1С:Документооборот государственного учреждения 8

1С:Документооборот государственного учреждения

подробный обзор СЭД 1С для госсектора

1С:Документооборот государственного учреждения – для автоматизации работы организаций госсектора

Прикладное решение 1С:Документооборот государственного учреждения функционально идентично конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Различия программ заключается в первоначальных настройках, например, в ДГУ по умолчанию преднастроен учет обращений граждан. Также имеются терминологические различия в интерфейсе программ и справочной информации – ДГУ ориентирована на автоматизацию работы муниципальных организаций, когда КОРП предназначена для организации документооборота предприятий, ведущих исключительно коммерческую деятельность.

Работа с документами в 1С:Документ государственного учреждения

Назначение 1С:ДГУ исходит из названия программы. В решении реализован комплекс инструментов для обработки документации любого типа. Для каждого документа в базе регистрируется учетная карточка, где указываются все реквизиты в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

При регистрации в системе входящих и исходящих документов программа автоматически сгенерирует их регистрационные номера в соответствии с правилами, настроенными по умолчанию. Обработка корреспонденции предполагает сканирование физических документов (бумаг) и автоматическую загрузку в базу прямо со сканера, печать штрихкодов и регистрационных штампов.

Помимо очевидных возможностей хранения, поиска, просмотра и редактирования документов, работы с файлами различных форматов и других типичных функций любой системы электронного документооборота, данная конфигурация предоставляет также инструменты для:

  • штрихкодирования;
  • подписания и шифрования документов электронной подписью;
  • формирования дел на основе карточек документов (ведение номенклатуры, списание документа в дело, архивирование и уничтожение дел, печать всех необходимых делопроизводственных отчетов); “связывания” различных объектов системы между собой и формирования комплектов документов;
  • указания нескольких резолюций в карточке документа;
  • использования виз для согласования документов;
  • комплексного учета договоров (автоматизированы все стадии цикла).

Настройка прав доступа

Для безопасного учета документов и эффективной организации работы разработчиками предусмотрена возможность гибкой настройки прав доступа пользователей. Доступ может предоставляться как отдельно взятому пользователю, так и определенной группе сотрудников. При этом “открыть” документ можно, например, только для просмотра, исключив возможность редактирования или удаления.

Права на те или иные операции с документом можно разграничить на уровне папки, к которой прикреплен документ, его вида, грифа доступа, принадлежности сотрудника к организации, заведенной в программе (например, для контрагентов) или рабочей группы.

Рабочая группа – это перечень пользователей программы, имеющих доступ к определенному объекту системы. Рабочая группа может заполняться в автоматическом режиме на основании взаимосвязанных бизнес-процессов, задач, реквизитов объекта и т. д. Лица, введенные в состав рабочей группы, не обязательно будут иметь полные права доступа (например, могут просмотреть документ, но не могут изменить его).

Здесь важно обратить внимание на то, что если рабочая группа не заполнена, программа считает данную функцию неактивной, то есть доступ необходимо ограничить на других уровнях. В противном случае документ будет “открыт” для всех пользователей.

Учет обращений граждан

Мы уже упомянули, что преднастроенный механизм учета обращений граждан является одним из отличий 1С:Документооборот государственного учреждения от конфигурации КОРП для коммерческих организаций. Реализован он в соответствии с Федеральным Законом № 59 “О порядке рассмотрения обращений граждан” от второго мая 2006-го года.

Для учета и обработки обращений отведено специальное рабочее пространство, в котором сотрудник может сразу же увидеть новые обращения граждан, а также историю переписки и всю дополнительную информацию по уже принятым в работу обращениям.

Программа позволяет отсеивать дубликаты обращений, а также переадресовывать обращение компетентному сотруднику или даже другому государственному органу, например, распорядителю информации, в случае поступления запроса на информацию в соответствии с Законом № 149-ФЗ.

В программе предусмотрены отчеты об исполнении, динамике и структуре обращений за произвольный период.

МЭДО в 1С:Документооборот государственного учреждения

МЭДО – это межведомственный электронный документооборот, реализованный в программе 1С:ДГУ в соответствии с ГОСТом Р 53898-2010. Данный механизм позволяет принимать и передавать документы между различными ведомствами, вести учет поступления, создавать подчиненные цепочки, а также контролировать состояние переданных бумаг.

Организация коллективной работы в программе 1С:Документооборот государственного учреждения

Программа 1С:ДГУ обладает множеством возможностей для организации коллективной работы. Это и внутренний форум, и встроенная электронная почта, и подсистема проектного учета, и механизмы таймменеджмента сотрудников с возможностью планирования дел как на уровне личного календаря, так и на уровне календарей коллег, и блок организации мероприятий. Обо всех перечисленных возможностях можно подробно узнать на нашем сайте из информационного блока “Функциональные возможности”.

Организация работы происходит на уровне процессов обработки документов, к которым относятся рассмотрение, согласование, исполнение, утверждение и прочие типовые процедуры, описанные ранее на странице о работе с документами в 1С:ДО.

Отдельно хочется заострить внимание на том, что в 1С:Документооборот государственного учреждения реализован так называемый комплексный процесс, формируемый несколькими типовыми процессами и позволяющий произвольно настраивать маршрутизацию документа. Эта возможность необходима учреждениям с многоуровневой структурой документооборота, при которой возникает потребность автоматизировать сложный алгоритм работы с документом.

Программа поддерживает работу с распределенными информационными базами, а также легко интегрируется с другими конфигурациями платформы 1С:Предприятие 8 для моментального обмена данными. При настройке бесшовной интеграции также появляется возможность работать с документами одной системы из другой (например, изменять объекты базы 1С:Документооборот государственного учреждения, при этом работая в 1С:Бухгалтерия).

 

Свежие полезности