Содержание:
Эффективное управление архивом документов — это важная задача для любой компании, которая стремится поддерживать порядок и доступность данных. Система 1С:Документооборот предоставляет удобные инструменты для организации электронного архива, что позволяет избавиться от бумажной волокиты и минимизировать риски потери данных.
Преимущества электронного архива:
- Удобство хранения. Все документы сохраняются в электронном виде, что исключает необходимость в громоздких бумажных архивах.
- Быстрый поиск. Система позволяет находить нужные документы по ключевым словам, типу, дате или автору.
- Безопасность. Электронный архив защищён настройками прав доступа и автоматическим резервным копированием.
- Снижение затрат. Отсутствие расходов на бумагу, печать и физическое хранение документов.
1. Основные этапы организации архива в программе 1С:Документооборот
- Создание структуры хранения
Для удобства работы с архивом важно разработать понятную структуру:
- Разделить документы по типам (договоры, акты, приказы и т.д.).
- Ввести подкатегории, например, по проектам, подразделениям или контрагентам.
В 1С:Документооборот это реализуется через настройку справочников и папок для хранения.
- Настройка карточек документов
Каждый документ в архиве сопровождается карточкой, где указываются основные реквизиты:
- Тип документа.
- Номер и дата.
- Ответственный сотрудник.
- Привязка к задачам, проектам или контрагентам.
Это упрощает поиск и позволяет быстро получать информацию.
- Определение правил хранения
Настройте сроки хранения документов в зависимости от их типа. Например:
- Финансовые документы хранятся 5 лет.
- Внутренние приказы — 3 года.
В системе можно автоматизировать удаление или перенос документов после истечения срока их хранения.
- Организация доступа
Для защиты данных важно разграничить права доступа. С помощью 1С:Документооборот можно настроить:
- Доступ к документам только для определённых сотрудников или отделов.
- Ограничения на редактирование, просмотр или удаление.
- Цифровизация бумажных документов
Для переноса архивных бумажных документов в систему используйте функцию добавления сканов. Важно:
- Назначить ответственного за сканирование.
- Привязать сканы к соответствующим карточкам документов.
2. Инструменты архива документов в конфигурации 1С:Документооборот
Использование фильтров и поиска
Система позволяет быстро находить нужные документы с помощью:
- Фильтров по дате, номеру, типу или ответственному лицу.
- Полнотекстового поиска, который находит информацию даже в содержимом документов.
Резервное копирование и безопасность
Для предотвращения потери данных система автоматически создаёт резервные копии архива. Кроме того, поддерживается интеграция с внешними хранилищами данных, что позволяет увеличить надёжность хранения.
Организация электронного архива в 1С:Документооборот упрощает управление документами, ускоряет доступ к информации и повышает общую эффективность компании. Благодаря удобным инструментам системы можно настроить архив под потребности бизнеса, обеспечив порядок и сохранность данных.
Начните с разработки структуры и правил хранения, а затем адаптируйте систему под свои задачи — результатом станет удобный и надёжный инструмент для управления документами.