Содержание:
- 1. Что такое бизнес-процесс в программе 1С: Документооборот?
- 2. Процесс согласования документов и его виды
- 3. Способы рассмотрения документов в конфигурации 1С: Документооборот
- 4. Операции ознакомление и исполнение в системе 1С: Документооборот
- 5. Регистрация и Утверждение/Подписание документа в системе конфигурации 1С
- 6. Система автоматизации бизнес-процессов
- 7. Комплексные бизнес-процессы
- 8. Шаблоны бизнес-процесса в конфигурации 1С: Документооборот
- 9. Служба мониторинга процессов в программе 1С: Документооборот
Что такое бизнес-процесс в программе 1С: Документооборот?
Бизнес-процесс – набор взаимосвязанных действий или работ, имеющий своей целью произвести определенную услугу или продукт для потребителя.
Одно из основных назначений системы 1С: Документооборот – работа с бизнес-процессами, их настройка, регламентация, отслеживание исполнения. Вы сможете оценивать качество работы персонала, выстраивать иерархию процессов, определять последовательность действий выполняемых системой.
В конфигурации 1С: Документооборот существуют уже предустановленные бизнес-процессы, которые можно адаптировать под свои нужды, а также система позволяет создать с нуля и настроить под себя не предопределенные БП. Рассмотрим сначала предустановленные процессы подробнее.
Процесс согласования документов и его виды
Используется для согласования с ответственными лицами проектов внутренних и исходящих документов. Маршрутизация документа может производиться как между конкретными сотрудниками (указана фамилия), так и между ролями. Во втором случае задачу по согласованию может отработать сотрудник, имеющий указанную роль. Система допускает три результата обработки: Согласовано, Не согласовано и Согласовано с замечаниями. В случае получения отрицательного результата по согласованию, т.е. «Не согласовано», программа позволяет запустить задачу на повторное согласование после внесения запрошенных корректировок.
Проводиться согласование может:
- Последовательно – каждый следующий получает задачу на согласование только после отработки задачи предыдущим согласующим.
- Параллельно – все согласующие получают задачу на согласование одновременно.
- Последовательно-параллельная схема – используется оба варианта.
Итог выполнения согласования можно подписать ЭП.
Способы рассмотрения документов в конфигурации 1С: Документооборот
Используется для передачи ответственному лицу документа на рассмотрение и принятие по нему какого-либо решения. Чаще всего используется для 1С служебных записок. Рассмотреть документ допускается несколькими способами:
- Передать документ дальше с указанием списка лиц, которым необходимо ознакомиться с данной информацией и сроков, когда именно это нужно сделать.
- Передать документ дальше с указанием не только списка лиц и сроков, но и с описанием задач, которые еще необходимо выполнить адресатам на основе информации из передаваемого документа.
- Ввести текстовое описание процесса по результатам ознакомления. Информацию получит автор задачи «Рассмотрение».
После выполнения одного из этих трех действий документ получит статус «Рассмотрен». Принятая резолюция доступна к просмотру в карточке документа в 1С, а также ее допускается подписать ЭП.
Операции ознакомление и исполнение в системе 1С: Документооборот
Действие используют для передачи на ознакомление какое-либо информации конкретному адресату или группе адресатов, без необходимости получения от них какой-либо резолюции.
Операция используется для передачи конкретному адресату задачи или группе адресатов задачи, которая требует от получателей выполнения каких-либо действий. При необходимости можно указать допустимые сроки выполнения задачи (указывается общий по задаче или конкретный для каждого исполнителя), проверить результат работы, указать проверяющего.
Конфигурация 1С: документооборот позволяет передавать задачи на исполнение всем указанным в исполнителях задачи одновременно, последовательно – одному за другим, или параллельно-последовательно.
Если планируется передать задачу на исполнение только одному сотруднику, допускается использовать вариант Бизнес-процесса – «Поручение».
Регистрация и Утверждение/Подписание документа в системе конфигурации 1С
Присвоение регистрационного номера документу и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, то есть придания ему статуса официального документа.
Одна из основных операций любого бизнес-процесса. Используется для придания документу юридической силы.
Система автоматизации бизнес-процессов
С помощью программы 1С: Документооборот вы можете настроить последовательность действий бизнес-процесса, при получении того или иного внутреннего или входящего документа.
- Входящие – рассмотрение, исполнение/ознакомление, сохранение в базу-данных.
- Исходящие – согласование, утверждение/подписание, регистрация документов в 1С.
- Внутренних, исходящих – согласование, утверждение/подписание документов в 1С, регистрация, рассмотрение, исполнение/ознакомление, сохранение в базу-данных.
Для того, чтобы эта автоматизация «включалась», вам необходимо определить условие старта, связать вид документа и название бизнес-процесса, активировать чек-бокс «Запретить изменение процессов».
Комплексные бизнес-процессы
Бизнес-процессы индивидуальны в каждой компании. Некоторые из них сложные и не ложатся на стандартные схемы работы. В этом случае вам потребуется воспользоваться возможностью настройки комплексного бизнес-процесса в конфигурации 1С: Документооборот. В этом случае вы можете создать индивидуальные настройки и указать любое количество простых бизнес-процессов и условий маршрутизации. При этом система фиксирует действия всех задействованных в БП лиц и вы всегда сможете с ними ознакомиться в карточке задачи.
Шаблоны бизнес-процесса в конфигурации 1С: Документооборот
Если в своей работе вы часто работаете с одними и теми же документами и используете одни и те же переходы между действиями, с помощью шаблонов вы сможете заметно оптимизировать свою работу. Для любого типа БП мы можете задать шаблон бизнес-процесса и сохранить в нем последовательность регулярно выполняемых в системе действий.
Шаблон бизнес-процесса может содержать следующую информацию:
- Необходимые шаги или последовательность действий;
- Сроки;
- Исполнителей, контролеров, проверяющих;
- Предметы процесса;
- Описание выполняемых операций и их цели;
- Условия запуска процесса.
Служба мониторинга процессов в программе 1С: Документооборот
В конфигурации 1С: Документооборот есть предустановленная система служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более показатели по всем процессам, например:
- наличие просрочки и ее временное интервал;
- количество просроченных процессов;
- число циклов пересогласований;
- средние трудозатраты.
При росте или снижении показателей ниже порогового значения мы получите уведомление об этом на электронную почту, указанную в вашей карточке сотрудника в 1С.
Анапольская Марина,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”