1. Учет товаров и услуг в программе 1С:Документооборот 8
В 1С:Документооборот 8 можно вести учет товаров и услуг, фиксируя их движение, стоимость и другие параметры. Это позволяет не только регистрировать документы, но и учитывать материальные ценности и оказываемые услуги в рамках документооборота.
Доступ к справочнику:
- Справочник Товары и услуги находится в меню раздела НСИ (нормативно-справочной информации).
- Автоматически право на заполнение справочника есть у сотрудника, ответственного за НСИ.
Возможности справочника:
- Группировка товаров и услуг для удобства поиска.
- Указание единиц измерения (шт., кг, м² и т.д.).
- Задание цен и валюты для каждой позиции.
Чтобы в документах можно было учитывать товары и услуги, необходимо активировать настройку «Вести учет товаров и услуг» в карточке вида документа.
Настройка учета в шаблоне:
- Если опция включена, в шаблон можно заранее добавить перечень товаров и услуг, которые чаще всего используются для документов этого вида.
- Для этого в карточке вида документа на вкладке «Шаблон документа» нужно перейти в раздел «Товары и услуги» и заполнить список типовыми позициями.
- При создании новых документов этого вида указанные товары и услуги будут автоматически подставляться.
Добавление и выбор номенклатуры:
- В разделе «Товары и услуги» можно:
– Добавить новые позиции с помощью кнопки «Добавить».
– Подобрать существующие элементы из справочника «Номенклатура».
– Переносить товары и услуги двойным щелчком мыши или перетаскиванием.
Отображение в документах:
- Если документ создан не по шаблону, но относится к виду с включенным учетом товаров и услуг, вкладка «Товары и услуги» автоматически появится в его карточке.
2. Автоматизация заполнения документов
Если к шаблону документа прикреплен файл в формате Microsoft Word, можно настроить его автозаполнение списком товаров и услуг. Это ускоряет создание документов и снижает риск ошибок при повторном вводе данных.
Настройка реквизитов для заполнения:
- В карточке вида документа на вкладке «Файлы» есть колонка «Настройка заполнения».
- Нажмите на ссылку «Не настроено», чтобы открыть список доступных реквизитов, таких как:
- Дата создания,
- Сумма документа,
- И другие параметры.
- Для подстановки таблицы с товарами выберите группу «Список товаров и услуг».
- Установите флажки напротив реквизитов, которые должны автоматически переноситься в файл.
Расстановка полей в шаблоне Word:
- Откройте шаблон Word и вручную разместите поля в нужных местах.
- Настройте их оформление. Выберите шрифт, размер, цвет, стиль таблицы и т.д.
- Важно! Поля необходимо вырезать и вставить, а не копировать. При простом копировании автозаполнение работать не будет.
Проверка автозаполнения:
- Сохраните шаблон с настройками.
- При создании новых документов этого вида в Word-файл будет автоматически подставляться таблица со списком товаров и услуг.
- В документе список можно редактировать вручную при необходимости.
Автозаполнение в файлах Word упрощает подготовку документов, экономит время и снижает вероятность ошибок.