1. Различие «Номенклатуры дел» и «Помещен в дело» в конфигурации 1С:Документооборот
В 1С:Документооборот 3.0 реквизиты «Номенклатура дел» и «Помещен в дело» используются для работы с документами в рамках делопроизводства, но имеют разные функции:
- «Номенклатура дел» – это справочник, который определяет, к какому делу потенциально может относиться документ. Он задается на уровне вида документа и используется для систематизации документов по определенным категориям.
Для чего используется?
- Классифицирует документы по делам организации.
- Позволяет систематизировать хранение и поиск документов.
- Упрощает процесс последующего помещения документа в дело.
- «Помещен в дело» – это фактический признак, который указывает, что документ уже включен в конкретное дело. Этот реквизит заполняется вручную или автоматически при помещении документа в дело.
Для чего используется?
- Показывает, что документ уже включен в дело и оформлен по правилам делопроизводства.
- Позволяет контролировать, какие документы хранятся в каких делах.
- Упрощает поиск документов в архиве.
Главное отличие состоит в том, что «Номенклатура дел» определяет возможную принадлежность документа к делу (как классификатор), а «Помещен в дело» – фиксирует факт включения документа в конкретное дело.
2. Работа с договорами в системе 1С:Документооборот
Пример:
У вас есть договор, который по номенклатуре должен храниться в разделе «Договоры с поставщиками». Пока он просто зарегистрирован, у него заполнен только реквизит «Номенклатура дел». Когда договор будет оформлен и помещен в конкретное дело (например, «Дело №15/2024»), заполнится реквизит «Помещен в дело».
Реквизит «Помещен в дело» становится доступным, если в разделе Настройка и администрирование → Настройка программы → Документы активирован флажок «Номенклатура дел» в блоке «Для бумажного документооборота использовать».
Если в карточке документа реквизит «Номенклатура дел» не заполнен, то при выборе значения в поле «Помещен в дело» отобразится полный список дел организации.
Если же «Номенклатура дел» указана, то в поле «Помещен в дело» можно будет выбрать только те дела, которые относятся к указанной номенклатуре.