Создание и внедрение комплексного процесса согласования нового вида документа на предприятии в конфигурации 1С: Документооборот

Создание и внедрение комплексного процесса согласования нового вида документа на предприятии в конфигурации 1С: Документооборот

Содержание:

1

1. Что входит в понятие процесса согласования документов?

В данной статье речь пойдёт о том, как в программе 1С: Документооборот согласовывать новые категории документов, а также о том, какие комплексные производственные процессы участвуют в согласовании нового вида документа.

Для начала, важно понять, что входит в понятие процесса согласования документов. Итак, согласование – это некий метод, который отвечает за предпросмотр и оценку планируемой документации, учитывая все решения, правовые акты и законодательство.

Чтобы документ прошёл согласование – необходимо правильно оформить и разработать все решения по рабочим бизнес-направлениям компании. Процесс согласования документов в программном решении 1С: Документооборот также отвечает за анализ различных факторов относительно принятия решений. Внутри данной системы сама карточка согласования выглядит следующим образом:

2

2. Различия бумажного и электронного согласования в системе 1С: Документооборот

Важно понимать, что согласования в электронном и в бумажном виде будут отличаться.

Порядок действий в бумажном согласовании документов в организации таков:

  1. Макет документа направляется от юриста к сотрудникам, которые занимаются документами;
  2. Сотрудники корректируют макет документа;
  3. Макет документа, после корректировок, отправляется на доработку;
  4. Далее, уже с новой редакцией, макет документа вновь направляется на согласование;
  5. Все вышеописанные действия будут зацикливаться до тех пор, пока все стороны не придут к единому выводу.

Главным минусом согласования новых документов является то, что некоторые версии документа могут быть утеряны, а из-за этого будут сдвигаться сроки готовности документации.

Для электронного варианта согласования документации будут следующие действия:

  1. Работник, который несёт ответственность за согласование документов в организации, внутри системы «1С: Документооборот» добавляет к макету документа для согласования все необходимые данные, после чего, производит отправку ответственным сотрудникам;
  2. Все ответственные сотрудники имеют ограниченное время на внесение правок;
  3. Программное решение 1С: Документооборот отображает готовность процесса согласования документа и уведомляет, когда согласование завершено.

При помощи такого способа – уменьшается количество людей, которые имеют отношение к системе согласования документа, а также согласование проводится в точные сроки.

Результат согласования внутри системы выглядит таким образом:

3

3. Настройка и согласование документа в конфигурации программы 1С: Документооборот

Чтобы согласовывать новые документы внутри программного решения 1С: Документооборот существует отдельный модуль программы – «Согласование». После входа в данный модуль – нужно прописать перечень работников, которые участвуют в согласовании.

Тут возможно два варианта: или все работники из перечня одновременно получат доступ к правкам макета документа, или макет документа поочерёдно переходит от одного работника из перечня к другому.

Внутри панели «Процессы» конфигурации системы 1С содержатся все корректировки документа. Когда все корректировки будут выполнены – появится задача, относительно согласования данного документа, – «Ознакомиться с результатами согласования».

Для модуля «Согласование» программного решения 1С: Документооборот, необходимо, для начала, собрать пользовательские категории доступа к информации в согласованиях документации. Проводить настройки внутри самого модуля может только работник, который относится к одной из этих категорий:

  • «Администратор»;
  • Категория, которая имеет роль «Согласование (настройка)».

Чтобы настраивать и назначать роли у сотрудников, – необходимо выбрать вкладку «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Настройки пользователей и прав». Когда будет избрана группа доступа – будет создан новый профиль, для которого будет назначена роль «Согласование (использование)». Далее нужно будет указать всех участников.

Роли нужно дать всем сотрудникам, которые участвуют в согласовании нового документа. Ниже показан пример записи участников процесса согласования:

При помощи программного решения 1С: Документооборот можно одновременно прослеживать несколько десятков согласований в одном документе. При этом, есть такие варианты связи во время процесса обработки документа:

  1. Единичная или множественная, в зависимости от того, сколько документов находится в обработке. В них могут быть использованы первичные документы;
  2. Автоматическая – связь, которую задаёт сама система, при этом, её можно корректировать, тогда она будет считаться ручной и программой будет записано время изменений и имя того, кто их внёс;
  3. С обратной связью или без неё -если есть такой вариант связи, то система сама создаст связь по выбранным настройкам.

Выбрать категорию связи можно внутри справочника «Типы связей», который расположен во вкладке «Нормативно-справочная информация».

За оформление поэтапного процесса согласования документа в конфигурации 1С: Документооборот отвечает внутренняя схема. Эту схему можно представить так:

Рассмотрим основные этапы:

  1. Для начала, – «Рассмотрение». На этом этапе сотрудник, который отвечает за согласование, получает сообщение о необходимости согласования нового документа, после чего, он должен выполнить следующее:
  • Отправить новый документ для ознакомления соответствующим лицам, а также прописать перечень этих лиц и сроки согласования документа;
  • Назначить тех, кто будет исполнять согласование, они должны получить подробную задачу и сроки;
  • Прописать резолюцию и вернуть согласованный документ.

После всех трёх этапов, новый документ для согласования будет иметь статус «Рассмотрен».

2. Этап «Согласование» – в нём будет находится вся документация, которая требует согласования. Для каждого работника, который будет участвовать в согласовании, определяются сроки по согласованию. В этом этапе, сотрудники делают свой выбор: он будет или положительный – отмечается или строкой «Согласован», или строкой «Согласовано с замечаниями», либо – отрицательный – отмечается строкой «Не согласовано» – в этом случае документ должен быть доработан и заново отправлен на этап согласования.

4. Шаблоны согласования в конфигурации 1С: Документооборот

Для каждого нового конкретного типа документации можно выбирать порядок действий согласования, а также перечень лиц, которые будут согласовывать. Чтобы это происходило автоматически – внутри системы «1С: Документооборот» существуют специальные шаблоны, которые отвечают за варианты согласования.

Ниже демонстрируется такой пример шаблона согласования:

Также, отдельное внимание, стоит уделить функционалу по истории согласований, в программном решении 1С: Документооборот, он отвечает за проведение аналитики по согласованиям новых документов, а именно:

  • За определение числа задач, которые были просрочены;
  • За определение средних параметров по трудовым затратам;
  • За количество выполненных циклов до согласования;
  • За время, на которое согласование было просрочено.

Ниже представлен пример отчёта по согласованию документов относительно истории согласований:

Такого рода отчёты служат, в том числе, для обнаружения документации, которая была забыта и для повышения вероятности процесса согласования документа.

В данной статье было подробно, со всеми нюансами, описано то, как по конкретной схеме можно комплексно согласовывать новые документы в рамках предприятия внутри конфигурации 1С: Документооборот.

Чингуль Лариса,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”