Содержание:
Современные организации ежедневно работают с большим количеством документов – договорами, актами, счетами, приказами и другими файлами. Эффективное управление архивом документов позволяет быстро находить нужные данные, обеспечивать их сохранность и соблюдать требования законодательства.
Одним из популярных решений для организации электронного документооборота (СЭД) является система 1С: Документооборот. Эта система не только автоматизирует процессы создания и согласования документов, но и предоставляет удобные инструменты для архивирования и хранения данных.
1. Преимущества управления архивом в 1С: Документооборот
- Централизованное хранение – все документы хранятся в единой базе, что исключает их потерю и дублирование;
- Поддержка различных форматов файлов (PDF, Word, Excel, сканы и др.);
- Быстрый поиск – гибкие фильтры по реквизитам (дата, тип документа, автор, контрагент и др.);
- Полнотекстовый поиск по содержимому файлов;
- Контроль версий и история изменений – система сохраняет все версии документа, что позволяет отслеживать правки и возвращаться к предыдущим редакциям;
- Разграничение прав доступа – настройка прав пользователей для работы с архивом (просмотр, редактирование, удаление);
- Возможность ограничить доступ к конфиденциальным документам;
- Соблюдение сроков хранения;
- Автоматическое напоминание о необходимости уничтожения или продления хранения документов в соответствии с законодательством.
Для автоматического формирования и сохранения документов предусмотрена связь (интеграции) с 1С: Бухгалтерией, 1С: ЗУП и другими программами.
2. Как организовать архив документов в 1С: Документооборот
- Настройка структуры архива:
Перед началом работы важно определить категории документов (договоры, счета, кадровые приказы и т. д.), атрибуты для поиска (номера, даты, контрагенты, проекты), а также сроки хранения (постоянно, 5 лет, 10 лет и т. д.).
В 1С: Документооборот можно создать папки и подпапки, а также настроить метки и теги для удобной классификации.
- Загрузка документов в архив:
Документы можно добавлять вручную (перетаскивание или через “Загрузить файл”), автоматически (из почты, сканеров или других систем 1С), также через API (программное добавление из внешних источников).
- Настройка прав доступа:
Администратор системы может запретить удаление важных документов, ограничить доступ к определенным папкам для отдельных сотрудников, настроить роли (например, “Архивариус”, “Руководитель”, “Бухгалтер”).
- Использование поиска и фильтров:
Для быстрого поиска можно применять стандартные фильтры (по дате, типу, автору), использовать расширенный поиск (по ключевым словам в тексте), сохранять частые запросы для повторного использования.
- Контроль сроков хранения:
1С: Документооборот позволяет настраивать автоматические уведомления об истечении срока хранения, формировать акты на уничтожение документов, вести журнал архивных операций (кто и когда работал с документом).
1С: Документооборот – это оптимальный инструмент для управления архивом документов, который помогает:
- Упорядочить хранение файлов;
- Ускорить поиск нужных данных;
- Обеспечить безопасность и контроль доступа;
- Соблюдать законодательные требования к документообороту.
Внедрение системы архивации в 1С: Документооборот сокращает время на работу с документами и минимизирует риски потери важной информации.