1. Комплектация документов при работе в 1С:ДО
В соответствии с установленной системой классификации, создаются дела, которые используются для регистрации исполненных документов. По своей сути, дело представляет собой папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве.
2. Порядок оформления в 1С:Документооборот 3.0
Чтобы открыть список дел, необходимо выбрать пункт «Дела» в меню раздела «Документы»(Рисунок 1).
Для эффективного управления списком задач предусмотрены удобные функции быстрого поиска по статусу, организации и подразделению (Рисунок 2).
С помощью команды «Печать» (Рисунок 3) в списке задач или карточке задачи можно распечатать формы, которые требуются для передачи задач в архив:
- внутреннюю опись дела,
- карту-заместитель дела,
- лист-заверитель дела,
- обложку дела.
В некоторых случаях дата начала дела, может быть, не указана. В таком случае система автоматически устанавливает дату первого документа, связанного с этим делом. Если дело закрыто (в карточке дела установлен соответствующий флажок) (Рисунок 4), то система не позволяет добавлять в него новые документы.
В списке закрытое дело обозначается специальным значком. Если объём текущего тома дела приближается к максимальному (250 листов), то для учёта новых документов предлагается создать новый том. Это можно сделать, например, путём копирования. При копировании номер тома автоматически увеличивается на единицу. Для нового тома сохраняются название и индекс тома. При создании нового тома необходимо выбрать заголовок дела, к которому он будет относиться. После выбора заголовка система автоматически присвоит новому тому порядковый номер в поле «Номер тома».
В определённых ситуациях необходимо переместить документы из одного раздела (тома) в другой. Существует несколько методов для учёта такого перемещения:
- В списке разделов выберите нужный раздел (том).
- Выполните команду «Ещё» и выберите пункт «Перенести документы раздела…».
- Отметьте документы, которые нужно перенести.
- Выберите раздел, в который нужно переместить документы.
- Нажмите кнопку «Перенести».
В карточке дела (тома) необходимо выполнить следующие действия:
- Отметить документы, которые нужно перенести, установив соответствующие флажки.
- Выбрать дело, в которое будут перенесены документы.
- Нажать кнопку «Перенести».
В карточке дела (тома) перейти по ссылке на панели навигации Документы в деле; в списке документов выбрать документ для переноса; выполнить команду Перенести документы дела…; выбрать дело, в которое нужно перенести документы; нажать кнопку Перенести. Открыть карточку документа; на закладке Реквизиты – Хранение в поле Помещен в дело нажать кнопку выбора; в списке дел (томов) выбрать нужное; выполнить команду Выбрать.