Как настроить автоматическую нумерацию документов в программе 1С:Документооборот

Как настроить автоматическую нумерацию документов в программе 1С:Документооборот

Содержание:

Автоматическая нумерация документов — это один из инструментов, упрощающих управление документооборотом. Она позволяет исключить ошибки при вводе номеров вручную, упрощает поиск и делает документы более упорядоченными. В 1С:Документооборот настроить такую функциональность можно быстро и гибко, под потребности конкретной компании.

В этой статье мы разберём, как работает автоматическая нумерация в системе, зачем её использовать и как правильно её настроить.

1

1. Зачем нужна автоматическая нумерация при работе в системе 1С:Документооборот

Ручной ввод номеров документов может привести к следующим проблемам:

  • Повторение номеров (дублирование).
  • Нарушение последовательности.
  • Ошибки из-за человеческого фактора.

Автоматическая нумерация решает эти задачи:

  1. Экономия времени. Номер присваивается автоматически при создании документа.
  2. Упрощение поиска. Уникальные и логичные номера помогают быстро найти нужный документ.
  3. Соответствие стандартам. Настроенные правила позволяют соблюдать внутренние регламенты компании.
2

2. Как работает автоматическая нумерация в системе программ 1С:Предприятие.Документооборот

Система создаёт уникальные номера на основании заданных правил. Эти правила включают:

  • Маску нумерации. Например, ДОГ-2024-0001 или АКТ-01/12/2024.
  • Последовательность. Номер увеличивается на единицу при создании каждого нового документа.
  • Учитываемые параметры. Например, год, месяц, тип документа или подразделение.
3

3. Настройка автоматической нумерации в конфигурации программы 1С:Документооборот

  • Выбор типа документа
  • Перейдите в раздел НСИ.
  • Откройте справочник видов документов.
  • Выберите нужный тип документа.
  • Включение автоматической нумерации
  • В настройках вида документа найдите поле «Нумерация».
  • Установите флаг «Автоматическая нумерация».
  • Настройка отдельной нумерации для подразделений

Если в вашей компании документы разных подразделений нумеруются отдельно:

  1. Перейдите в настройки разделения нумерации.
  2. Укажите параметр, по которому она будет разделена (например, подразделение).
  3. Проверка настроек

Создайте тестовый документ для проверки, как присваивается номер. Если настройки корректны, номер будет сформирован в соответствии с заданной маской.

4. Примеры настройки при работе с конфигурацией 1С:Документооборот

Пример 1: Нумерация договоров

Маска: ДОГ-{ГГГГ}-{НННН}

  • Договоры нумеруются в пределах года.
  • Пример номера: ДОГ-2024-0001.

Пример 2: Нумерация актов

Маска: АКТ-{ММ}/{ГГ}-{ННН}

  • Акты нумеруются в пределах месяца.
  • Пример номера: АКТ-12/24-001.

Пример 3: Нумерация приказов с учётом подразделений

Маска: ПР-{Подразделение}-{ГГ}-{ННН}

  • Приказы нумеруются отдельно для каждого подразделения.
  • Пример номера: ПР-ОТДЕЛ1-2024-001.

5. Советы по настройке

  1. Используйте понятные маски. Формат номера должен быть легко читаемым и логичным.
  2. Разделяйте последовательности. Для разных типов документов создавайте отдельные последовательности.
  3. Не перегружайте номер. Слишком длинные номера неудобны в использовании.
  4. Регулярно проверяйте настройки. Убедитесь, что система не создаёт дубликаты и работает корректно.

6. Преимущества автоматической нумерации при использовании платформы 1С:Документооборот

  1. Снижение рисков ошибок. Исключение ручного ввода минимизирует ошибки.
  2. Единообразие. Все документы имеют стандартный формат номеров.
  3. Простота внедрения. Настройка занимает минимум времени и не требует глубоких технических знаний.
  4. Повышение скорости работы. Автоматизация позволяет создавать документы быстрее.

Автоматическая нумерация документов в 1С:Документооборот — это простой и эффективный инструмент для упрощения работы с документами. Настроив её один раз, вы сэкономите время сотрудников, повысите точность ведения документооборота и обеспечите соответствие внутренним стандартам компании.

Используйте гибкие возможности настройки системы, чтобы адаптировать её под ваши потребности, и ваша работа станет ещё удобнее и эффективнее.