Дорожная карта к эффективности и оптимизации учета использования рабочего времени в 1С: Документооборот версии 3.0

• Экономия рабочего времени: Забыли создать ежедневный отчет? Не проблема! При заполнении еженедельного отчета вы можете легко добавить информацию за пропущенные дни, не создавая отдельные отчеты. Просто перейдите по соответствующей ссылке и внесите данные. Эта функция значительно упрощает процесс учета и позволяет сэкономить время, которое можно потратить на более продуктивные задачи.

Ежедневные отчеты:

• Доступ к вашим отчетам: Откройте раздел «Учет рабочего времени» и выберите команду «Мои ежедневные отчеты».
• Создание нового отчета: Нажмите кнопку «Создать» (Ins) на панели действий списка «Мои отчеты».
• Заполнение отчета: Укажите время начала и окончания рабочего дня, а также перечислите виды работ и их продолжительность. Подробное описание задач позволяет вам детально анализировать свою рабочую активность и выявлять области для оптимизации.
• Автоматическое заполнение данных: Если вы уже вводили трудозатраты с помощью кнопок «Указать трудозатраты» или «Хронометраж», информация автоматически отобразится в отчете. Это удобно, когда вам нужно быстро заполнить отчет, а информация о затраченном времени уже была внесена ранее.

Заполнение списка выполненных работ:

• Способ 1 (по умолчанию): Укажите точное время начала и окончания каждой работы. Этот способ позволяет точно отследить время, затраченное на каждую задачу, и дает более детальную картину вашей работы.
• Способ 2: Укажите итоговую продолжительность каждой работы. Этот способ удобен, когда вам необходимо быстро ввести информацию о выполненных задачах, и точное время начала и окончания не имеет решающего значения.
• Выбор варианта: Вы можете выбрать предпочитаемый способ в персональных настройках: «Настройка – Персональные настройки – Учет времени – Способ указания времени». Выбирайте тот способ, который удобен именно вам, и который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Дополнительные функции:

• Работы после полуночи: Вы можете вводить работы после полуночи (23:00 – 01:00, 01:00 – 02:00) в тот же день, без необходимости переходить в отчет следующего дня. Эта функция особенно удобна для тех, кто работает в ночные смены или чья работа не привязана к стандартному рабочему дню.
• Напоминания: Программа может напоминать о необходимости указывать трудозатраты при выполнении задач. Включите настройку «Добавлять работу в ежедневный отчет при выполнении задач» (раздел «Настройка – Персональные настройки – Учет времени»). Напоминания помогают вам не забывать своевременно заполнять отчеты, что особенно важно для точного анализа вашей работы.
• Основной вид выполняемых работ: В персональных настройках можно указать основной вид работ, который будет использоваться по умолчанию при добавлении новых работ. Эта функция позволяет вам быстро добавлять новые записи, экономя время и упрощая процесс заполнения отчетов.

2. Справочник «Виды работ»

• Справочник заполняется ответственным за НСИ при подготовке программы к работе. Подробности смотрите в разделе «Настройка видов работ». Справочник «Виды работ» позволяет систематизировать информацию о выполняемых задачах, делая ее более доступной для анализа и планирования.

Просмотр отчетов:

• Отображение данных: В ежедневных отчетах отображается общее время и рабочее время.

• Удобство добавления работ: Используйте команду «Подобрать работы» для быстрого добавления работ из списка недавно использованных. Эта функция ускоряет процесс заполнения отчетов, позволяя вам быстро добавить уже используемые задачи.

• Рекомендации: Используйте одинаковые названия работ для разных дней, чтобы упростить поиск и анализ. Единая терминология облегчает анализ данных и позволяет получать более точные результаты.

Контроль за подчиненными:

• Доступ к отчетам сотрудников: Руководители могут просматривать отчеты подчиненных через команду «Отчеты подчиненных» в разделе «Учет рабочего времени». Эта функция позволяет руководителям контролировать работу сотрудников и своевременно выявлять проблемы.

• Визуализация проблем: Отчеты, где суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня, выделяются красным цветом. Это позволяет сразу заметить несоответствия и оперативно разобраться в причинах.

Дополнительные отчеты:

• Отчет «Затраты времени»: Этот отчет (раздел «Отчеты» – «Учет рабочего времени») предоставляет информацию о затратах рабочего времени по видам работ, подразделениям и самым затратным видам работ на предприятии. Анализ этих данных позволяет оптимизировать рабочие процессы, распределить ресурсы более эффективно и сократить излишние затраты.

Отчеты подчиненных:

• Просмотр отчетов: В списке «Отчеты подчиненных» вы можете увидеть отчеты сотрудников, узнать, кто забыл заполнить отчет, кто соответствует норме по графику времени, и кто перерабатывает. Эта информация позволяет вам своевременно отмечать успехи сотрудников и помогать тем, кто испытывает трудности.

• Отображение отсутствий: В списке отображаются отсутствия сотрудников, чтобы не создавать путаницы с отсутствием отчета.

• Просмотр отчетов за несколько дней: Вы можете просмотреть отчеты одного сотрудника за несколько дней. Эта возможность позволяет вам анализировать работу сотрудников в динамике и получать более полную картину их деятельности.

В целом, система обеспечивает точный учет рабочего времени и предоставляет инструменты для глубокой аналитики, что позволяет контролировать рабочие процессы, повышать эффективность, оптимизировать ресурсы и принимать более обоснованные решения.