Коллективная работа в программе 1С:Документооборот
Инструменты совместной работы в программе 1С:Документооборот
Конфигурация 1С:Документооборот – это мощное решение, позволяющее не только централизованно хранить документы компании и работать с ними на всех стадиях жизненного цикла, но также обладающее целым рядом организационных возможностей, среди которых – наладка механизма совместной работы сотрудников в программе. Прежде чем перейти к подробному обзору этого функционала, очертим некоторые границы темы, чтобы не перегружать читателя обилием текста.
К инструментам совместной работы, реализованным в прикладном решении 1С:Документооборот 8, можно отнести календарь (благодаря возможности планирования встреч с сотрудниками в их же календарях, например) и почтовый клиент, встроенный в программу. Однако здесь необходимо сделать два существенных замечания:
- и календарь, и почта в 1С:ДО являются многофункциональными блоками – назвать их исключительно инструментами совместной работы было бы неправильно;
- подробные обзоры данного функционала уже есть на нашем сайте в материалах об учете и планировании рабочего времени в 1С:Документооборот и почтовом клиенте в 1С:Документооборот.
Ввиду этого здесь речь пойдет о других инструментах решения, направленных именно на организацию совместного труда нескольких участников рабочего процесса, к которым относятся форум и мероприятия в 1С:Документооборот.
Зачем нужен форум в конфигурации 1С:Документооборот?
Форум в 1С:ДО – это удобная площадка для обсуждения любых рабочих вопросов. Типичную структуру форума формируют разделы обсуждения вопросов по документам, техподдержки, новостей и объявлений для сотрудников компании (структуру можно перенастроить при необходимости).
Как и для других участков конфигурации, для форума можно настраивать права доступа. Например, некоторые сотрудники могут вообще не видеть какой-либо раздел, когда другие имеют только право просмотра, а третьи могут создавать темы и активно участвовать в обсуждении насущных вопросов.
Одной из особенностей программы 1С:Документооборот является то, что практически все объекты системы взаимосвязаны и доступны из разных участков. Форум в ДО не стал исключением из этого правила – новую тему можно запустить прямо из карточки документа, мероприятия или проекта. В таком случае настройка прав на данную ветку обсуждения будут определяться наличием или отсутствием прав у пользователя на предмет обсуждения.
В сообщения в форуме можно добавлять файлы, изображения, различные схемы. Также можно цитировать сообщения других пользователей, участвующих в обсуждении. Информациях о новых сообщениях выводится на стартовый экран “Текущие дела” (если настроен соответствующий виджет), дополнительно оповещение отсылается на электронную почту пользователя. Результаты обсуждений можно тут же актуализировать нажатием одной кнопки, после чего они сразу же будут взяты в работу.
Отражение процесса организации и проведения мероприятий в 1С:Документооборот
Программа 1С:Документооборот “понимает” несколько видов мероприятий и, соответственно, по-разному учитывает их. Итак, мероприятия могут быть:
- внешними;
- внутренними;
- протокольными – по таким мероприятиям формируется протокол заседания;
- с куратором – это мероприятия, за организацию которых от лица компании отвечает конкретный сотрудник (такой вид применим, когда в процесс организации вовлечены также и контрагенты).
Все этапы жизненного цикла мероприятия автоматизируются программой – от подготовки до анализа результативности и целесообразности (post factum) проведенного мероприятия и контроля исполнения утвержденных на мероприятии решений.
Очевидные преимущества автоматизации – это упрощение согласования мероприятия, сокращение затрат времени на его организацию, обеспечение своевременного запуска и завершения бизнес-процессов на основания принятых решений и т. д. Однако все это звучит весьма пространно. Рассматривая данный функционал на реальном примере создания мероприятия, обращаем внимание на более предметные аспекты:
- в случае регистрации отсутствия потенциального участника мероприятия программа немедленно оповестит об этом организатора;
- все приглашения отправляются автоматически, а организатор получает оповещения об их текущем статусе;
- при организации очного мероприятия программа поможет подобрать место, базируясь на данных учета отсутствий и брони помещений;
- все запланированные мероприятия сразу же заносятся в календари участников;
- программа сверяет календари участников и уведомляет об их занятости в процессе определения времени проведения мероприятия;
- участникам мероприятия автоматически ставится задача по подготовке материалов, которые позднее будут прикреплены к карточке мероприятия.
Бронирование помещений для мероприятий
Наличие в программе справочника всех доступных помещений позволяет бронировать помещения при организации мероприятий очного порядка. Бронь можно установить как вручную, если помещение свободно в указанное время, так и делегировать это системе для автоматического выбора свободного помещения.
При попытке ручного бронирования программа может отказать пользователю, если помещение занято в указанное время или установить бронь может только ответственный за данное помещение сотрудник (чаще всего это касается специальных переговорных или исследовательских пространств).
Также решение 1С:Документооборот позволяет бронировать помещение на регулярной основе. Например, можно забронировать конференц-зал утром каждого понедельника для проведения собраний.
Для удобства подбора при бронировании в списке помещений указываются такие параметры как вместимость, схема конкретного помещения или этажа, необходимая для того, чтобы определить расположение помещения на территории и его внутреннее устройство.