1. Что такое внутренние документы в системе 1С: Документооборот
Внутренние документы РФ в системе 1С: Документооборот – это документы, которые создаются и используются исключительно организацией исключительно для внутреннего обмена информацией.
2. Виды внутренних документов организации
В системе 1С: Документооборот применяется несколько видов таких документов, которые могут обрабатываться в системе, в том числе:
- Служебная записка – используется для передачи информации между сотрудниками организации. Она может содержать различные сведения, включая просьбу о выполнении определенной работы, уведомление о проведении совещания или инструкцию по выполнению определенных задач.
- Приказ – содержит официальное распоряжение от руководства организации. Его направляют на выполнение определенных действий со стороны сотрудников. В приказе могут содержаться указания по изменению рабочего графика, переводу на другую должность, назначению премий и т.д.
- Распоряжение – применяется для управления работой организации и содержит указания руководства по выполнению определенных задач. Оно может направляться на изменение порядка работы, перераспределение обязанностей между сотрудниками, утверждение бюджета и т.д.
- Протокол совещания – создается в результате проведения совещания и содержит информацию о его результате. В протоколе могут быть указаны решения, принятые на совещании, распределение обязанностей между сотрудниками, сроки выполнения работ и т.д.
- Доклад – содержит информацию по проведенным исследованиям или анализе определенной ситуации. Он может быть направлен на рассмотрение руководства организации для принятия решений.
- Отчеты и справки – включают информацию о работе организации за определенный период времени, а также о состоянии ее финансового и экономического положения.
- Инструкции и руководства – содержит рекомендации по выполнению определенных видов работ, правила и положения, регулирующие деятельность компании.
3. Настройка внутренних документов в программе 1С: Документооборот
Для того, чтобы такие документы отображались в системе, необходимо перед началом работы произвести определенную настройку, а именно – проставить флажок у пункта «Виды внутренних документов» в подразделе «Для электронного документооборота использовать» в общих настройках работы с документами.
После этого в разделе «НСИ» в подразделе «Виды документов» станет доступен справочник с соответствующими документами.
Также все документы, в том числе для внутреннего использования, отображаются в разделе «Документы».
Классификация видов внутренних документов в системе 1С: Документооборот может дополняться или изменяться в соответствии с потребностями конкретной организации. Для удобства применения в работе той или иной информации в справочнике «Виды внутренних документов» можно создавать не только новые документы, но и их группы:
- организационно-правовые,
- распорядительные,
- информационно-справочные,
- финансово-бухгалтерские,
- договоры,
- документация по трудовым отношениям,
- личные.
Для этого потребуется нажать на надлежащую кнопку и заполнить форму, указав наименование группы, непосредственно саму группу, вписать комментарий, если нужно. Также при необходимости можно поставить флажок у строки «Включить в реестры».
Для создания нового документа следует кликнуть на кнопку «Создать». В блоке «Основное» отмечаются нужные строки, например, «Учитывать срок действия», «Является договором» или «Использовать важность».
Если нужно добавить какие-то свойства, которых нет в перечне, можно использовать ссылку «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
По этой ссылке открывается окно с дополнительными реквизитами, где можно выбирать реквизиты из списка или же создавать новые по кнопке «Добавить».
В появившемся окне задается наименование, выбирается тип значения из выпадающего списка (по умолчанию установлен «Дополнительное значение»).
Для других настроек вида документа используются другие блоки: «Нумерация», «Настройка обработки», «Роли файлов», «Создание документов».
Классификация видов внутренних документов в системе 1С: Документооборот позволяет упорядочить процесс создания, обработки и хранения документов, а также облегчает поиск и доступ к нужной информации.