1. Настройка мероприятия в документообороте
Эффективное использование рабочего времени в компании является одной из главных аспектов продуктивности компании в целом. В системе 1С Документооборот для помощи в решении данной задачи используется механизм мероприятий электронного документооборота. Данный механизм помогает использовать время сотрудников максимально эффективно, а т.к. в данном механизме задействуется и рабочий календарь, то снижает риск возникновения накладок в плане пересечения совещаний в компании.
Первоначальная настройка механизма мероприятий в документообороте весьма проста. Для того чтобы запустить возможность их создания нужно зайти в меню «Настройки и администрирование» далее «Настройки программы» – «Общие настройки» и поставить галочку на пункте «Мероприятия». У нас появится также возможно выбрать подпункт «Раздельное использование протокола». Данный пункт в 1С:Документооборот 8 позволяет отправлять на исполнение не весь протокол мероприятия, а каждый пункт в отдельности (вкладка «Программа» в мероприятии).
2. Использование мероприятий в документообороте
Создать новое мероприятие в 1С:Документооборот 2.1 можно на основании многих элементов: электронное письмо, файл, документ и т.д.
Рассмотрим как создать мероприятие. Для этого переходим в меню «Совместная работа» далее переходим в пункт «Мои мероприятия» и далее нажимаем кнопку «Создать». Пример заполнения мероприятия можно увидеть на скрине:
Укажем наименование, и полное описание. Также укажем вид, группу, организатором укажем себя. Не забываем указать время проведения.
При работе в 1С Документооборот далее переходим во вкладку «Участники». Подбор состава участников мероприятия выполняется в гибкой форме, можно указывать как конкретных пользователей, так и роли, корреспонденты, контакты, контактные лица. Следует так же указать, является присутствие участника обязательным либо добровольным. Так же в текущем времени можно видеть статус отправленных приглашений.
Удобной функцией при создании мероприятий в Документообороте является команда «Подобрать время», она позволяет подобрать удобное время начала мероприятия с учетом всех календарей участников.
На вкладке «Программа» заполним основные тезисы, которые должны быть озвучены на мероприятии.
На вкладке «Файлы» можем вложить файлы, с которыми могут ознакомиться участники.
На данном этапе можем записать данное мероприятие, в результате будет разослано приглашение на мероприятие.
Мы рассмотрели настройку и использование механизма работы с мероприятиями в 1С:Документооборот 8. Данный механизм весьма гибок, и позволяет вести мероприятия с сквозным привязыванием к объектам, что в свою очередь позволяет вести контроль в документообороте.