Работа с документами в 1С:Документооборот
Работа с документами в программе 1С:Документооборот
Ведение документации на бумажных носителях постепенно отходит в прошлое, что неудивительно – работа с кипами бумаги нередко оборачивается ошибками, требует уйму времени и сил, а позволить себе такую роскошь в XXI веке просто невозможно.
Переход на систему электронного документооборота в 1С – это, прежде всего, централизованное хранение любой документации Вашей организации за какой-угодно период, и моментальный доступ к ней. Благодаря этому значительно ускоряется процесс согласования планов и задач, открываются новые возможности контроля их исполнения, доступным становится мониторинг состояние дел в режиме реального времени. В системе 1С:Документооборот предусмотрен механизм настройки прав пользователей, что обеспечивает сохранность данных, предостерегая их от случайного изменения или удаления.
Различают три основных потока документации компании:
- входящий
- исходящий
- внутренний
Обработка входящей документации
Входящей документацией считаются все документы, поступающие в компанию от любых сторонних лиц какого-угодно правового статуса. Работа с ними включает в себя следующие этапы:
- Приемка и первичная ручная обработка;
- Разделение на регистрируемые и нерегистрируемые в системе документы;
- Регистрация документа в базе;
- Первичная оценка делопроизводителем для эскалации руководителям (при необходимости);
- Рассмотрение документов руководящим звеном;
- Согласование и исполнение;
- Списание в дело.
Для регистрации документов в 1С:Документооборот создаётся карточка документа, шаблон которой предварительно можно настроить, исходя из того, какие виды документов используются компанией. Скан-копии всех бумажных документов можно легко присвоить соответствующим карточкам, так же как и электронные файловые версии. Решение 1С:Документооборот позволяет выгружать данные прямо со сканера или электронной почты.
Обработка исходящей документации
Под исходящим потоком подразумевается масса документов, сформированных организацией для отправки сторонним лицам. Этапами исхода документов являются:
- Подготовка;
- Согласование;
- Утверждение;
- Регистрация;
- Отправка;
- Списание.
Одной из частых ситуаций, обуславливающих потребность в формировании исходящей документации, является необходимость отреагировать на входящие документы. Для этого в ПО 1С:Документооборот предусмотрен специальных механизм создания одного документа “на основании” другого. Удобен он тем, что при таком способе создания документа его карточка будет автоматически заполнена данными документа-основания, что исключает необходимость их повторного ввода.
В версии КОРП решения 1С:Документооборот предусмотрен обмен данными по системе внешнего документооборота (СВД).
Организация внутреннего потока в 1С:Документооборот 8
Алгоритм работы с внутренней документацией, предназначенной для использования только в пределах информационного пространства предприятия, идентичен алгоритму обработки исходящей корреспонденции. Однако здесь следует обратить внимание на то, что внутри компании движется множество различных видов документов: организационно-правовые, распоряжения, информационные и справочные, финансовые и бухгалтерские, личные и так далее.
Вид документа обуславливает следующие настройки в программе 1С:Документооборот:
- настройки маршрутизации документа;
- настройки шаблона карточки и ее функционала;
- возможность присвоения карточке шаблона автозаполняемого файла;
- определение реквизитов и сведений документа;
- привязка конкретного нумератора.
При работе с внутренней документацией ее можно распределить по папкам организаций или подразделений, а также структурировать по видам документов.
В программе предусмотрен механизм встроенных инструкций, позволяющий быстро оформить документ даже тем пользователям, кто не особо опытен в работе с системой 1С:Документооборот.
Нумератор в 1С:Документооборот
Процесс организации системы электронного документооборота и работы с документацией значительно упрощает механизм нумерации документов.
Обычно документы предприятия регистрируются в системе децентрализовано, поэтому в конфигурации 1С:Документооборот предусмотрен инструмент “Нумератор”, позволяющий унифицировать нумерацию, тем самым избежав информационного хаоса в базе. Настройка нумератора производится в разделе “НСИ”.
Помимо настроек формы нумерации, можно и независимо присвоить номер документу в разрезе организации, связанного документа, подразделения, вида документа, проекта или вопроса деятельности.
Пользователю предоставляется возможность присвоить нумератор как одному, так и двум или более определенным видам документов. При этом если имеется некоторое количество подходящих настроек, выбирается одна, наиболее подходящая по числу измерений.
Заключение
Разумеется, описанное здесь является лишь малой толикой тех возможностей, которые предоставляет пользователям решение 1С:Документооборот. В последующих публикациях мы подробнее опишем и другие функции конфигурации, а также рассмотрим их сквозь призму самых разнообразных бизнес-процессов и задач. Цель же данного материала – дать понимание того, как организован документооборот в системе и какие инструменты для этого используются.
В завершение хочется также отметить, что универсальность программы позволяет использовать ее на предприятиях любого масштаба, отрасли и организационно-правовой формы (даже не смотря на то, что существует специализированная версия решения для государственных учреждений), так как 1С:Документооборот легко адаптировать под специфику работы любой организации. Вместе с тем решении разработано в соответствии с государственными стандартами и общепринятыми традициями делопроизводства и, конечно же, требованиями российского законодательства.