Содержание:
Контроль объектов в 1С:Документооборот 8 – это механизм, который помогает отслеживать выполнение задач, движение документов и соблюдение регламентов.
1. Основные объекты контроля в системе 1С:Документооборот
- Документы
- Файлы
- Письма
- Задачи
- Проекты и бизнес-процессы
Для того, чтобы подключить возможность контролировать объект, необходимо в Общих настройках программы нажать флажок – Контроль объект
2. Виды контроля в конфигурации 1С:Документооборот
- Контроль поручений и задач.
- Проверка выполнения задач в срок
- Уведомления о просроченных поручениях
- Возможность добавления контролера
- Контроль исполнения документов
- Мониторинг статуса документа
- Настройка напоминаний
- Контроль согласования и исполнения
- Контроль бизнес-процессов
- Автоматическая маршрутизация
- Отчеты по ходу выполнения
- Возможность настройки прав доступа
3. Инструменты и методы контроля
- Мониторинг и отчеты
- Отчеты по просроченным задачам
- Анализ загруженности сотрудников
- Контрольные точки по проектам
- Напоминания и уведомления
- Автоматические уведомления в интерфейсе
- Уведомления на почту
- Настройки периодических напоминаний
- Гибкие настройки доступа
- Ограничения на просмотр и редактирование
- Разграничение прав для контролеров
- Назначение ответственных лиц
- Роль контролера
Контролер – это назначенный сотрудник, который:
- Следит за выполнением поручений и задач
- Получает отчеты о статусе исполнения
- Может продлевать сроки и пересматривать ответственных
После установки объекта на контроль в списке исполнителей появляется колонка «Проконтролировано», где можно фиксировать выполнение задач. Контролер отмечает флажками тех, кто завершил свою часть задач.
Для процессов, писем и задач также добавлена колонка «Состояние», в которой отображается актуальный статус объекта.
Гиперссылка рядом с каждым исполнителем указывает текущее состояние задачи или письма:
- При переходе по ссылке состояния процесса открывается карточка задачи исполнителя.
- Ссылка «Ответ получен» ведет к последнему письму в переписке.
- «Ответ не получен» открывает карточку контролируемого письма.
Объекты, которые поставлены на контроль отмечаются отдельным признаком в документе.
Функция уведомлений о контроле в 1С:Документооборот дает ряд преимуществ, которые помогают организовать работу эффективнее:
- Своевременное информирование. Контролеры и исполнители получают напоминания о приближении сроков. Исключается риск пропуска важных задач или документов.
- Минимизация просрочек. Уведомления о просроченных объектах позволяют оперативно реагировать на задержки. Контролеры могут быстро принять меры (продлить срок, изменить исполнителя и т. д.).
- Прозрачность процессов. Легко отслеживать, кто завершил свою часть работы. Можно видеть, какие задачи требуют вмешательства.
- Гибкость настроек. Возможность индивидуальной настройки уведомлений под конкретные потребности. Можно выбрать, за сколько дней до срока отправлять напоминания.
- Автоматизация контроля. Возможность индивидуальной настройки уведомлений под конкретные потребности. Можно выбрать, за сколько дней до срока отправлять напоминания.
После завершения работы над объектом и его проверки контролером в 1С: Документооборот необходимо снять объект с контроля. Для этого выполните следующие шаги:
- Откройте карточку объекта (документа, задачи и т. д.).
- В меню «Еще» выберите команду «Снять с контроля».
- В появившемся окне при необходимости укажите причину снятия с контроля.
- Подтвердите действие.
После снятия с контроля объект больше не будет отслеживаться, а в колонке «Проконтролировано» все отмеченные исполнители сохранятся как завершившие свою часть работы.