Содержание:
Интеграция решений 1C:Документооборот и 1C:Архив позволяет создать единое пространство для управления электронными документами, обеспечивая их долгосрочное хранение и упрощая процессы архивации. Это особенно важно для организаций, которые обязаны соблюдать требования законодательства о сохранении документов в электронном виде. Ниже рассмотрим этапы настройки интеграции 1C и ключевые преимущества такого взаимодействия.
1. Особенности решений 1C:Документооборот и 1C:Архив
1C:Документооборот — это инструмент для автоматизации документооборота внутри компании. Он позволяет создавать, согласовывать, отправлять и хранить документы, а также отслеживать их статус. Однако срок хранения документов в этой системе ограничен 10 годами. Для долгосрочного (более 10 лет) и юридически значимого хранения используется 1C:Архив — решение, предназначенное для централизованного управления архивными фондами.
Интеграция этих продуктов позволяет:
- Автоматически передавать документы из Документооборота в Архив;
- Сохранять полный жизненный цикл документа — от создания до утилизации;
- Упрощать поиск и классификацию архивных данных благодаря гибкой системе категорий, папок и тегов.
2. Этапы настройки интеграции 1C
- Подготовка инфраструктуры
Перед началом интеграции необходимо убедиться, что:
- Установлены актуальные версии 1С:Документооборот 3.0 и 1C:Архив;
- Настроено сетевое взаимодействие между серверами, где размещены системы;
- Определен каталог для хранения архивных данных в 1C:Архив.
- Настройка подключения к базе 1С:Архив
В интерфейсе 1C:Документооборот перейдите в раздел Настройки → Настройки программы → Интеграция с 1C:Архив. Здесь требуется указать параметры подключения:
- Адрес сервера базы данных 1C:Архив;
- Имя информационной базы;
- Учетные данные для авторизации (логин/пароль).
После сохранения настроек система проверит соединение. Если ошибок нет, можно приступать к следующему этапу.
- Настройка правил передачи документов
Для автоматизации процесса архивации рекомендуется создать правила, которые определяют, какие документы и при каких условиях будут передаваться в 1C:Архив. Например:
- Передача документов по истечении срока активного использования (например, после завершения контракта);
- Фильтрация по типам документов (договоры, акты, накладные).
Правила создаются в разделе Администрирование → Правила интеграции. Здесь же можно настроить автоматическое заполнение реквизитов архивного дела, таких как инвентарный номер, срок хранения и метки доступа.
- Ручная и автоматическая передача документов
Для тестирования интеграции рекомендуется сначала выполнить ручную передачу документов. В разделе Документы → Передача дел в архив выберите нужные записи и нажмите «Выгрузить». Система отправит данные в 1C:Архив, где они будут доступны в соответствующем каталоге.
Для автоматической передачи активируйте фоновый процесс, который будет периодически проверять выполнение правил. Настройки расписания доступны в разделе Настройки → Расписание задач.
- Настройка структуры архива
В 1C:Архив важно организовать логическую структуру хранения. Это можно сделать через:
- Создание категорий (например, «Договоры», «Финансовые документы»);
- Добавление подпапок и тегов для группировки записей;
- Установку политик утилизации (например, автоматическое удаление документов по истечении срока хранения).
Структура архива должна соответствовать внутренним нормативным документам компании и требованиям законодательства.
3. Преимущества интеграции
- Централизованное хранение данных. Все документы, созданные в 1С:Документооборот, сохраняются в 1C:Архив, исключая риск их потери.
- Юридическая значимость. 1C:Архив соответствует требованиям ФЗ-63, обеспечивая подлинность и неизменность хранимых данных.
- Экономия времени. Автоматизация процессов архивации сокращает трудозатраты сотрудников на 30–50%.
- Гибкость управления. Возможность настройки правил интеграции под конкретные бизнес-процессы.
4. Частые ошибки при интеграции программы 1С:Документооборот с 1C:Архив и их решение
- Проблемы с подключением к базе: Проверьте сетевые настройки и учетные данные. Убедитесь, что служба 1С:Предприятие запущена на сервере архива.
- Некорректное отображение данных: Обновите версии конфигураций обеих систем до последних релизов.
- Сбои в автоматической передаче: Проверьте логи задач в разделе Журнал событий и скорректируйте правила фильтрации.
Интеграция 1C:Документооборот и 1C:Архив — это эффективный способ оптимизации документооборота и обеспечения соответствия требованиям законодательства. Настройка занимает всего несколько часов, но результатом станет надежная система управления документами, которая сократит административные издержки и повысит прозрачность бизнес-процессов.