры дел. Для этого используем “Учет мест хранения документов”. В подсистеме “Настройка и администрирование” включаем функционал “Места хранения”.
Далее в настройках вида документа указываем обязательность указания места хранения документа и обязательность указания ответственного за хранение документа. Из списка доступно 3 варианта: “Не учитывать”, “Учитывать” и “Указывать обязательно”.
Теперь при создании карточки документа мы можем добавить место хранения вручную, выбрать его из мест хранения дел, указать подразделение или помещение / территорию. Также можно выбрать сотрудника, ответственного за хранение бумажного документа.
Структурируйте и систематизируйте архив, тогда в операционной деятельности станет намного меньше “сюрпризов”, а поиски нужного документа будут занимать менее 5 минут.
Не забывайте, если у Вас возникает вопрос по работе с СЭД 1С, мы всегда готовы дать на него развернутый ответ!
Хорошего дня!