Содержание:
- 1. Ключевые аспекты нововведения в терминологии применительно к системе 1С:Документооборот
- 2. Практические рекомендации по применению новых терминов при работе с 1С:Документооборот
- 3. Сравнение отдельных терминов ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.8-2025
- 4. Значение терминов ГОСТ Р 7.0.8-2025 в создании электронной системы документооборота на базе 1С:Документооборот 8
На основании распоряжения Росстандарта № 30-ст от 28 января 2025 года с 1 марта 2025 г. вступает в силу обновленный национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный документ призван унифицировать понятийный аппарат в области документооборота и архивного хранения материалов, заменив устаревшую редакцию ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Разработкой новой версии стандарта занимался ВНИИДАД. Необходимость актуализации обусловлена несколькими факторами: изменениями в законодательстве, модернизацией процессов работы с документами, достижениями в научно-исследовательской сфере, а также активным внедрением цифровых технологий во всех экономических отраслях России.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 закрепляет единые формулировки ключевых терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле. Установленные определения предназначены для использования в различных системах документации — от методических рекомендаций и нормативов до научных публикаций, учебных материалов и стандартизирующих документов. Соблюдение этих норм способствует повышению точности и согласованности в профессиональной коммуникации, а также оптимизации процессов управления документами в условиях цифровой трансформации.
1. Ключевые аспекты нововведения в терминологии применительно к системе 1С:Документооборот
Сфера применения.
Стандарт определяет термины, используемые при управлении документами, включая их создание, хранение и архивирование. Унифицированные понятия рекомендованы для внедрения во все виды документации: методические материалы, научные публикации, учебные пособия и корпоративные регламенты.
Особенности перехода.
Несмотря на добровольный характер применения (национальный стандарт – это документ, предназначенный для добровольного и многократного применения в соответствии с пунктами 1 и 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»), организациям, ранее использовавшим ГОСТ 2013 года, рекомендуется адаптировать локальные акты к новым требованиям до конца 2025 года.
Так, формальному и сущностному пересмотру подлежат все локальные нормативные акты, в которых содержатся непосредственные ссылки на стандарт 2013 года. Следует учитывать, что информация об использовании стандартов на уровне наименований в локальных нормативных актах, как правило, отражается в разделе «Общие положения» или ином вводном разделе.
В таких локальных нормативных актах, как политики, положения, инструкции, порядки, стандарты организаций и др., отражающих процессы делопроизводства и работы с архивными документами, может быть предусмотрен раздел «Термины и определения», который обычно располагается после первого раздела «Общие положения». Он может полностью состоять из терминов с определениями, предусмотренных стандартом, или включать часть из них.
2. Практические рекомендации по применению новых терминов при работе с 1С:Документооборот
- Анализ документов.При пересмотре внутренних регламентов (положений, инструкций, политик) важно устранить противоречия между определениями. Например, из нового определения термина «индивидуальный срок исполнения документов» вытекает, что он может быть установлен не только отдельным организационно-распорядительным документом или резолюцией должностного лица, но и непосредственно в тексте документа.
- Взаимодействие с ИТ-системами.При разработке/модернизации систем электронного документооборота в технические задания следует включить ссылки на ГОСТ Р 7.0.8-2025. Это предотвратит расхождения в терминологии между ПО и внутренними инструкциями.
- Обучение сотрудников.Для эффективного внедрения стандарта целесообразно организовать семинары, а также включить информацию о нововведениях в плановые рассылки об изменениях в законодательстве.
При разработке внутренних регламентов организации, основанных на терминах ГОСТ Р 7.0.8-2025, необходимо применять стандартизированные понятия строго в соответствии с их трактовкой, зафиксированной в данном нормативном документе.
Стоит подчеркнуть, что часть терминов в стандарте не сопровождается определениями. Как поясняется во введении, это связано с их самодостаточностью — их формулировки уже включают все ключевые признаки понятий. К таким терминам относятся, например, «электронный документ», «электронный архивный документ» и «электронная копия документа». Отсутствие их расшифровки не препятствует их использованию в локальных актах, однако важно сохранять контекст, предусмотренный стандартом.
Если ранее организация не учитывала требования терминологического ГОСТа при создании внутренних документов, рекомендуется привести их в соответствие с ГОСТ Р 7.0.8-2025 при первом же пересмотре или внесении правок. Это критически важно для формирования единой терминологической базы в масштабах страны. Для компании это означает:
- Минимизацию недопонимания с контрагентами благодаря унификации понятий;
- Возможность для архивистов и документоведов использовать профессиональный язык, признанный на государственном уровне;
- Легитимность ссылок на стандарт в межотраслевом взаимодействии.
Рекомендации по актуализации документов:
- Исключение устаревших формулировок.
Например:
Вместо «документ в электронном виде» → «электронный документ»;
«Электронная цифровая подпись» → «электронная подпись»;
«Тип документа» → «вид документа».
- Интеграция стандарта в сопутствующую документацию.
- Упоминание ГОСТ Р 7.0.8-2025 можно включить:
- В разделы «Методическое обеспечение» технических заданий на разработку СЭД;
- В эксплуатационную документацию систем документооборота;
- В инструкции по делопроизводству для синхронизации терминов с IT-решениями.
- Контекстное применение терминов.
Даже если определение отсутствует в стандарте, термин допустимо использовать при условии, что его значение ясно следует из контекста документа.
Дополнительные меры:
– Провести аудит существующих документов на предмет соответствия ГОСТ Р 7.0.8-2025;
– Разработать глоссарий для сотрудников с сопоставлением устаревших и актуальных терминов;
– Включить требования к терминологии в регламенты обновления документов.
3. Сравнение отдельных терминов ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.8-2025
Термин | ГОСТ Р 7.0.8-2025 | ГОСТ Р 7.0.8-2013 |
делопроизводство | Совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации | Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов |
документационное обеспечение (управления) | Деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в т.ч. по формированию документального фонда организации | Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами |
управление документами | Область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях | Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации |
система управления документами; СУД | Система управления (менеджмента), обеспечивающая процессы жизненного цикла документов | отсутствует |
документ | Зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать | Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
официальный документ | Документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты | Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке |
архивный документ | Документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства | Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства |
электронный документ | Термин не толкуется, поскольку в нем содержатся все необходимые и достаточные признаки понятия | Документ, информация которого представлена в электронной форме |
юридическая сила документа | Свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия | Свойство официального документа вызывать правовые последствия |
аутентичность документа | Свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления | Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному |
достоверность документа | Свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям | Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности |
подлинник документа | Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях – один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа. Примечание – Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения | Первый или единственный экземпляр документа |
электронная копия документа | Термин не толкуется, поскольку в нем содержатся все необходимые и достаточные признаки понятия | Копия документа, созданная в электронной форме |
реквизит документа | Структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации | Элемент оформления документа |
документ личного происхождения | Документ, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица (лиц) | отсутствует |
беловой документ; беловик | Документ личного происхождения, включающий текст без правок или с небольшим их количеством, принятый автором и/или редактором за окончательный | отсутствует |
черновой документ; черновик | Документ личного происхождения, включающий предварительный вариант текста, в т.ч. с правкой, отражающей работу автора и/или редактора над ним | отсутствует |
экспертиза ценности документов | Деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов | Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов |
доступ к документу | Установленные законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации, договором или иным официальным документом условия ознакомления с документом | Возможность и условия получения и использования документа |
система электронного документооборота; СЭД | Информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения | отсутствует |
система хранения электронных документов; СХЭД; электронный архив | Информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование | отсутствует |
оцифровка документов | Преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму | отсутствует |
жизненный цикл документа | Совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения. Примечание – Для архивных документов, имеющих постоянный срок хранения, жизненный цикл остается незакрытым | отсутствует |
метаданные | Информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла | Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе |
формат электронного документа | Структура файлов электронного документа, их кодировка и расширение, определяющие способ его хранения и отображения на экране или при печати, требования к которым зафиксированы в установленном порядке
Примечание – Понятия формата файла и формата электронного документа не идентичны – требования к формату электронного документа могут включать требования к различным форматам файлов, входящих в его структуру | отсутствует |
конвертация [конвертирование, конверсия] (электронного документа) | Процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания | Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой |
миграция (электронного документа) | Процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и/или с одного носителя на другой без изменения формата документа | Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования |
подписание (документа) | Удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме | Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме |
отметка об электронной подписи | Реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью | Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ |
юридически значимый электронный документооборот; ЮЗЭДО; электронный юридически значимый документооборот | Документооборот между двумя или более участниками взаимодействия, осуществляющийся с использованием одной (общей для участников взаимодействия) системы электронного документооборота и/или в соответствии с условиями соглашения о взаимодействии между участниками | отсутствует |
электронный документооборот | отсутствует | Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) |
включение документа в информационную систему | Стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляются действия, обеспечивающие размещение документа с его метаданными или только метаданных документа в информационной системе (системе электронного документооборота) | Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота |
(электронное) дело | Физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения | Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел |
4. Значение терминов ГОСТ Р 7.0.8-2025 в создании электронной системы документооборота на базе 1С:Документооборот 8
Современные организации переходят на электронный документооборот, чтобы повысить эффективность управления бизнес-процессами. Однако успешное внедрение таких систем требует соблюдения нормативных стандартов. ГОСТ Р 7.0.8-2025, актуализирующий требования к терминам в сфере делопроизводства и электронного документирования, играет ключевую роль в этом процессе.
Стандарт устанавливает единую терминологию, обеспечивающую однозначность при работе с документами. Вот примеры ключевых понятий и их значение для 1С:Документооборот 8:
- Электронный документ (ЭД)
Применение в 1С: Система позволяет создавать, хранить и редактировать ЭД, автоматически заполняя обязательные реквизиты (название, дата, автор), что соответствует требованиям к юридической значимости.
- Электронная подпись (ЭП)
Применение в 1С: Интеграция с инструментами криптозащиты (например, КриптоПро) обеспечивает подписание документов ЭП прямо в интерфейсе системы.
- Метаданные
Применение в 1С: Автоматическое формирование метаданных, их индексация и использование в фильтрах ускоряют обработку документов. - Жизненный цикл документа
Применение в 1С: Совокупность стадий существования документа, начиная с его создания до уничтожения.
Платформа предоставляет инструменты, которые напрямую поддерживают стандарт:
- Юридическая значимость
- Встроенный аудит изменений: фиксация времени, авторства и содержания правок.
- Поддержка ЭП и шифрования данных.
- Управление доступом
- Ролевая модель распределения прав (согласно ГОСТ, доступ должен быть ограничен по принципу «минимум привилегий»).
- Архивация и хранение
- Автоматическое создание архивных копий с метками времени.
- Настройка сроков хранения в соответствии с законодательством.
- Интеграция с внешними системами
- Обмен данными с государственными платформами (например, ФНС) через поддержку форматов XML, JSON.
Внедрение стандарта в 1С:Документооборот 8 дает организациям:
- Снижение юридических рисков— документы признаются судами и контролирующими органами.
- Повышение прозрачности— все этапы работы фиксируются в системе.
- Экономию времени— автоматизация рутинных операций (согласование, архивация).
- Упрощение аудита— готовые отчеты.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 задает четкие ориентиры для построения надежной и юридически значимой системы электронного документооборота. Использование 1С:Документооборот 8 позволяет не только соблюсти эти требования, но и оптимизировать бизнес-процессы. Внедрение системы с учетом стандарта — это инвестиция в безопасность, эффективность и конкурентоспособность компании.
Рекомендация: При настройке 1С:Документооборот 8 важно провести предварительный аудит процессов и обучить сотрудников работе с новыми правилами, чтобы максимизировать преимущества системы.