В процессе работы компании может появляться огромное множество самых разнообразных видов документов. Одни создаются лишь разово, другими мы пользуемся регулярно, без третьих мы и представить не можем функционирование организации. Вот как раз для третьего вида документов в 1С:Документооборот автозаполнение шаблонов файлов предусмотрено уже в типовом функционале. В этой статье мы рассмотрим подробнее, что это такое.
Что такое автозаполнение шаблонов файлов в 1С:Документооборот?
Файлом в 1С:Документообороте называется документ в электронном виде, созданный с помощью текстовых редакторов (документ MS Word, например), или с помощью сканирования (в формате .pdf). Файлы прикрепляются к карточке документа в момент ее создания и хранятся в системе 1С:Документооборот. По содержимому файлов мы можем осуществлять полнотекстовый поиск, настраивать права доступа к файлам, а также унифицировать файлы, создавая для них шаблоны.
Шаблоном файла является, своего рода, текстовая “рыба” документа, его скелет, который всегда остается неизменным. Например, типовая форма договора. В договоре изменяются только наименования и реквизиты сторон, сумма договора и некоторые условия. Но основная часть, “скелет” документа, остается неизменной в 100% случаев для конкретного договора. Для таких документов мы можем настроить автозаполнение файла в 1С:Документооборот.
При создании карточки документа нам не придется прикладывать созданный ранее в сторонних редакторах файл, а система определит по виду документа, какой шаблон использовать, прикрепит его к карточке документа, а при записи документа заполнит файл данными из карточки.
Как настроить автозаполнение шаблонов в 1С:Документооборот?
Для начала включим настройку в “Настройка и администрирование → Работа с программой → Работа с файлами”.
В разделе “НСИ” перейдем в “Виды документов”. Выберем тот, который необходимо настроить, либо создадим новый. В нашем примере будем настраивать шаблон для договора подряда.
Далее переходим на закладку “Шаблон документа → Файлы” и добавляем подготовленный файл для настройки в формате Word.
Далее нажимаем на кнопку “Открыть настройки заполнения”.
В появившемся окне система предлагает нам выбрать, какие типовые реквизиты карточки документа 1С:Документооборота мы хотим переносить в файл. Выбираем нужные установкой галочек слева от наименования.
Обратите внимание, если в вашем документе одно и то же значение должно будет фигурировать дважды, вам необходимо изменить цифру в столбце “Количество”. Например, если дата начала действия договора совпадает с датой подписания и нам необходимо отразить одну и ту же дату в двух местах в договоре. Изменим цифру в поле “Количество” на 2.
Нажимаем на кнопку “Готово”. Открывается документ в MS Word. На этом этапе могут возникнуть ошибки, чтобы их исключить необходимо включить режим разработчика в редакторе. Для этого перейдем в параметры (“Файл → Другие → Параметры”), выбираем “Настроить ленту” и справа устанавливаем галку “Разработчик”. Сохраняем изменения и повторяем предыдущее действие в 1С:Документооборот.
Видим, что шаблон открылся, а в левом верхнем углу расположились поля для автозаполнения шаблона в 1С:Документооборот.
Для того чтобы установить поля на их законные места, нужно выделить их левой кнопкой мыши, вырезать (можно комбинацией Ctrl+X), а затем вставить на место их расположения (можно комбинацией Ctrl+V).
После того как все параметры успешно расположились по тексту, сохраняем документ и закрываем.
Проверка настройки автозаполнения шаблона в 1С:Документооборот
В 1С:Документооборот проверим настройку автозаполнения. Для этого создадим внутренний документ “Договор подряда”, заполним нужные реквизиты. Вернемся в настройку шаблона документа и проверим настройку автозаполнения.
В списке выберем документ, на котором будем проверять настройку.
Видим, что документ заполнился корректно.
Скрипт автозаполнения в 1С:Документооборот
Иногда случается так, что типовых реквизитов недостаточно для корректного заполнения шаблона. Например, нам нужно получить ФИО генерального директора в родительном падеже: “… в лице Генерального директора Сергеева Олега Петровича, действующего на основании …”. Для таких случаев имеется в 1С:Документооборот скрипт автозаполнения на встроенном языке. В режиме Предприятия без внесения изменений в конфигурацию можно создать свой собственный скрипт автозаполнения в 1С:Документооборот. В форме настройки заполнения файла перейдем на закладку “Скрипты”.
Для добавления нового скрипта нажимаем кнопку “Добавить”. В поле файла добавляем название, которого нет в типовых реквизитах, чтобы не произошло конфликта с уже имеющимися полями, затем вставляем скрипт на встроенном языке, который вернет нам ФИО руководителя организации в родительном падеже:
//Получаем ФИО руководителя организации, к которой относится документРуководитель = РаботаСОрганизациями.ПолучитьОтветственноеЛицо("Руководитель", Файл.ВладелецФайла.Организация, ТекущаяДата()).ПредставлениеВДокументах;РезультатОбработки = "";Если ЗначениеЗаполнено(Руководитель) Тогда//Просклоняем в родительный падежРезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Руководитель, 2);КонецЕсли;
Нажмем кнопку “Готово”. Система обработает скрипт и добавит новое поле в файл шаблона. Откроется документ MS Word для того, чтобы мы определили, куда установить наше новое автозаполняемое поле. Копируем его в нужное место шаблона и выполняем проверку.
Как видите, с 1С:Документооборот можно существенно сократить время и нервы на подготовку договорных документов, а самое главное – исключить ошибки ручного ввода. Используйте функционал 1С:Документооборот на полную мощность и финансово-экономические выгоды не заставят вас ждать