Оптимизация документооборота с 1С:Документооборот

Оптимизация документооборота с 1С:Документооборот

Оптимизация документооборота с 1С:Документооборот

Документооборот на бумажных носителях становится всё менее актуальным. Работа с бумагой требует времени и усилий, повышая риски ошибок. 

Переход на электронную систему документооборота с помощью 1С:Документооборот — это возможность централизованно хранить всю документацию вашей организации, обеспечивая мгновенный доступ к ней в любое время. Таким образом, процесс согласования документов ускоряется, появляются новые инструменты контроля и мониторинга выполнения задач в реальном времени.

Какие выгоды вы получите?

 

  1. Скорость работы. Ускорится согласование и выполнение задач, благодаря быстрому доступу к документам и инструментам их обработки.
  2. Контроль. Будет проще следить за состоянием дел в режиме реального времени.
  3. Безопасность. Вы можете настроить права доступа, чтобы предотвратить случайные изменения или удаление данных.
  4. Упрощение работы. Механизм автозаполнения карточек документов и возможность интеграции с электронной почтой или сканерами сэкономят время ваших сотрудников.

 

Как организован электронный документооборот в 1С?

1. Входящий документооборот включает все документы, поступающие от внешних сторон. В процессе работы с ними используются этапы:

  • Прием и первичная обработка;

  • Регистрация и оценка делопроизводителем;

  • Согласование и исполнение.

2. Каждый документ регистрируется в системе. При необходимости можно прикрепить бумажную версию или электронный файл. Все данные из сканеров или электронной почты автоматически интегрируются в систему.

3. Исходящий документооборот охватывает документы для отправки внешним получателям. Создание документа «на основании» другого документа исключает необходимость повторного ввода данных.

4. Внутренний документооборот регламентирует движение документов внутри компании, будь то распоряжения, финансовые документы или другие виды. Все этапы работы с ними аналогичны обработке исходящих документов, но с возможностью настройки маршрутизации в зависимости от типа документа. Встроенные инструкции помогут новичкам быстрее оформить документы.

Нумератор в 1С:Документооборот

1С:Документооборот автоматизирует нумерацию документов. Это помогает избежать путаницы в системе электронного документооборота. Гибкие настройки позволяют присваивать номера в зависимости от вида документа, подразделения, проекта и других параметров, что упрощает поиск и учет в базе данных. Настройка нумератора производиться в разделе «НСИ» или «Нормативно-справочная информация».


Преимущества электронного документооборота 1С:

 

● Простота настройки и использования;

● Поддержка всех типов документации;

● Высокий уровень безопасности данных;

● Адаптивность под любую организацию.

 

Система решает широкий спектр задач и адаптируется под нужды компании любого масштаба, отрасли и организационно-правовой формы. Она соответствует всем стандартам и требованиям российского законодательства.