1. Что такое программа 1С: Документооборот?
Программа 1С: Документооборот – это удобное и мощное программное решение, разработанное компанией 1С для автоматизации процессов документооборота в организации. Она представляет собой интегрированную систему, которая позволяет управлять всеми видами документов, обеспечивая эффективное взаимодействие между сотрудниками, контроль за этапами работы, а также повышение общей эффективности и прозрачности бизнес-процессов.
Исходная задача
Основной срочный запрос – это выпуск МЧД (включая МЧД для ЦБ РФ), с возможностью запуска цепочки согласования МЧД (машиночитаемой доверенности) с последующим выпуском
Прилагаю список ИС с описанием назначения, которые по возможности хотели бы заменить – рассматриваемый вариант на 1С Документооборот.
Название ИС | Назначение | Наименование документов |
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | Справочник номенклатуры дел банка для обеспечения функций делопроизводства | Номенклатура дел подразделений |
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ | Справочник нормативных документов банка | Нормативные документы |
ПРИКАЗЫ И РАСПОРЯЖЕНИЯ,ПРИКАЗЫ | Создание, согласование распорядительных документов банка | Приказы |
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ | Электронная система согласования и контроля исполнения “Служебных записок” | Служебная записка |
РЕГИСТРАЦИЯ | Регистрация входящей/исходящей корреспонденции банка, претензий | Входящие документы |
ДОВЕРЕННОСТИ OTP | Справочная система по хранению и отслеживанию статуса доверенностей | Доверенности банка и их держатели |
Для реализации данного функционала на базе тестовой базы 1С: Документооборот настроен и продемонстрирован следующий функционал:
- Учет и хранение документов
- Настройка и запуск обработки документов
- Машиночитаемые доверенности
2. Учет и хранение документов в системе 1С: Документооборот
Номенклатура дел – это важный инструмент для поддержки бумажного документооборота предприятия. Она представляет собой перечень заголовков дел, используемых для хранения документов с указанием сроков хранения и другой учетной информации. Для ведения номенклатуры дел в системе «1С: Документооборот» используется справочник Номенклатура дел, который находится в меню раздела НСИ (Настройка справочников и соглашений).
Примечание:
Для активации использования номенклатуры дел в настройках программы на закладке “Документы”, необходимо установить флажок “Использовать номенклатуру дел”.
Справочник “Номенклатура дел” состоит из разделов, а внутри каждого раздела находятся “Заголовки дел”. Структура разделов номенклатуры может быть построена по структурному, производственно-отраслевому или функциональному типу:
Структурный тип – разделы соответствуют организационной структуре деятельности предприятия: Служба управления персоналом, Административная дирекция, Юридическая служба и т.д.
Производственно-отраслевой тип – разделы основаны на деятельности предприятия: Договорная деятельность, Бухгалтерский учет, Кадровые вопросы и т.д.
Функциональный тип – разделы определяются функциями предприятия: Планирование и финансирование, Контроль соблюдения действующего законодательства, Подбор и учет кадров и т.д.
После заполнения разделов номенклатуры дел, на панели быстрых отборов появится возможность установить отбор по подразделению.
3. Настройка и запуск обработки документов в системе программы 1С: ДО
Чтобы эффективно использовать возможности системы 1С: Документооборот, необходимо правильно настроить виды документов. Вид документа – это важный обьект, который определяет обработку, регистрацию и другие аспекты работы с документами.
Для начала перейдите в раздел “Виды документов”, используя ссылку в меню раздела НСИ.
В этом разделе представлен список всех видов документов, используемых на предприятии. Для настройки каждого вида документа нужно перейти к его карточке.
Для демонстрации была настроена Служебная записка
При создании нового вида документа следует заполнить следующие настройки на закладке “Основное”:
Указываем наименование для нового вида документа.
Через гиперссылку можно настроить набор дополнительных свойств документов данного вида. Введите индекс для нумерации документов данного вида. Установите необходимые настройки, используя флажки.
На закладке “Нумерация” настройте автоматическую нумерацию или ручной ввод номеров при регистрации документов данного вида.
Перейдите на закладку “Создание документов”:
В блоке “Кому разрешено” указываем группы пользователей, которые могут выдавать разрешения на создание документов данного вида. В блоке “Шаблон документа” указываем, какие данные будут автоматически заполняться при создании документа по шаблону. Это может включать реквизиты, автоматическое заполнение файлов и их роли, а также доступ к данным.
Схема обработки документа представляет собой последовательность действий, которую можно настроить для оптимизации процесса работы с документами. По умолчанию схема обработки документа линейна и соответствует порядку выбранных действий. Такая схема автоматически формируется и обновляется в соответствии с настройками обработки.
Как изменить схему вручную:
Для того чтобы внести изменения в схему вручную, необходимо перейти в режим редактирования схемы, нажав на кнопку “Изменить схему”. Эта возможность доступна только ответственным за НСИ и администраторам. После внесения изменений в схему, она больше не будет автоматически обновляться. Вы сами будете отвечать за добавление и удаление действий в соответствии с настройками обработки. Если вам потребуется вернуться к стандартной схеме, вы можете выполнить эту операцию через команду “Карточка схемы – Еще – Установить стандартные настройки”.
4. Машиночитаемая доверенность в 1С: Документооборот
МЧД – это удобный и инновационный способ работы с доверенностями, доступный в тестовом режиме в 1С: Документоооброт с возможностью дальнейшего развития в будущих версиях программы.
Создавать МЧД – электронные доверенности в формате XML, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.
Подписывать МЧД и регистрировать их в реестре МЧД ФНС прямо из программы.
Отзывать доверенности, если это необходимо.
Для вашего удобства, список Машиночитаемых доверенностей в 1С разделен на две закладки – “Доверенности организаций” и “Доверенности контрагентов”.
Банк интересовала так же реализация Машиночитаемой доверенности для сдачи отчетности в Банка России
Для сдачи отчетности в ЦБ при подписании ЭП физ лица, для того чтобы Банк России принял отчетность она должна сопровождаться МЧД в формате, разработанным ЦБ. На данный момент не существует единого формата МЧД, гос органы (в т.ч. и ЦБ) имеют свои формы МЧД, имеется отдельная МЧД для b2b обмена. Формат МЧД 003 призван решить эту проблему, однако полноценной поддержки его пока нет. В ДО 2.1.32 и 3.0.9+ поддержаны МЧД, но в b2b формате, который отличается от того, который принимает ЦБРФ. Банк России на настоящий момент также не поддерживает универсальный формат 003, имеет свой собственный формат. 19 июня на вебинаре Банка России по МЧД были озвучены планы внедрения единого формата в личном кабинете к 01.09.2023. Поддержка единого формата формата МЧД в ДО планируется в версиях 3.0.12 и 2.1.34.