Организация работы документооборота и использование электронной цифровой подписи
Ведение и оформление документации связано с деятельностью любой организации .
Создание, проверки на соответствие стандартам и риски, утверждение, подписание, перемещение и хранения документов – кропотливый и трудоемкий процесс. Процесс электронного документооборота и его организация часто недооценивается, так как фактически они выполняют обслуживающую функцию и сами по себе ценности не создают. В то же время некорректное ведение и оформление документации чревато серьезными финансовыми рисками – проверками и штрафными санкциями со стороны контролирующих органов, неисполнением партнерами договорных обязательств, репутационными рисками.
Ресурсы, затраты которых требует организация работы документооборота помогает в разы сократить использование систем Электронного Документооборота (ЭДО).
ЭДО – это обмен юридически значимыми документами с партнерами.
Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) придает документам юридическую значимость. Действия с ЭЦП в 1С 8.3 строго регламентированы законом 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Существует возможность обмена, где используется произвольная форма документа (например Счета, коммерческие предложения, договора)и формализованные документы (УПД, ТОРГ 12, Акты выполненных работ и т.д. ).
Операторы ЭДО
Операторы ЭДО служат «Курьерами» доставки документов и не отвечает за перемещение «Посылки» от отправителя к получателю.
Один из самых распространенных сервисов по организации сервиса « Ведение электронной документации » заложен в типовой функционал основных конфигураций программных продуктов 1С.
Ниже изображен пример пользовательского интерфейса ЭДО на примере интегрированного в типовой функционал программных продуктов 1С сервиса ЭДО.
Во время настройки пользователю доступны для выбора следующие операторы ЭДО : Такском, Калуга-Астрал, ЭДО. До момента подключения стоит изучить предложения нескольких операторов, что бы осуществить выбор.
Функции и возможности, которыми дополнен сервис Электронного Документооборота в 1С
Сервис Электронного Документооборота в 1С позволяет не только отправлять и получать документы, но и дополнен рядом функций, упрощающих задачи пользователей:
- создавать ЭД из документов базы 1С;
- использовать для быстрого поиска документов например при подготовке ответа для ФНС отборы и фильтры.
- подписывать ЭД несколькими сотрудниками;
- пользоваться «Архивом ЭДО» для хранения ЭД;
- работать по принципу одного окна со всеми ЭД ( в «Текущих делах ЭДО»);
- отправлять и получать ЭД при этом осуществляя проверку подписи;
- использовать сопоставление номенклатуры с номенклатурой своего контрагента автоматически;
- формировать документы учета на основании входящих электронных документов автоматически;
- создавать корректировочные документы или аннулировать;
Возможности Сервиса ЭДО 1С 8 для абонентов предоставляются при условии соблюдения лицензионной политики 1С, при этом договор ИТС 1С уже включает лимит на отправку пакетов документов (100 пакетов при ИТС Проф и 50 пакетов при ИТС Техно). Для пользователей программных продуктов 1С базовой версии существует тариф СтартЭДО, включающий 20 пакетов на отправку электронных документов ежемесячно.
Входящие ЭД подписываются пользователем без оплаты.
Основное правило, которое следует помнить – ЭДО использует ЭЦП в 1С 8.3 , которая заменяет рукописную подпись и ответственность за ее сохранность несет владелец, это необходимо учитывать при организации защиты данных при работе с программами.