Тайм-менеджмент в программе 1С:Документооборот
1С:Документооборот как инструмент учета и планирования рабочих часов
Грамотный тайм-менеджмент – это один из столпов, на которых держится эффективность работы компании. Причем касается это в равной степени как отдельных сотрудников и единичных задач, отведенных им, так и работы крупных проектных команд. Однако умелое ведение учета рабочего времени, тщательное планирование загрузки (как со стороны руководства в отношении подчиненных, так и со стороны любого сотрудника в отношении себя самого) требует немалых терпения, усидчивости и, осмелимся сказать, таланта, ведь в будущее заглянуть, к сожалению, не возможно.
Конфигурация 1С:Документооборот позволяет значительно упростить управление рабочим временем на программном уровне благодаря продуманному до мельчайших деталей набору взаимосвязанных инструментов. Далее мы рассмотрим подробно возможности, предоставляемые программой.
“Текущие дела” – стартовая страница и личный секретарь в 1С:Документооборот
“Текущие дела” – это стартовая страница программы 1С:Документооборот, на которую при запуске сразу же будут выведены данные о текущих делах и их состоянии, документах, взятых в работу, проектах и т. д. Данное окно состоит аж из 12 виджетов, каждый из которых можно настроить под свои задачи. Это блоки “Мои задачи”, “Мои документы”, “Мои дела”, “Ежедневные отчеты”, “Почта”, “Календарь”, “Форум”, “Я редактирую”, “Контроль” и другие. Клик по каждому из виджетов ведет в соответствующую область программы, позволяя мгновенно приступить к работе.
Назначение данной страницы – навигация и напоминание о самых важных делах, на которые стоит обратить внимание в первую очередь. Это позволяет сотруднику не упускать из виду ничего важного, всегда быть в курсе главных событий по тем или иным аспектам сферы его ответственности и оперативно реагировать на них.
Следует отметить, что за ненадобностью, если сотрудник ввиду своих должностных обязанностей работает, например, только в почтовом клиенте 1С:ДО, стартовую страницу можно перенастроить так, чтобы при запуске программы сразу же открывалась почта (или список задач, мероприятий, кален6дарь и т. д.).
О многозадачности календаря в 1С:Документооборот
Окно “Мой календарь” – это личный инструмент сотрудника для планирования рабочего времени. Записи в календарь можно вносить собственноручно, а можно и создавать на основании любых объектов конфигурации (документы, письма, проекты и т. д.). Также здесь можно настроить периодичность событий. Например, утро понедельника у сотрудника всегда начинается с совещания – запись о нем достаточно внести один раз, так как далее программа сама будет отводить условный отрезок времени на регулярное событие.
Еще одна важная особенность календаря – планирование встреч. Просто отметив окна в своем расписании, Вы сигнализируете коллегам, что тогда-то и тогда-то можно организовать внеплановый митинг, после чего они могут сами внести записи в Ваш календарь на свободные часы.
Обо всех записях в календаре программа оповещает заранее. При этом можно указать время напоминания относительно назначенного времени события. Оповещение появится как в декстопной версии решения 1С:ДО, так и в мобильном клиенте на случай, если сотрудник отлучился с рабочего места. Прямо из напоминания можно перейти к карточке связанного объекта системы.
Записи об отсутствии сотрудника и участии в мероприятиях заносятся в календарь автоматически. В этой части реализован удобный инструмент статуса события в расписании конкретного сотрудника. Например, если событие уже внесено в календарь, но сотрудник еще не подтвердил своего участия, данный отрезок времени отмечается знаком вопроса, ему присваивается статус “занятость под вопросом”. По аналогии система установит статусы “занят” и “доступен” в случае подтверждения участия или отказа от него соответственно.
Настройка доступа и отображения данных в календаре
Чтобы обеспечить удобство работы пользователя с личным календарем, разработчики предусмотрели возможность настройки отображения данных:
- День / Неделя / Две недели – данная опция применяется, когда необходимо отобразить запланированные события по часам на указанный отрезок времени;
- Месяц – для отображения событий по каждому дню на протяжении текущего месяца;
- План дня – все запланированные события отображаются списком на указанные даты.
В программе 1С:Документооборот имеется механизм маркировки дат в календаре цветом. Таким образом можно обозначить срочные события, разделить их, например, по тематикам, проектам или видам работ.
Отображения календаря настраивается не только для пользователя, но и для его коллег. Так руководитель по умолчанию имеет доступ к календарям своих подчиненных. В случае делегации прав доступа делегат также получает полный доступ к просмотру календарных записей. Остальные пользователи видят только общие записи, имеющие отношение к решению общих задач, а приватные блоки в расписании пользователя отобразятся для них в виде серых квадратов без записей.
Отсутствие сотрудника: учет и оповещения в 1С:Документооборот
Отдельное внимание в механизме учета и планирования рабочего времени в программе уделено отражению отсутствия сотрудника на рабочем месте. Отразить можно как свое отсутствие, так и отсутствие коллег, указав при этом причину, назначив заместителей и сделав необходимые примечания для упрощения планирования работ.
Отмечая отсутствие, пользователь сразу же получит от системы предложение поставить в известность коллег и настроить переадресацию на другой адрес электронной почты.
Отсутствия сотрудников также отображаются в календаре. Для этого необходимо произвести отбор по подразделению, дате или указать произвольный период для выявления отсутствий.
При пересылке писем, постановки задач (если дедлайн приходится на момент отсутствия), при планировании в календарь отсутствующего сотрудника, составлении планов или установке контроля, программа оповестит пользователя об отсутствии данного человека на рабочем месте.
Механизм ежедневных отчетов и анализа трудозатрат в 1С:ДО
По требованию руководителя сотрудник может заполнить просто отчет о проделанной на протяжении дня работе. Данный отчет обычно содержит информацию о количестве отработанных часов, виде и описании работ, указании их длительности. Последнее возможно отразить как длительность выполнения того или иного задания (например, 2 часа 30 минут), или указав точное время начала и окончания работы над каким-либо заданием (например, с 13:00 по 15:30 – те же два с половиной часа). При активированной функции хронометража по конкретному объекту учета данные о длительности работы рассчитаются автоматически и сами внесутся в отчет.
На основании ежедневных отчетов сотрудников руководители могут анализировать показатели фактических трудозатрат и сопоставлять их с планируемыми для корректировки плана (при необходимости) и общего повышения эффективности управления. Трудозатраты анализируются в разрезах проектов, видов работ, подразделений. Может быть учтена срочность того или иного задания или повышенный уровень ответственности исполнителя и т. д.
Если время начала и окончания рабочего дня не соответствует количеству реально отработанных часов сотрудником, отчет будет отмечен красным цветом.
При анализе трудозатрат возможна их детализация по видам работ и по времени.