Зачем это надо?
В условиях современного рынка ситуация меняется за считанные часы и от руководителей требуется быстрое принятие решений. На любом предприятии необходимы строгий контроль всех этапов работы, своевременное и точное согласование документов и возможность отследить и оптимизировать точки «торможения» работы. Нередко, рабочие процессы затягиваются из-за административных накладок, «человеческого фактора», отсутствия общей картины происходящего. Для того, чтобы оптимизировать организационные вопросы, была создана программа 1С:Документооброт.
Что из себя представляет рабочий стол руководителя в 1С:Документооборот?
По сути своей программа представляет набор инструментов для сокращения времени согласования документов, контроля за выполнением многоэтапных проектов, устранения накладок в планировании, оптимизации работы сотрудников и оценки надежности контрагентов. Рассмотрим некоторые моменты подробнее.
У каждого сотрудника, как и в любой программе 1С, настраиваются свои права. Мы обратимся к рабочему столу руководителя.
На начальной странице находятся два раздела: слева «Задачи мне» – постоянно обновляющийся список задач руководителя с отслеживанием сроков исполнения, и всем прочим, что касается работы предприятия – справа (рис.1).
Если с задачами руководителю все просто, то в правой части окна находится обширный набор инструментов в нескольких разделах: «Реестры», «Справочники», «Классификаторы», «Предприятие», «Настройки».
Остановимся на некоторых разделах.
Реестры
В данном разделе находится все, что касается делопроизводства, связи между сотрудниками, планирования мероприятий, все кадровые документы (рис.2).
Так, например, отдельно можно просмотреть:
- состояние входящих документов (рис3):
2. задачи, поставленные руководителем сотрудникам (здесь также можно назначить задания и исполнителей, рис.4):
3. организационные документы в целом по предприятию (рис.5):
Связь с сотрудниками осуществляется тремя способами, исключающими потери времени и документов во время работы:
- через почту (рис.6):
2. служебными записками (рис.7):
3. на форуме (рис.8):
Справочники
В справочниках находятся отчеты и информация о сотрудниках и контрагентах (рис.9).
Например, «Панель отчетов» позволяет увидеть полную картину по состоянию документов и задач, как внутри самой организации, так и при работе с контрагентами, рис.10.
«Журнал передачи» содержит информацию о перемещениях документов внутри организации (рис. 11).
В «Адресной книге» содержится вся контактная информация о сотрудниках и контрагентах (рис.12).
В закладках «Замещающие» (рис.13) и «Помощники» (рис.14) можно оперативно назначить заместителя для любого сотрудника, к примеру, на время отпуска, или же помощника.
Раздел «Предприятие»
В разделе «Предприятие» содержится и доступна к редактированию вся информация по самому предприятию, можно создавать и редактировать графики работы, должности, календари, и так далее (рис.15).
Например, на закладке «Помещения и территории» можно увидеть имеющуюся в наличии недвижимость, назначить ответственных за техническое и хозяйственное обеспечение по каждому объекту отдельно (рис.16).
Закладка «Сотрудники и подразделения» содержит информацию о сотрудниках предприятия как общим списком, так и по подразделениям (рис.17).
К примеру, можно посмотреть карточку сотрудника, его роли или заместителей и помощников (рис.18).
Итог
В качестве итога можно сказать, что несмотря на свою кажущуюся простоту, 1С:Документооборот – очень полезная программа, позволяющая быстро отслеживать реальное состояние работы предприятия и оперативно корректировать возможные затруднения, сводя к минимуму потенциальные потери времени и документов при различных согласованиях. Решение помогает оптимизировать работу всех структур и сотрудников организации, а возможности рабочего стола руководителя в 1С:Документооборот для организации мероприятий, отладки системы коммуникаций меду сотрудниками и получение оперативной информации по состоянию дел компании повышают производительность и конкурентоспособность бизнеса.