1. Преимущества системы 1С:Документооборот
1С:Документооборот может использоваться для решения множества задач предприятия, таких как:
- Центр интеграции всех сотрудников предприятия;
- Объединенная точка хранения документов и файлов;
- Объединенный инструмент для назначения задач и контроля исполнительской дисциплины сотрудников;
- Объединенный инструмент для маршрутизации бизнес-процессов и управления логикой обработки документов;
- Мастер-система для электронного документооборота с внешними контрагентами;
Мастер-система для согласования и подписания документов.
2. Настройка интеграции 1С:Документооборот
Для применения всех перечисленных выше преимуществ 1С:Документооборота, сначала необходимо произвести Настройку бесшовной интеграции 1С:ДО и подключаемой системы (например, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и пр.). Такая настройка требует, чтобы на веб-сервере были опубликованы обе базы и 1С:Документооборот и Интегрируемая с ним система. В правилах интеграции синхронизируемой системы добавляется ссылка на соответствующие им, уже созданные ранее, правила загрузки данных в 1С:Документооборот, поэтому правильнее начинать настройку с базы 1С:Документооборота и только потом настраивать интегрируемую систему.
Настройка интеграции документооборота начинается с создания правил загрузки данных в 1С:Документооборот (рис. 1). Эти правила не зашиты внутри системы, а настраиваются интерактивно в режиме пользователя. Они не требуют от пользователя, который создаёт эти правила, каких-то специальных знаний, навыков программирования или прав администратора. Пользователь, который настраивает эти правила, просто мышкой указывает какой реквизит документа ДО из какого реквизита ERP должен заполняться. При этом система ему помогает она подскажет какие реквизиты являются обязательными для заполнения, а также автоматически настроит заполнение схожих реквизитов. Если требуется заполнять какие-то табличные части документа, то их точно так же мышкой можно настроить. То есть для каждой строки по отдельности можно показать какой реквизит каким образом мы хотим заполнять.
Еще одной удобной возможностью является возможность автоматической выгрузки печатных форм из документа ERP в Документооборот на закладке «Добавление печатных форм» (рис. 2). Печатная форма будет сохраняться в файл выбранного формата и добавляться в прикрепленные файлы документа.
Чтобы настроить обратное заполнение карточки документа ERP, нужно будет создать правила интеграции. На стороне ERP они формируются автоматически после записи правила загрузки данных в Документообороте. В принципе, по умолчанию их можно оставить как есть, но, при необходимости, администратор может внести в них какие-то корректировки. Например, администратор может в этих правилах интеграции указать каким образом статус Согласование из Документооборота должен отразиться в нашем документе. Также в правилах интеграции можно настроить ключевые реквизиты, которые позволяют делать несколько различных интеграций для документов одного типа. На примере договора с контрагентом мы можем сделать отдельное правило интеграции для договора с целью Закупка и уже другое правило интеграции для договора с целью Реализация. В данном примере ключевым реквизитом будет «Цель договора». На этом настройка интеграции завершена.