Эффективный документооборот.
Давайте определимся, что такое эффективный документооборот.
Это совокупность мероприятий, которая упрощает и формализирует работу сотрудников предприятия, экономит ресурсы предприятия, ускоряет процессы принятия решений по текущим вопросам на предприятии и т.д.
Как оптимизировать документооборот в организации, чтобы в итоге он стал эффективен?
Мероприятия по оптимизации документооборота в организации и сокращению его объема можно разделить на группы: технические мероприятия и организационные.
К организационным мероприятиям оптимизации электронного документооборота можно отнести такие как:
- Анализ функций, задач и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой активности (бизнес-процессов), и их документационного обеспечения;
- Оптимизация правовой регламентации ДОУ (разработка инструкций по работе с документооборотом для пользователей; регламентов работы с документооборотом, должностных инструкций работникам и других нормативных правовых актов по работе с документами в организации и т. д.);
- Необходимо грамотное распределение ответственности руководителей организации и работников при работе с документами; контроль за исполнительской дисциплиной;
- Постоянное совершенствование работы с персоналом (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала и т.д.).
К техническим мероприятиям эффективной организации документооборота 1С можно отнести:
- Своевременное выявление и обеспечение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
- Внедрение и работу с информационными технологиями в документообороте.
Жизненный цикл документа
Понятие “жизненный цикл документа” применительно к электронным документам — это последовательность событий, которые сопровождают создание и использование электронного документа в базе данных.
В 1С Документооборот реализованы несколько видов организационно – распорядительных документов: входящие, исходящие и внутренние документы. Рассмотрим стадии “жизненного цикла документов” каждого из описанных выше .
Привожу здесь общие примеры “жизненных циклов”, поскольку иногда возникает необходимость подкорректировать время и порядок маршрута документов.
Внутренний документ и его “жизненный цикл”
- Создание документа.
- Согласование документа.
- Утверждение документа.
- Регистрация документа.
- Исполнение.
- Списание в дело.
Входящий документ и его “жизненный цикл”
- Прием и первичная обработка
- Регистрация.
- Рассмотрение руководителем.
- Исполнение.
- Списание в дело.
Исходящий документ и его “жизненный цикл”
- Создание проекта документа.
- Согласование проекта документа.
- Утверждение проекта документа.
- Регистрация документа.
- Отправка документа.
- Списание в дело.
Как видим, некоторые этапы “жизненного цикла документа” идентичны.
Создание документа — это заполнение необходимых реквизитов во вновь созданном документе, добавление файлов, добавление виз согласующих лиц и сохранение документа в соответствующих журналах документов.
Согласование документа – процесс согласование направляет согласующему лицу задачу на согласование. Результатом выполнения является виза согласующего лица, с комментариями, если возникла необходимость. Находится виза на закладке Визы в карточке документа.
Утверждение документа – это когда процесс утверждения направляет задачу утверждающему лицу на утверждение документа. Результатом выполнения задачи является электронная подпись подписанта.
Регистрация документа – процесс регистрации направляет задачу на регистрацию автору документа или лицу\роли, отвечающему за регистрацию документов в организации. Регистрационный номер может присваиваться автоматически или вручную.