Как настроить нумераторы документов в конфигурации 1С: Документооборот редакция 3.0?
Содержание:
- 1. Настройка и работа с нумераторами документов в конфигурации базы 1С: Документооборот
- 2. Нумерация по тематикам документов
- 3. Независимая нумерация в системе конфигурации 1С
- 4. Независимая нумерация по связанному документу в системе программы 1С
- 5. Повторное использование регистрационных номеров документов в конфигурации системы 1С: Предприятие Документооборот
- 6. Временные номера документов в системе 1С: Документооборот 3.0
1. Настройка и работа с нумераторами документов в конфигурации базы 1С: Документооборот
Во время регистрации документа в программе 1С: Документооборот 3.0 ему присваивается уникальный номер документа по формату, заранее определенному правилами ведения делопроизводства. В программе 1С: Документооборот 3.0 возможно реализовать любой подход к нумерации документов в 1С. Выделяют 2 подхода: отдельный нумератор по видам документов, либо единый нумератор для группы видов документов. Также нумерация может быть независимой, например, по организации, или подразделению, а также есть возможность использовать индексы организаций, контрагентов и т.д.
Настроить правила нумерации документов можно в справочнике «Нумераторы». Открыть его можно из раздела «НСИ».
По умолчанию в программе уже существуют преднастроенные нумераторы документов, которые назначаются виду документа при его создании. Такие нумераторы документов можно редактировать.
Если вам необходим новый нумератор документа, то нажмите на кнопку «Создать», затем заполните поля «Наименование» и «Периодичность», а затем перейдите на закладку «Формат номера» и выберите поля, которые должны отображаться.
В шаблон нумератора документа могут быть включены различные поля, выделенные квадратными скобками, а также различные разделители. Все, что находится в квадратных скобках, добавляется только в случае, если добавлено поле, указанное в них.
В рег. номер возможно добавить индекс сотрудника, ответственного за документ. При добавлении индекса в нумератор документа в карточке сотрудника в 1С появится поле «Индекс нумерации», где вы сами задаете нужное значение. Например, по первым буквам инициалов сотрудника. Для большого количества индексов предусмотрен справочник «Индексы нумерации».
После того, как выполнены основные настройки системы, нумератор документа должен быть назначен виду документа. Для этого можно воспользоваться закладкой «Действует для» в карточке нумератора, либо в настройке вида документа на закладке «Нумерация».
И, наоборот, если одному виду документа необходимо присвоить несколько нумераторов – настройку удобнее провести в карточке вида документа.
Нумератор документа можно назначить не только виду документа, но и организации, вопросу деятельности, контрагенту или проекту
2. Нумерация по тематикам документов
В программе 1С: Документооборот 3.0 появились тематики документов, а соответственно, это изменение отразилось и на нумераторах документов.
Для тематик можно настраивать различные шаблоны нумераторов документов, даже если вид документа нумеруется сквозным нумератором. Например, вид документа «Счет» с тематиками «Клининг» и «Аренда офиса». Нумераторы могут быть разные, например, «Сч-123-Клин» и «Сч-123-АрендаОф». При этом сквозная нумерация сохранится для всех документов с видом «Счет».
3. Независимая нумерация в системе конфигурации 1С
Независимая нумерация может быть в разрезе организации, подразделения, проекта и т.п. Разрезы указываются на одноименной закладке, а затем необходимо выбрать поля, которые будут отображаться, на закладке «Формат номера».
При использовании независимой нумерации по организации документ будет иметь сквозную нумерацию в рамках каждой организации, но одинаковый шаблон нумератора.
4. Независимая нумерация по связанному документу в системе программы 1С
Документы могут нумероваться независимо в разрезе связанного документа 1С. Например, если вводится договор, а после регистрируются приложения к этому договору, то приложения могут иметь сквозную нумерацию в рамках одного договора.
Для настройки нумерации в 1С перейдите в настройках нумератора документа на закладку «Независимая нумерация», установите разрез «По связанному документу», после чего в открывшемся окне укажите необходимый тип связи.
В программе 1С: Документооборот 3.0 появилась возможность присваивать индексы объектам системы 1С для использования их в нумераторах документов.
Если вы решите использовать индексы нумерации, то заполните их для каждого используемого справочника.
Чтобы добавить новый индекс, нажмите на кнопку «Создать», выберите вид объекта, затем введите значение индекса.
Если в системе появился хотя бы один нумератор документа, использующий индекс объекта, тогда в карточке этого объекта появится поле «Индекс».
5. Повторное использование регистрационных номеров документов в конфигурации системы 1С: Предприятие Документооборот
Если вы отредактировали номер документа вручную, то освободившийся номер можно использовать повторно. В карточке нумератора документа теперь есть признак «Использовать пропущенные номера». Настройка не доступна для временных номеров
Если признак установлен, то программа запоминает, что предыдущий номер не использован, и предложит его к выбору для следующего документа.
6. Временные номера документов в системе 1С: Документооборот 3.0
В программе 1С: Документооборот 3.0 появились временные номера, которые создаются при создании нового документа. Он также формируется при помощи нумераторов документов со всеми их настройками и функциями.
В необходимых видах документов укажите признак «Использовать временные номера», а затем настройте нумераторы документов.
В документе временные номера выглядят так:
