9 способов улучшить работу команды на «удалёнке» с использованием программы 1С: Документооборот
1. Минус удаленного режима работы
В период пандемии мир познал новую реальность – работу на “удаленке”. Как оказалось, не все были к этому готовы как морально, так и технически. В удаленном режиме работы есть свои плюсы и минусы. Одним из минусов является сложность организации командной работы. В данной статье рассмотрим 9 способов улучшить работу команды на “удаленке”.
2. 9 способов для улучшения работы команды в удаленном режиме в программе 1С: Документооборот
- Определить единое рабочее время команды.
Единое рабочее время – временной промежуток времени, во время которого все члены команды оперативно отвечают на запросы и звонки. Например, с 9 до 18 часов команда на связи. Разграничение времени работы и отдыха очень важно во время удаленной работы, так как границы рабочего дня вне офиса становятся размытыми. Но мы прекрасно понимаем, что в жизни бывают разные ситуации, не всегда получается быть на связи. Оповестить коллег о незапланированном отсутствии можно в чате отдела или команды в программе 1С:Документооборот. Для этого в системе взаимодействия нужно создать групповой чат, выбрать его название и добавить участников.
Бывают и запланированные отсутствия, о которых также необходимо оповещать коллег и руководство. Для этих целей можно воспользоваться списком отсутствий в системе программы 1С:Документооборот.
2. Повысить уровень вовлеченности команды в рабочий процесс.
Устраивайте ежедневные “планерки”. Каждое утро организовывайте он-лайн конференции, обсуждайте статус задач, расставляйте приоритеты. Так вы сможете контролировать рабочий процесс, а также оперативно решать возникающие проблемы. Для планирования совещаний удобно пользоваться общим календарем, чтобы динамично отслеживать загруженность коллег.
Назначать конференции удобно через систему мероприятий.
3. Подводите итоги недели.
Устраивайте еженедельные ретроспективные встречи, на которых обсуждайте достижения целей команды за прошедшую неделю. Также можно заняться планированием дел на следующую неделю.
– Проводите встречи в режиме видеоконференции;
– Обязательно озвучивайте повестку встречи, что предстоит обсудить и зачем;
– Назначьте ответственного за встречу, который по итогу сформулирует так называемые “минуты встречи”, где будут зафиксированы решения и действия;
– Активно используйте функцию демонстрации экрана, это позволит участникам визуально воспринимать информацию и не упустить важные детали.
В 1С:Документообороте есть возможность проводить видео-конференции в системе взаимодействия.
4. Помогайте друг другу!
В команде очень важны взаимопомощь. Каждый сотрудник должен знать, что если он обратится к коллеге за помощью, то обязательно ее получит. Если к вам обратились за помощью – не отказывайте, постарайтесь максимально вникнуть в проблему и помочь ее решить. В режиме удаленной работы теряется визуальный контакт, поэтому если вы сами не напишете о своей проблеме, о ней никто не узнает.
5. Создавайте ежедневные отчеты.
В режиме удаленной работы многим может показаться, что сотрудники “бьют баклуши” вместо работы. И это объяснимо, людям сложно перестроиться с очного наблюдения на удаленный “занавес”. Для того, чтобы показать свои достижения, воспользуйтесь фиксацией трудозатрат и ежедневными отчетами о проделанной работе в 1С:Документооборот.
6. Держать руку на пульсе.
Руководитель ежедневно отслеживает работу отдела, ему необходимо оперативно реагировать на изменения и принимать управленческие решения. Следить за работой коллектива через статус-сообщения в чате или собирать воедино множество Excel-файлов с отчетами о трудозатратах неудобно и времязатратно. Воспользуйтесь протоколом организации работы в 1С:Документооборот.
В протоколе можно увидеть время работы сотрудника, наличие перегруза, направленность деятельности, отследить изменения в деятельности в офисе и на “удаленке”.
7. Поддержите неформальное общение.
Создайте чат для общения в непринужденной обстановке, иногда отправляйте в чат веселые мемы, интересные истории, ссылки на образовательные ресурсы или пишите мотивирующие фразы на каждый день.
8. Ускоряйте процесс с помощью голосовых вызовов.
Если процесс в переписке сильно затягивается, быстрее и удобнее будет решить вопрос голосом. Обсудите процесс и зафиксируйте все договоренности в файле. Направьте файл по электронной почте всей группе, либо в общий чат, либо создайте отдельную папку с файлами такого рода.
Но помните, что перед тем, как позвонить коллеге, необходимо убедиться, что вы его не отвлекаете. Как и в офисе, на “удаленке” человек может быть сильно загружен.
9. Обеспечьте работу в единой информационной среде.
В 1С:Документообороте есть все вышеперечисленные возможности для комфортной удаленной работы:
-Работа с отсутствиями
-Работа с календарями, личным и общим
-Удобная работа с мероприятиями
-Возможность создавать отчеты по трудозатратам, как ежедневные, так и еженедельные
-Протоколы работы сотрудников
-Общий реестр файлов с разграничением прав доступа
-Система взаимодействия с чатами, он-лайн видео-звонками
-Почтовый клиент, в котором могут быть общие и личные почтовые ящики
И помните, все новое сначала пугает. Но мы сами можем сделать новое удобным, дружелюбным и перспективным на долгие годы.