1. Преимущества использования комплектов документов в программе 1С: Документооборот 8
В процессе документационного обеспечения управленческой деятельности часто возникает необходимость в формировании комплектов документов, например, документы при приеме на работу. В каждой организации существует свой порядок оформления и ознакомления с документами, в том числе с локальными актами. Как правило, новому работнику при приеме на работу необходимо ознакомиться с несколькими документами. В целях интенсификации кадровой работы, в программе 1С: Документооборот 8 (редакция 3.0), существует возможность объединения нескольких документов и файлов в единый набор, именуемый «Комплектом документов». Это позволяет объединить и систематизировать информацию и упростить доступ к ней в программе.
Комплекты документов в 1С обладают рядом особенностей:
- В комплект можно включить несколько документов и файлов.
- Карточки и файлы документов, включённых в комплект, можно просматривать и редактировать прямо из карточки комплекта.
- В комплект также могут входить собственные файлы, которые не относятся ни к одному из документов комплекта.
- На основе комплекта можно запускать процессы, например процесс согласования, чтобы согласовать весь комплект сразу.
2. Настройка комплекта документов в 1С
Для начала работы с комплектами необходимо создать вид документа в 1С: Документооборот, который будет представлять собой комплект. Для этого нужно открыть карточку нужного вида документа и на вкладке «Основное» поставить отметку «Является комплектом документов».
Чтобы сформировать комплект, необходимо выполнить несколько действий:
- В разделе «Документы» выберите пункт «Создать».
- В открывшемся окне создания документа выберите шаблон документа в 1С, который представляет собой комплект, и нажмите «Создать».
- На вкладке «Комплект» добавьте список документов и файлов комплекта.
Дальнейшие действия аналогичны созданию документов, которые не являются комплектами. Работа со списком документов и файлов комплекта осуществляется на вкладке «Состав комплекта».