Учет и планирование рабочего времени в 1С:Документооборот
Учёт и планирование рабочего времени в 1С:Документооборот
Эффективный тайм-менеджмент — залог успеха любой компании. Конфигурация 1С:Документооборот предоставляет инструменты, упрощающие управление рабочим временем благодаря продуманному набору взаимосвязанных функций.
С помощью 1С:ДО вы получаете решения, которые позволяют точно распределять рабочее время, улучшать координацию задач и повышать общую продуктивность.
Инструмент «текущие дела»
Страница «Текущие дела» — стартовая в программе 1С:Документооборот. Она отображает информацию о текущих задачах, их состоянии, документах и проектах.
Функция состоит из 12 настраиваемых виджетов, каждый из которых может быть адаптирован под конкретные задачи сотрудника. Кликнув на виджет, пользователь сразу попадает в нужный раздел программы.
Главная цель этой страницы — быть навигатором и напоминанием о важных задачах, позволяя сотруднику быть в курсе событий и быстро реагировать на них. Например, если основная работа связана с почтовым клиентом, стартовая страница может сразу показывать письма или список задач.
Календарь для планирования в 1С:Документооборот
Раздел «Мой календарь» представляет собой личный инструмент для планирования рабочего времени. В календаре можно добавлять события вручную или создавать записи на основе других объектов конфигурации, таких как документы или проекты. Доступна функция настройки регулярности событий, что позволяет, например, автоматически планировать еженедельные совещания.
Календарь также упрощает организацию встреч. Указывая свободное время в своем расписании, вы сигнализируете коллегам о возможности проведения внепланового совещания, после чего они могут записаться на это время.
Календарь предоставляет напоминания о запланированных событиях, позволяя настроить время уведомления. Оповещения отображаются как в десктопной версии, так и в мобильном приложении. Это гарантирует актуальность информации даже вне рабочего места. Из напоминания можно перейти к карточке связанного объекта в системе.
Записи о прогулах сотрудников и участии в мероприятиях вносятся в календарь автоматически. Для удобства назначены специальные статусы: если событие не подтверждено участником, то оно будет отмечено знаком вопроса.
В противном случае статус изменится на «занят» или «доступен» в зависимости от подтверждения или отказа.
Настройка доступа и отображения данных в календаре
1С:Документооборот предлагает различные режимы отображения календаря: еженедельный, ежемесячный и дневной. Это помогает ориентироваться в запланированных событиях.
В 1С:ДО реализована цветная маркировка дат в календаре, что помогает выделять срочные задачи и разделять их по тематикам или проектам.
Для удобства пользователей календарь поддерживает настройки приватности — некоторые блоки расписания могут быть скрыты от других сотрудников, чтобы сохранить конфиденциальность.
Учёт отсутствия сотрудников в системе электронного документооборота
В 1С:Документооборот особое внимание уделяется учету отсутствия сотрудников на рабочем месте. Предоставляется возможность зарегистрировать свое отсутствие, а также отсутствие коллег, указав причины, назначив заместителей и добавив комментарии для упрощения планирования задач.
При отметке отсутствия пользователь немедленно получает предложение уведомить коллег и настроить переадресацию корреспонденции на другой адрес электронной почты.
Информация об отсутствии сотрудников также отображается в календаре. Для удобства можно фильтровать данные по подразделению, дате или выбрать произвольный интервал времени для выявления отсутствий.
Система автоматически оповестит пользователя о наличии отсутствующих сотрудников при пересылке писем, создании задач, если срок выполнения попадает на период отсутствия, планировании мероприятий в календаре отсутствующего работника или при составлении отчетов и установлении контроля.
Ежедневные отчёты и анализ трудозатрат в 1С:Документообороте
Сотрудники могут заполнить отчет о проделанной за день работе по запросу руководителя. Такой отчет обычно включает в себя информацию о количестве отработанных часов, описание трудовых процессов и длительность выполнения задач. Длительность может быть указана как общее время выполнения задания или в виде точного времени начала и завершения работы.
При включенной функции хронометража данные о времени выполнения задач могут рассчитываться автоматически и записываться в отчет.
На основании ежедневных отчетов руководство анализирует фактические трудозатраты и сопоставляет их с запланированными, что позволяет вносить необходимые корректировки в план и повышать общую эффективность управления. Анализ трудозатрат может выполняться по проектам, видам работ и подразделениям, с учетом срочности задания и уровня ответственности исполнителя.
Если фактическое время начала и окончания рабочего дня не соответствует отработанным часам, отчет будет выделен красным цветом, чтобы привлечь внимание к этой проблеме.
Детализация анализа трудозатрат возможна как по видам работ, так и по времени выполнения. Это даёт понимание картины распределения ресурсов и эффективности работы.