1. Что такое служебная записка в 1С: Документооборот?
Служебная записка в 1С: Документооборот – это документ, который используется для передачи информации между сотрудниками и подразделениями внутри организации.
С помощью служебной записки можно организовать согласование документов в организации, передачу и контроль исполнения задач, уведомление сотрудников о важных событиях или изменениях в организации. Она может содержать текстовую информацию, файлы вложений, описание задачи или инструкции по выполнению определенного действия.
2. Формы служебных записок в системе 1С: Документооборот
В системе 1С: Документооборот предусмотрены следующие формы служебных записок в зависимости от конкретного назначения и потребностей сотрудников компании:
- Уведомление о встрече – оно используется для оповещения организации или конкретного сотрудника о предстоящей встрече. В уведомлении указывается дата, время и место встречи, а также цель и повестка дня.
- Запрос на предоставление документов – применяется для запроса необходимых документов у другой организации или конкретного сотрудника. В нем указывается список требуемых документов и сроки их предоставления.
- Запрос на предоставление отчета – служит для получения отчета у другой организации или определенного служащего. В запросе указывается период, за который необходим отчет, а также формат и способ предоставления.
- Запрос на консультацию – нужен для запроса консультации у сторонней компании или конкретного работника по определенному вопросу. В нем формулируется суть вопроса и желаемый срок получения ответа.
- Прочие – это форма служебной записки, которая используется для других целей, не попадающих под вышеперечисленные категории. Например, это может быть запрос на организацию мероприятия или на проведение определенных исследований, записка о предоставлении отпуска или командировке, о закупке материалов/оборудования, записка с предложениями или замечаниями и так далее.
3. Как создать служебную записку в программе 1С: Документооборот?
Создание служебной записки в 1С: Документооборот происходит путем заполнения соответствующей формы, где указываются данные получателя, текст сообщения и при необходимости прикрепляются файлы.
Сделать это можно следующим образом через справочник «Внутренние документы»:
- Зайти в раздел «НСИ».
- Выбрать подраздел «Виды документов».
- Создать документ «Служебная записка».
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/vidy-dokumentov-1024x397.png)
В открывшемся окне обязательно следует заполнить блок «Основное», вписав название записки, проставив флажки у нужных полей, например, «Вести учет по тематикам» или «Использовать срок исполнения».
Также важно указать нормативные сроки исполнения в соответствующей строке, указав количество дней и способ учета – календарные или рабочие.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/sluzhebnaya-zapiska-vid-dokumenta-1024x648.png)
В строке «Форма» можно выбрать одну из трех:
- «Бумажная»,
- «Электронная»,
- «Бумажная или электронная».
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/osnovnoe-1-1024x654.png)
В блоке «Создание документа» можно выбрать конкретного руководителя подразделения или всех сотрудников, которым будет доступна эта служебная записка, либо добавить нового человека.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/sozdanie-dokumenta-1024x516.png)
При нажатии на строку «Выбор тематик» появляется окно, где указывается форма служебной записки, например, запрос информации, командировка работника, о материальной помощи и так далее.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/vybor-tematik.png)
Немаловажно заполнить и подраздел «Шаблон»:
- вписав реквизиты документа, срок исполнения, название проекта, подразделения, адресата, форму хранения,
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/sluzhebnaya-zapiska-vid-dokumenta-1-1024x522.png)
- прикрепив файл при необходимости,
- отметив нужные настройки (запрещать изменять реквизиты шаблона, запрещать редактировать файл и другие),
- подобрав категории.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/shablon-1024x556.png)
В блоке «Роли файлов» отмечается роль документа – основной или вспомогательный.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2023/11/osnovnoj-1024x222.png)
Служебная записка может быть создана из раздела «Документы». После создания документа, его можно направить на рассмотрение выбранным сотрудникам или подразделениям. Также можно установить сроки исполнения, создать напоминания о важности документа и отслеживать его статус (прочитано, подписано, определенное действие выполнено и т. д.).
4. Хранение служебных записок
Служебные записки в 1С: Документооборот хранятся в разделе «Служебные записки» в электронном виде в базе данных системы. Они могут быть найдены в соответствующих разделах документооборота, в зависимости от типа документа и его назначения. Например, если создается записка о том, что документ был отправлен на подпись, то она будет отображаться в разделе «Отправленные документы» вместе с самим документом.
Возможно также создание специальных папок для хранения служебных записок с определенными параметрами и фильтрами. Например, можно создать папку «Невыполненные задачи», в которую будут автоматически попадать все записки о том, что какие-то задачи не были выполнены в срок.
Важно, что служебная записка в 1С: Документооборот не является юридически значимым документом и не имеет силы договора или соглашения. Она служит только для обмена информацией между сотрудниками организации.