Автоматизация бизнес-процессов в 1С:Документооборот 8
Автоматизированное управление процессами в 1С:Документооборот
Документы компании – это жизненно важные инструменты, однако, служащие только для отражения реальной деятельности предприятия. Вполне закономерно, что разрабатывая систему электронного документооборота, специалисты фирмы 1С ставили перед собой задачу не просто создать базу для хранения документации, но стремились выпустить на рынок функциональный продукт, который реально помог бы пользователям повысить скорость и эффективность работы. Именно для этого в рамках данного решения была реализована подсистема “Управление процессами”. Блок позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании на документальном уровне, контролировать выполнение задач, предоставляет возможность настройки процессов какого-угодно уровня сложности с максимальной проработкой.
Типовые процессы системы 1С:Документооборот
Говоря об автоматизации процессов в 1С, следует перво-наперво уяснить, что бизнес-процесс – это не какое-либо конкретное действие или событие, а совокупность таких действий и событий, направленная на достижение поставленных руководством целей. То есть сам процесс чаще всего комплексный, требующий вовлечения множества специалистов. В подсистему “Управление процессами” изначально заложены шаблоны некоторых простых типовых процессов, которые возможно комбинировать и настраивать под более сложные задачи.
К типовым процессам относятся:
- исполнение – адресуется одному или нескольким пользователям (имеется возможность контроля и назначение ответственного);
- ознакомление – процесс осведомления пользователей и изучения ими нового документа или другого объекта;
- поручение – процесс схож с “исполнением”, однако адресуется всегда только одному пользователю;
- рассмотрение – процесс принятия решения о последующей обработке нового документа (чаще всего касается входящей и внутренней документации);
- регистрация – присвоение официального статуса документу путем его нумерации и внесения данных в регистрационно-учетную форму;
- согласование – процесс, предполагающий заблаговременный анализ проекта документа с целью обоснования его целесообразности и уместности на определенном этапе бизнес-процесса, а также для выявления возможных несоответствий с любыми нормативно-правовыми актами;
- утверждение (подписание) – процесс, по результатам которого документ вступает в юридическую силу;
- обработка – автоматизируется полный цикл работы с входящими, исходящими и внутренними документами (процесс подробнее рассмотрен в статье о работе с документами в 1С:Документооборот).
Комплексный процесс в 1С:Документооборот
Комплексный процесс в 1С:Документооборот – это настройка маршрутизации обработки документа любой сложности. Маршрут в таком случае может состоять из любых простейших процессов, запускаемых в произвольном (определяется пользователем на основании потребностей и задач компании) порядке при выполнении заданных условий. При выполнении последовательности действий их результаты и все внесенные изменения фиксируются системой, меняются статусы привязанных документов.
Существует три способа маршрутизации объектов (создание комплексного процесса):
- произвольная маршрутизация, применяемая в случае необходимости регистрации инициативных заданий и поэтапной фиксации их выполнения;
- маршрутизация на основании чего-либо используется, когда есть потребность в привязке объектов;
- маршрутизация до подзадач также создается на основании определенного объекта конфигурации; она необходима для детализации бизнес-процесса, привлечения к нему ранее не задействованных сотрудников.
Также процессы различаются по способам запуска:
- ручной запуск чаще всего применяется только в случае возникшей необходимости;
- предлагаемый запуск – система сама предложит запустить процесс при создании или регистрации определенного документа;
- автоматизированный запуск возможен только в случае выполнения предопределенных условий – программа запустит процесс сама.
В решении 1С:Документооборот предусмотрено создание шаблонов регулярных бизнес-процессов, позволяющее значительно уменьшить объем рутинных работ – нет необходимости снова и снова настраивать перечень и последовательность действий, определять сроки, назначать исполнителей и ответственных, определять роли пользователей, условия запуска и т.д.
В момент старта очередного повторяемого процесса в системе автоматически сохраняется его уникальная блок-схема, необходимая для контроля выполнения и налаживания взаимодействия между сотрудниками.