Необходимость автоматизации электронного документооборота
Транспортные компании, предоставляющие услуги большому количеству регулярных и нерегулярных партнеров часто имеют большой поток внутреннего и внешнего документооборота для согласования и подписания договорных документов и документов для регламентированной отчетности.
В связи с территориальной распределенностью партнеров и в виду общей динамики бизнес-инфраструктуры большая часть документооборота происходит в формате Электронного Документооборота, в то же время и бумажные документы остаются актуальными.
Таким образом, для транспортных компаний существвует необходимость ускорения и упрощения работы пользователей по осуществлению процессов бумажного и электронного документооборота, внутреннего документооборота с обеспечением гибкости настройки маршрутов согласования.
Задачу по Автоматизацию электронного документооборота с учетом данных требований может закрыть внедрение системы 1С:Документооборот.
Кейс транспортной компании по внедрению системы 1С:Документооброт
Поступило обращение от заказчика: транспортная компания, очень большой объем документов к обмену с партнерами, а так же активная договорная работа, насыщенный внутренний документооборот. В текущей системе автоматизации для обмена формализованными и неформализованными электронными документами используется интеграция с блоком, разработанным одним из популярных операторов Электронного Документооборота. Согласование внутренних документов,а так же договоров с контрагентами происходит при помощи различных каналов связи (устное согласование, электронная почта, мессенджеры).
Запрос заказчика:
- обеспечить возможность реализации согласования формализованных и неформализованных электронных документов по различным маршрутам согласования в единой системе,
- обеспечить минимальные затраты ресурсов для работы пользователя в системе (иными словами – облегчить труд пользователя, а не усложнить его, минимизировать количество его действий и усилий при работе с системой, при этом сохранить максимальную функциональность),
- обеспечить максимальную интеграцию с текущей бухгалтерской системой.
В результате предварительного анализа запроса заказчика было предложено рассмотреть внедрение программы 1С:Документооборот. Данная система имеет возможность интеграции с 1С:Бухгалтерия (текущая система заказчика), широкую вариативность настроек как в части настройки маршрутов согласования, так и в части пользовательских настроек и настроек доступа, позволяющих настроить систему таким образом, чтобы каждый пользователь имел доступ только к тем данным и действиям, которые необходимы ему для выполнения рабочих задач. В то же время 1С:Документооборот 8 имеет встроенный механизм по обмену Электронными документами.
По запросу заказчика была проведена демонстрация программного продукта 1С:Документооборот КОРП , на примере процесса согласования Договора в рамках которой были рассмотрены следующие вопросы:
1. Общий обзор возможностей системы, пользовательский интерфейс и возможности настройки рабочего стола. 1С:Документооборот КОРП 8 охватывает ведение договоров, процессы и управление ими, работу с почтовым клиентом, планирование и учет рабочего времени, управление проектной деятельностью. Кроме того, система имеет встроенный механизм для осуществления формата электронного документооборота, предусматривает бесшовную интеграцию с другими системами 1С, позволяет осуществлять доступ с различных устройств. Рабочий стол пользователя настраивается под особенности его деятельности и отражает текущие задачи и необходимый анализ (рис.1).
2. Понятие объекта системы 1С:Документооборот : Вид документа, настройки вида документа. Была рассмотрена возможность создания Видов документов и рассмотрены возможные настройки видов документов на примере Вида документа Договор Аренды оборудования (рис.2).
3. Понятие процесса, шаблон процесса.
При работе в 1С:Документооборот предопределены 9 готовых процессов:
- согласование,
- регистрация,
- утверждение,
- исполнение,
- ознакомление,
- рассмотрение,
- приглашение,
- комплексный процесс,
- составные процессы.
Для всех процессов предусмотрена определенная схема работы, с возможностью настройки под специфику конкретного предприятия и его внутреннего и внешнего документооборота.
Процесс «Согласование» предназначен для согласования исходящих, внутренних документов, файлов и иных нуждающихся в согласовании объектов. Для процесса «Согласование» в 1С Документооборот 2.1 определено три варианта маршрутизации:
- по очереди (последовательное согласование);
- всем сразу (параллельное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
Согласующим может быть указана роль или конкретный пользователь. Срок для согласования имеется возможность установить индивидуально для каждого согласующего или единым. Итогом согласования могут быть решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Если результат «Не согласовано», после исправления замечаний документа процесс можно повторно запустить на цикл согласования. При автоматизации электронного документооборота сохраняются данные по всем циклам согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле.
4. Демонстрация сценария согласования договора от момента его создания до подтверждения согласования. По итогам согласования в 1С:Документооборот КОРП предусмотрена возможность вывода на печать Листа согласования.
