Работа со вкладкой “Основное” в карточке вида документа в 1С:Документооборот 3.0

Вкладка «Основное» служит для задания общих характеристик вида документа. Здесь можно указать:

• Наименование вида документа (например, «Приказ», «Договор», «Счет»),
• Классификационные признаки (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные и др.),
• Форму хранения документа (бумажный, электронный или смешанный).

Эти параметры определяют, как документ будет отображаться в системе, какие процессы к нему применяются и как он интегрируется с другими модулями программы.

Шаг 1: Создание нового вида документа

Для начала работы с вкладкой «Основное» необходимо создать или открыть существующий вид документа:

1. Перейдите в раздел НСИ → «Виды документов».
2. Нажмите «Создать» и выберите тип документа (внутренний, исходящий, входящий).
3. На вкладке «Основное» заполните обязательные поля:
   • Наименование (например, «Заявка на отпуск»),
   • Классификация (выберите подходящую категорию из справочника),
   • Форма хранения (установите галочки напротив нужных вариантов).

Эти данные формируют основу для последующих настроек, таких как маршруты согласования, доступ к документам и интеграция с другими системами.

Шаг 2: Настройка атрибутов документа

На вкладке «Основное» также определяются атрибуты, которые будут использоваться в карточке конкретного документа, рассмотрим по каждому из них:

1. Является входящей корреспонденцией

Активирует функции, специфичные для документов, поступающих от контрагентов. При включении:

• Доступны поля для регистрации входящих номеров и дат получения.
• Включается интеграция с журналами входящей корреспонденции и трекингом писем.

2. Является договором

Определяет документ как договор, что позволяет:

• Связывать его с проектами, контрагентами и финансовыми операциями.
• Использовать автоматическое заполнение реквизитов при создании связанных документов (счетов, актов).

3. Является заявкой на оплату

Применяется для финансовых документов, требующих обработки бухгалтерией. При активации:

• В карточке появляется статус «На проверке у бухгалтерии».
• Включается интеграция с модулем расчетов и бюджетирования.

4. Является исходящей корреспонденцией

Разрешает отправку документов из компании. При установке:

• Доступны функции автоматической отправки через ЭДО.
• Активируются поля для учета входящих номеров и дат получателя.

5. Является комплектом документа

Позволяет группировать несколько документов в один комплект (например, договор + акт + счет). При включении:

• В карточке доступны функции добавления вложений и связанных файлов.
• Комплект отображается как единая сущность в списках и отчетах.

6. Является обращением от граждан

Используется для документов, поступающих от физических лиц (жалобы, предложения). При активации:

• Вводятся специальные поля для учета данных гражданина (ФИО, контактная информация).
• Включается интеграция с регламентами рассмотрения обращений.

7. Вести учет по адресатам

Разрешает привязку документа к конкретному адресату (например, отделу или сотруднику). При использовании:

• В карточке появляется поле для выбора адресата.
• Доступны фильтры и отчеты по адресатам.

8. Вести учет по контрагентам

Связывает документ с контрагентом из справочника. При включении:

• Автоматически подставляются реквизиты контрагента (ИНН, адрес, банковские данные).
• Документ отображается в карточке контрагента на вкладке «Связанные документы».

9. Вести учет по номенклатуре дел

Используется для классификации документов по тематическим разделам (например, «Кадры», «Финансы»). При активации:

• В карточке появляется поле для выбора номенклатурного дела.
• Доступны отчеты по делам и автоматическая сортировка документов.

10. Вести учет по организациям

Привязывает документ к конкретной организации (например, филиалу или дочерней компании). При использовании:

• Включается фильтрация документов по организациям.
• Доступны отчеты по распределению документов между подразделениями.

11. Вести учет по статьям ДДС

Применяется для финансовых документов, связанных с движением денежных средств. При включении:

• В карточке добавляется поле для указания статьи дохода/расхода.
• Интеграция с модулем бюджетирования и аналитики.

12. Вести учет по тематикам

Позволяет классифицировать документы по тематическим категориям (например, «Налоги», «Отчетность»). При использовании:

• Доступны фильтры и отчеты по тематикам.
• Упрощает поиск документов по ключевым направлениям.

13. Вести учет сторон

Используется для документов, где требуется указать несколько сторон (например, договор между тремя компаниями). При активации:

• В карточке появляется список сторон с возможностью добавления реквизитов.
• Доступны отчеты по взаимодействию со сторонами.

14. Вести учет товаров и услуг

Применяется для документов, связанных с номенклатурой (счета, акты, накладные). При включении:

• В карточке добавляется таблица с перечнем товаров/услуг.
• Интеграция с модулем складского учета и расчета сумм.

15. Использовать срок исполнения

Задает обязательный срок завершения задачи по документу. При установке:

• В карточке появляется поле «Срок исполнения».
• Система формирует уведомления о приближении дедлайна.

16. Учитывать входящий номер и дату получателя

Применяется для исходящих документов, где требуется указать номер и дату от получателя. При включении:

• В карточке добавляются поля для заполнения этих данных.
• Доступны отчеты по документам с учетом входящих номеров от контрагентов.

17. Учитывать недействующие документы

Разрешает помечать документ как недействительный (например, аннулированный договор). При использовании:

• В карточке появляется статус «Недействующий».
• Документ исключается из активных списков, но сохраняется в архиве.

18. Учитывать срок действия

Задает период актуальности документа. При активации:

• В карточке добавляется поле «Срок действия».
• Система формирует уведомления о завершении срока действия.

19. Учитывать сумму документа

Используется для финансовых документов. При включении:

• В карточке появляется поле «Сумма».
• Интеграция с модулем расчетов и аналитики.

20. Запретить создание документов не по шаблону

Обязывает пользователей создавать документы только на основе шаблонов. При установке:

• Отключается возможность ручного ввода данных.
• Все документы формируются по предопределенным макетам.

21. Использовать важность

Добавляет уровень приоритета документа (низкий, средний, высокий). При активации:

• В карточке появляется поле «Важность».
• Доступны фильтры и сортировка по приоритету.

22. Использовать временные номера

Разрешает присвоение временных номеров при создании документа. При использовании:

• Система генерирует уникальный номер до официальной регистрации.
• Полезно для предварительного учета документов.

23. Контролировать наличие оригинала

Указывает, что оригинал документа должен быть в наличии. При включении:

• В карточке появляется статус «Оригинал на хранении».
• Система блокирует удаление документа без подтверждения наличия оригинала.

24. Контролировать уникальность документа в рамках проекта

Обеспечивает уникальность номера документа внутри проекта. При установке:

• Система проверяет дубликаты номеров при создании.
• Предотвращает путаницу в документах одного проекта.

25. Необходима печать штрихкода при создании документа

Активирует автоматическую генерацию и печать штрихкода. При использовании:

• Штрихкод добавляется в карточку документа.
• Полезно для физического учета бумажных документов.

26. Обязателен файл скан-копии оригинала

Требует загрузки скан-копии при создании документа. При включении:

• Система блокирует сохранение без прикрепленного файла.
• Гарантирует наличие электронного образа бумажного документа.

27. Обязательное указание ответственного

Требует выбора ответственного лица при создании документа. При установке:

• В карточке появляется обязательное поле «Ответственный».
• Система направляет уведомления ответственному лицу о задачах.

28. Обязательное указание проекта

Привязывает документ к конкретному проекту. При включении:

• В карточке появляется обязательное поле «Проект».
• Документ отображается в разделе проекта для анализа и отчетности

Эти атрибуты автоматически добавляются в карточку документа при его создании, обеспечивая единообразие данных и упрощая поиск. Для внутренних документов атрибуты могут включать исполнителя, срок выполнения задачи или статус согласования.

Шаг 3: Интеграция с процессами согласования и отправки

Параметры, заданные на вкладке «Основное», влияют на дальнейшие этапы обработки документа:

• Согласование: Если документ требует утверждения, в настройках можно указать, какие лица или отделы должны его подписать. Например, для исходящего документа на вкладке «Основное» можно отметить, что он должен быть согласован руководителем отдела и юристом.
• Отправка: Для документов, отправляемых через ЭДО, на вкладке «Основное» указывается контактное лицо получателя и способ доставки (например, через оператора электронного документооборота).

Также здесь можно настроить автоматическое заполнение полей при отправке. Например, для исходящего документа система может автоматически подставлять реквизиты контрагента из справочника.