1. Основные нововведения и сравнение версий 1С: Документооборот 2.1 и 3.0
Новая версия системы 1С: Документооборот может предложить большое количество новых функций по сравнению с прежней версией. Вот одни их самых востребованных из них:
- ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Вместо бизнес-процессов в версии 2.1 в новой версии реализованы обработки, в которых можно посмотреть все манипуляции над документом — маршрут документа (уже пройденные этапы и будущие), исполнителей активных задач и задач, которые будут запущены дальше в очереди, сроки и комментарии в задачах.
- СОГЛАСОВАНИЕ В РЕЖИМЕ ЗАМЕЧАНИЙ
В новой версии несколько сотрудников могут совместно работать над документами офисных форматов. А инициатор документа может быстро отработать замечания в режиме рецензирования и при необходимости составить протокол разногласий.
- ПРЕДПРОСМОТР ФАЙЛОВ ДОКУМЕНТОВ
Новая возможность предварительно просматривать файлы документа в карточках документов, задач и виджете «Задачи мне», без их открытия.
- ПОМОЩНИКИ И ЗАМЕЩАЮЩИЕ
Появилась возможность назначать каждому исполнителю замещающих или помощников, и более гибко настраивать передачу функционала замещающим или помощникам. В новой версии можно делегировать только часть задач одного типа (например, только согласования) и по выборным типам документов (например, только по договорам).
Замещающий – сотрудник, который при необходимости будет принимать решения и осуществлять необходимые действия за другого сотрудника. Помощник – пользователь, в чьи полномочия входит необходимость отмечать в программе действия от лица сотрудника, помощником которого он является.
- ЕДИНЫЙ СПРАВОЧНИК ДОКУМЕНТОВ
В версии 2.1 есть три разных справочника – внутренние документы, входящие и исходящие. В новой версии все три справочника объединены в один, для более удобно работы. Появился предпросмотр карточки документа и задач с ним связанных, добавилась возможность настроить фильтры для работы с документами под конкретного пользователя.
- ТЕМАТИКИ ДОКУМЕНТОВ
Тематики – это новый справочник, который помогает группировать документы в дополнительных разрезах по любому критерию. Тематики уточняют определенный вид документа и служат для ускорения поиска и создания документов, а так же для их более эффективной группировки.
- РЕЕСТРЫ ДОКУМЕНТОВ И МЕРОПРИЯТИЙ
С помощью этого справочника ответственный за НСИ, администратор, а также любой сотрудник могут настроить быстрый доступ к объединенным им в группы видам документов и мероприятиям. Реестры можно сделать как с общим доступом для всех, так и только для себя и определенного круга своих коллег.
Ниже представлена краткая таблица сравнения с функционалом прежней версии:
Функционал 1С: Документооборот версии 2.1 | Функционал 1С: Документооборот версии 3.0 |
Бизнес-процессы: · Возможность привязки одного шаблона к нескольким видам документов; · Возможность настройки в таблице или схеме · Задачи и участники отображаются только в момент запуска задач (последующие посмотреть участников и задачи может только администратор) | Обработки документов: · К каждому виду документа необходимо настроить свою обработку. Есть функционал правил обработки, в которых можно указать разные задачи и разных исполнителей по разрезам данных (например, организациям); · Настройка только в схемах; · Видимость всех задач и участников в обработке. |
Согласование: · Замечания есть возможность указать только в комментарии к задаче, выполнив ее. | Согласование в режиме замечаний: · Замечания можно оставлять в задаче, в специальной таблице и они переносятся в качестве примечаний непосредственно в документ. Затем автор либо принимает замечания, либо отклоняет, указав причину, и согласование повторяется. |
Работа с файлами: · Прикрепленные файлы отображаются в карточках документа и задачи, чтобы посмотреть или внести изменения, документ необходимо открыть или занять на редактирование. | Предпросмотр файлов: · Открывать документ для просмотра теперь необязательно, достаточно выбрать режим предпросмотра в списке документов, или выбрать файл в задаче и в специальном окне отобразится содержимое файла. |
Делегирование прав: · Администратор может создать делегирование прав с отсутствующего сотрудника на другого пользователя, права можно передать отдельно по задачам, документам, мероприятиям, проектам, либо сразу по всему функционалу. | Помощники и замещающие: Тоже делегирование прав, но расширенное. Позволяет: · Создать замещающего или помощника может любой сотрудник, у которого есть права. · Можно передать только ряд задач (например, только согласования) только по определенным видам документов (например, только по договорам) · При выполнении задачи замещающим в задаче видно, что ее выполнил другой сотрудник от имени согласующего. Помощник может выполнить задачу от имени согласующего. |
Справочники: · В системе есть три разных справочника для внутренних, входящих и исходящих документов | Справочники: · Все документы объединены в один одноименный справочник; · Помимо справочника «Пользователи» добавлен справочник «Сотрудники», где в карточках сотрудников можно добавлять информацию и совмещении на нескольких должностях. |
Виды документов: · Разделение документов по видам возможно либо с помощью видов документов, либо с помощью дополнительных реквизитов, в которых можно указать дополнительные подвиды документов. | Виды и тематики документов: · В новой версии помимо видов документов добавлены тематики документов, что позволяет сократить количество видов документов, более гибко отбирать документы и убрать лишние дополнительные реквизиты. |
Хранение документов: · Хранение карточек документов осуществляется в папках документов. | Хранение документов: · Есть возможность как включить папки, так и настроить реестры, в которых пользователи сами могут поместить требуемые им для работы виды документов. |
Более подробно ознакомиться с новым функционалом программы 1С: Документооборот 3.0 можно в данной статье https://v8.1c.ru/doc8/1s-dokumentooborot-3-0-preimushchestva-novoy-redaktsii/
2. Рекомендации и этапы перехода на новую версию программы 1С: Документооборот 3.0
Прежде чем решиться на обновление программы, стоит четко обозначить для вашего бизнеса, для чего вам требуется новая версия и насколько желаемые функции действительно соответствуют вашим ожиданиям. Для этого в первую очередь необходимо ознакомиться с демо-версией программы. Ссылка на версию 1С: ДО 3.0 поставки КОРП: https://docflow.demo.1c.ru/dm30/ru_RU/
Далее, если функционал удовлетворяет потребностям, необходимо внимательно ознакомиться с порядком действия для обновления, в особенности если ваша конфигурация имеет доработки.
- Самое главное, что стоит учесть – 1С: ДО 3.0 является отдельной программой. То есть, при переходе на новую версию, данные из текущей версии необходимо передать специальным механизмом – миграцией (обменом), при этом не все данные будут переданы. Например, все процессы и задачи нужно будет завершить в вашей текущей версии (2.1), так как результаты этих задач миграцией передать нельзя.
Задача осложняется в случае, если в вашей системе работает большое количество пользователей (более 100) и несколько организаций и ваша конфигурация доработана. Для таких случае, как правило, переход невозможно осуществить за один раз, и пользователей необходимо переводить в новую версию поэтапно.
Пользователям в любом случае придется какое-то время работать в двух системах одновременно – так как завершить одновременно все процессы по документам редко представляется возможным. Но в случае поэтапного перехода, период работы в двух системах увеличивается.
- Для того, чтобы перейти на версию 1С: ДО 3.0 и воспользоваться механизмом миграции, конфигурация 1С: ДО 2.1 должна быть обновлена до версии 2.1.30. В случае, если конфигурация типовая – проблем нет, но для доработанных конфигураций требуется еще несколько итераций: снять копию с вашей текущей рабочей базы, обновить ее до версии 2.1.30, протестировать корректность перенесенных доработок.
Следующая итерация – обновить конфигурацию вашей рабочей базы до версии 2.1.30 и перенести все проверенные доработки.
- Далее необходимо развернуть отдельную базу для 1С: ДО версии 3.0 и установить последнюю версию конфигурации. Либо в случае, если с 1С: ДО настроены какие-либо обмены, сначала необходимо убедиться, что последняя версия конфигурации совместима с конфигурациями программ, с которыми происходит обмен.
- Затем для типовых (недоработанных) конфигураций включить миграцию между 1С: ДО версии 2.1 и версией 3.0. В случае, если конфигурация доработана, необходимо переделать все доработки под новую версию и протестировать их корректность. Миграция в данном случае так же может потребовать доработки.
- Еще одним важным этапом является пересоздание и настройка процессов с нуля в новой версии, миграцией их передать невозможно. Это связано с тем, что в новой версии концепция процессов полностью изменена – вместо шаблонов простых и комплексных процессов настраиваются обработки в каждом виде документа.
Заключение:
Для наиболее успешного перехода (в особенности доработанных конфигураций) желательно сначала провести все итерации обновлений на контуре тестовых баз. Провести точные замеры:
- сколько занимает обновление с одной версии на другую (с учетом переноса доработок);
- сколько места требуется на рабочем сервере для нормального функционирования обеих баз 1С: ДО;
- с какой скоростью миграцией загружаются данные из прежней версии в новую (а также провести работы, если скорость не устраивает).
А также необходимо отследить возможные ошибки миграции и ее доработку в случаях, когда переход не типовой и планируется поэтапное внедрение новой версии программы.