Содержание:
1С:Документооборот позволяет эффективно организовать учёт и контроль отсутствия сотрудников — отпусков, командировок, больничных и других случаев временного отсутствия на рабочем месте.
1. Как добавить новое отсутствие в системе 1С:Документооборот
Чтобы зафиксировать своё отсутствие нужно выполнить следующие шаги:
1. Перейти в раздел «Рабочий стол», «Совместная работа» или открыть список отсутствий.
2. Нажать «Создать» → «Отсутствие».
3. В открывшейся карточке заполнить необходимые поля:
- Вид отсутствия (например, отпуск, больничный и т.д.);
- Период — можно выбрать целый день или конкретные часы;
- Заместители — указать коллег, кто будет подменять;
- Комментарий — по желанию добавить пояснение или важные детали;
- Установить флажок «Буду разбирать задачи», если планируете выполнять задачи во время отсутствия — это поможет коллегам сориентироваться.
2. Проверка на занятость
При сохранении информации об отсутствии, система проверит календарь: не запланированы ли в это время встречи, задачи или другие дела. Если такие записи найдутся, появится список всех совпадающих событий. Рекомендуется внимательно его просмотреть и при необходимости — перенести или отменить задачи. При этом документ отсутствие всё равно можно сохранить — даже если в это время уже есть другие дела.
3. Где посмотреть все отсутствия в конфигурации 1С:Документооборот
Чтобы открыть общий список всех отсутствий сотрудников, нужно воспользоваться вкладкой «Отсутствие сотрудников» в разделе «Рабочий стол» или «Совместная работа». Для просмотра отсутствий за нужный период — нужно задать фильтр по дате.
Если необходимо узнать, кто будет отсутствовать в конкретный день – необходимо выбрать нужную дату в календаре.
Чтобы увидеть отсутствующих по отдельным отделам/подразделениям – необходимо выбрать фильтр «Подразделения». Это удобно для навигации по структуре организации.
4. Отсутствия в календаре в системе программ 1С:Предприятие.Документооборот
Информация об отсутствиях автоматически отображается в календаре. Эти записи нельзя редактировать вручную — они всегда синхронизированы с данными из карточки отсутствия. Любые изменения происходят только при редактировании самой карточки.
Чтобы открыть карточку, нужно дважды кликнуть по нужной записи в календаре.
В самой карточке можно:
- настроить напоминание,
- выбрать цвет отображения записи в календаре.
Если вы работаете удалённо и хотите уведомить коллег:
- Создайте отсутствие;
- Укажите даты отсутствия;
- В графе «Причина» – «Временная удалённая работа» — система установит флаг «Работаю из дома», чтобы коллеги не получали уведомлений о вашем отсутствии;
- При необходимости создайте письмо прямо из карточки;
- Нажмите «Записать и закрыть» — все будут в курсе, что вы на связи, хоть и не в офисе.
5. Преимущества контроля отсутствий в программе 1С:Документооборот
- Удобная подача заявок.
Сотрудники могут самостоятельно создать заявку на отсутствие (отпуск, командировку, больничный и др.) прямо из интерфейса системы.
- Календарь отсутствий.
Наглядный календарь показывает, кто и когда отсутствует, облегчая планирование работы в отделе. - Снижение риска дублирования и сбоев.
Система предупреждает о запланированных задачах на период отсутствия и помогает избежать накладок. - Гибкие фильтры и поиск.
Удобный доступ к информации по подразделениям, периодам и видам отсутствий. - Прозрачность и контроль.
Руководители видят полную картину отсутствий, что упрощает управление загрузкой сотрудников и планирование проектов.