Содержание:
Ежедневно через компанию проходит поток документов: счета, акты, договоры, накладные, письма. Ручной ввод данных, поиск нужной информации, классификация, контроль сроков – эти задачи съедают львиную долю времени сотрудников, замедляют процессы и неизбежно ведут к ошибкам. В эпоху цифровизации такой подход становится не просто неэффективным, а рискованным. Интеллектуальная обработка документов в “1С: Документооборот” – это не просто функция, а комплексный прорыв, переводящий работу с документами на принципиально новый уровень. Она превращает хаотичный поток бумаг и электронных файлов в структурированные, мгновенно доступные данные, автоматизируя рутину и высвобождая ценные человеческие ресурсы для решения стратегических задач.
1. Функциональность ИИ обработки информации в 1С: ДО
- “Умное” распознавание (OCR):Система автоматически извлекает текст даже из неидеальных сканов или PDF-файлов. Никаких ручных выдергиваний данных из изображений.
- Автоматическая классификация:Программа сама понимает, что перед ней: счет-фактура, договор поставки, акт выполненных работ или заявление сотрудника. Это основа для дальнейших действий.
- Тонкое извлечение реквизитов:Ключевые данные (контрагент, ИНН/КПП, номер и дата документа, суммы, позиции товаров/услуг, сроки оплаты/исполнения) автоматически вычленяются из распознанного текста. Система находит нужные поля по их семантике, а не просто по позиции на листе.
- Интеллектуальное сопоставление и создание записей:На основе извлеченных данных система:
- Автоматически находитсоответствующего контрагента.
- Предлагаетсоздать или связать документ (например, поступление товаров/услуг в учетной системе) на основе данных накладной или акта.
- Проверяет на дубликаты, экономя время и предотвращая ошибки повторной обработки.
2. "Умное" распознавание (OCR)
Когда документ попадает в систему – будь то отсканированная бумага, фотография со смартфона или полученный по e-mail PDF-файл, содержащий изображение текста – он представляет собой просто набор пикселей. Технология OCR в 1С: Документооборот выполняет сложную работу: она анализирует это изображение, распознает символы (буквы, цифры, знаки препинания) и преобразует их в реальный, машинно-читаемый текст. Ключевое здесь – “умное”. Система использует продвинутые алгоритмы, чтобы справиться с вызовами: низким разрешением скана, пятнами, сгибами бумаги, нестандартными шрифтами или плохим освещением на фото. Она не просто угадывает символы, а анализирует их форму, контекст соседних символов и даже структуру строк и абзацев, чтобы добиться максимально точного результата.
3. Автоматическая классификация: понимание сути документа
Получив текст, система должна понять, с чем именно она имеет дело. Это не просто вопрос папок. Классификация определяет всю дальнейшую логику обработки. 1С: Документооборот использует комплексный подход: он анализирует множество факторов. Это и явные признаки (наличие ключевых слов типа “Счет-фактура”, “Акт”, “Договор” в определенных местах), и структура документа (расположение блоков информации, наличие спецификаций таблиц), и семантика (понимание смысла фраз и контекста использования терминов). Система обучена распознавать десятки, а часто и сотни различных типов документов – от стандартных финансовых (счета, акты, накладные) до кадровых (заявления, приказы) и юридических (договоры, допсоглашения). Итог: Система сама, без указания пользователя, точно определяет тип документа (например, “Счет-фактура от поставщика” или “Договор аренды”), что является критически важным для выбора правильного сценария работы с ним на следующих этапах.
4. Тонкое извлечение реквизитов: выуживание ключевой сущности данных
Зная тип документа, система переходит к самому ценному – автоматическому извлечению конкретных, значимых данных (реквизитов). Это не просто копирование всего текста. Происходит целенаправленный поиск и интерпретация: система знает, что для счета-фактуры критически важны номер, дата, поставщик (с ИНН/КПП), покупатель, перечень товаров/услуг с ценами, количествами, ставками и суммами НДС, итоговые суммы. Для договора – стороны, предмет, сроки, стоимость, ответственность. “Тонкость” заключается в использовании семантического анализа и контекста: система понимает, что фраза “Итого к оплате: 10 000 руб.” означает итоговую сумму, даже если она расположена не в привычном углу. Она корректно извлекает номенклатуру из сложных таблиц, различает сумму с НДС и без НДС. Она может найти ИНН не только по подписи “ИНН”, но и в структуре реквизитов контрагента.
5. Интеллектуальное сопоставление и создание записей в базе данных
На этом этапе система использует извлеченную информацию для реальных действий: находит контрагента в базе 1С, проверяет документ на дубликаты, создает связанные учетные документы система автоматически проверяет данные и использует их для реальных действий: находит контрагента в базе 1С, проверяет документ на дубликаты, создает связанные учетные документы (например, поступление товаров по накладной или платеж по счету) и запускает нужный маршрут согласования. Это превращает документ в триггер для автоматического выполнения задач без ручного ввода.