Содержание:
Справочник «Мероприятия» используется для учета, планирования и контроля различных событий, таких как встречи, совещания, тренинги, презентации и другие задачи. Этот инструмент помогает организовать рабочие процессы и повысить эффективность командной работы.
1. Основные возможности справочника «Мероприятия»
- Хранение информации о мероприятиях.
В справочнике хранятся данные о запланированных и проведенных мероприятиях, включая их даты, темы, участников и результаты.
- Планирование и контроль.
Мероприятия можно связывать с проектами, задачами или документами, чтобы видеть их взаимосвязь и влияние на рабочие процессы.
- Работа с участниками.
В карточке мероприятия указываются организаторы и приглашенные участники. Это позволяет отслеживать вовлеченность сотрудников и формировать списки приглашенных.
- Напоминания и уведомления.
Система может автоматически напоминать о приближающихся мероприятиях, чтобы участники не пропустили важные события.
- Шаблоны мероприятий.
Для типовых мероприятий можно создавать шаблоны, чтобы ускорить процесс их планирования.
2. Основные реквизиты карточки мероприятия
- Название мероприятия.
Краткое и информативное название (например, «Совещание по проекту А»).
- Дата и время.
Указывается планируемая дата и время проведения мероприятия.
- Место проведения.
Можно указать конкретное место (например, переговорная комната или адрес).
- Тип мероприятия.
Выбор из предустановленных типов (совещание, встреча, тренинг и т. д.) или добавление собственного.
- Организатор.
Сотрудник или подразделение, ответственные за проведение мероприятия.
- Участники.
Список сотрудников, приглашенных на мероприятие.
- Описание.
Подробная информация о цели, повестке и ожидаемых результатах мероприятия.
- Связанные объекты.
Можно указать связь с проектами, задачами, документами или другими элементами системы.
3. Функционал учета мероприятий в конфигурации 1С:Документооборот
Справочник “Мероприятия” по умолчанию открывается в режиме списка, однако этот режим можно изменить в настройках. Состояние мероприятий отображается с помощью цветовых обозначений:
- Зеленый — мероприятия, находящиеся в стадии подготовки.
- Красный — мероприятия, которые еще готовятся, но срок их начала уже истек.
- Без цвета — завершенные мероприятия.
- Серый — отмененные мероприятия.
Использование справочника позволяет значительно сократить время на подготовку мероприятий, упростить подбор участников и отправку уведомлений, а также обеспечить учет и контроль выполнения принятых решений.
Включение учета мероприятий.
Функционал учета мероприятий по умолчанию отключен и активируется администратором. Для этого в разделе Настройка → Настройка программы → Общие необходимо установить флажок «Мероприятия».
Работа с личными мероприятиями.
Для удобства пользователей предусмотрено окно «Мои мероприятия», где отображаются все мероприятия, в которых участвует текущий сотрудник. Это окно можно открыть через меню разделов: Совместная работа → Рабочий стол → Мои мероприятия.
4. Виды мероприятий в программе 1С:Документооборот 8
Мероприятия можно разделить на два вида:
- Протокольные — подразумевают создание протокола с фиксированием принятых решений.
- Не протокольные — не требуют оформления протокола.
Настройкой видов мероприятий занимается сотрудник, ответственный за нормативно-справочную информацию.
В системе можно учитывать мероприятия, организуемые контрагентами. При создании таких мероприятий все необходимые реквизиты и связи (например, с контрагентом, договором или проектом) устанавливаются автоматически, что упрощает работу.
5. Жизненный цикл мероприятия
В 1С: Документооборот 8 жизненный цикл мероприятия включает следующие этапы:
- Подготовка
- Планирование участников, места и времени проведения.
- Создание и оформление программы мероприятия.
- Согласование места и времени.
- Подготовка необходимых материалов.
- Рассылка материалов участникам.
- Проведение
- Фиксация присутствующих и отсутствующих участников.
- Запись принятых решений.
- Оформление протокола
- Создание проекта протокола.
- Согласование текста протокола с ответственными лицами.
- Утверждение протокола.
- Исполнение решений
- Контроль выполнения решений, принятых в рамках мероприятия.
- Анализ мероприятий
- Оценка результатов мероприятия.
- Анализ выполнения решений и общего качества организации.
Использование полного цикла управления мероприятиями помогает эффективно организовывать рабочие процессы и улучшать внутренние и внешние коммуникации.
Справочник “Мероприятия” в 1С:Документооборот 8 — это удобный инструмент для планирования и контроля событий. Он помогает упорядочить рабочие процессы, повысить прозрачность мероприятий и вовлеченность сотрудников. Используйте его для оптимизации совместной работы и достижения поставленных целей.