1. Что такое версионирование
Настройка версионирования в 1С: Документооборот 8 — это важная функция, которая позволяет эффективно управлять изменениями документов, сохраняя предыдущие версии и предоставляя доступ к истории редактирования. Такая возможность особенно полезна в условиях коллективной работы с документами, когда важно отслеживать, кто и какие изменения вносил.
Версионирование – это процесс создания и хранения копий документа при его редактировании. Каждая версия содержит информацию об изменениях, что обеспечивает прозрачность работы и возможность восстановления предыдущих данных. В системе 1С: Документооборот 8 версионирование можно настроить для разных типов документов в зависимости от потребностей организации.
2. Настройка функции версионирования в 1С
- Перейти в раздел “Настройки программы”.
- В разделе “Общие настройки” найти параметр ” Использовать версионирование документов “.
- Установить флажок для активации функции.
Рекомендации по настройке и использованию:
- Включайте автоматическое версионирование в 1С только для документов, которые часто редактируются.
- Регулярно контролируйте объем хранимых версий, чтобы не перегружать базу данных.
- Назначайте права на управление версиями только ответственным сотрудникам, чтобы избежать случайного удаления важных данных.
По ссылке “Количество и объем хранимых версий объектов” доступен отчет “Анализ версий объектов 1С”, который помогает оценить объем хранимых данных и определить необходимость их очистки.
Удаление устаревших версий объектов может выполняться вручную через запуск регламентного задания “Удаление устаревших данных”, либо настраивается автоматическая очистка с использованием расписания. При этом информация о версиях (автор, дата создания и комментарий) сохраняется в системе.
Для просмотра истории версий определенного документа или элемента справочника используется команда “История изменений”, расположенная на панели навигации карточки объекта. Данная команда доступна только системным администраторам и исключительно для объектов, в которых включено версионирование.
Команда “Открыть версию” позволяет сформировать отчет, отображающий состояние объекта на выбранный момент времени.
С помощью команды “Отчет по изменениям 1С” можно получить отчет, сравнивающий разные версии объекта. Для этого необходимо предварительно выделить две или более версии в списке.
В списке версий доступна фильтрация по реквизитам, что упрощает поиск информации о том, кто и когда вносил изменения. Также для версий можно добавлять комментарии.
Гиперссылка “Технические сведения об изменении объекта” предоставляет доступ к Журналу регистрации, где фиксируются действия с объектом.