1. Что такое «Номенклатура дел» в программе 1С:Документооборот 8
В программе «1С:Документооборот» есть мощный инструмент, который поможет вам упорядочить документооборот в вашей организации — «Номенклатура дел». Этот инструмент находится в меню раздела «НСИ». Чтобы начать им пользоваться, необходимо активировать его, поставив галочку «Номенклатура дел» на вкладке «Настройка работы с документами».
Номенклатура дел представляет собой иерархию разделов, а каждый раздел включает в себя заголовки дел. Вы можете организовать разделы различными способами:
- По структуре предприятия: например, «Служба управления персоналом», «Административная дирекция», «Юридическая служба». В случае использования по структуре в программе предусмотрен механизм автоматического создания разделов исходя из справочника Структуры предприятия.
- По вопросам деятельности: например, «Договорная деятельность», «Бухгалтерский учёт», «Кадровые вопросы».
- По функциям предприятия: «Планирование и финансирование», «Контроль соблюдения законодательства», «Подбор и учёт кадров».
2. Заполнение данных в номенклатуре дел в конфигурации 1С:Документооборот
В карточке заголовка дела необходимо указать следующие данные:
- Индекс – код раздела и порядковый номер дела в этом разделе.
- Форма: бумажная или электронная.
- Заголовок: может быть уточнен в течение года.
- Раздел – заполняется автоматически. Категория хранения: временное (до 10 лет включительно), временное (свыше 10 лет) или постоянное.
- Срок хранения – рассчитывается по «Перечню типовых архивных документов».
- Номера статей – ссылки на нормативные акты, регулирующие сроки хранения документов в данном деле.
- Отметка ЭПК – проставляется на бумажной обложке дела и означает, что некоторые документы в этом деле нельзя уничтожить без дополнительной проверки.
В разделе «Настройка» вы можете определить, какие документы должны быть включены в дела. После этого программа будет автоматически добавлять только те документы, которые соответствуют заданным параметрам.
Номенклатура дел — это мощный инструмент, который помогает упорядочить документооборот, сохраняя документы и соблюдая сроки их хранения.