1. Вид документа в 1С: Документооборот 8
В 1С: Документооборот 8, каждый “Вид документа” представляет собой уникальный параметр, определяющий различные типы документов, используемых в системе. Каждый такой вид документа имеет свои специфические настройки и характеристики, которые определяют его функциональность и поведение в системе. Эти настройки могут включать в себя правила маршрутизации, доступные действия, дополнительные реквизиты и другие аспекты, специфичные для каждого типа документа. Важно отметить, что количество видов документов в системе 1С: Документооборот неограниченно, что обеспечивает высокую гибкость и адаптивность системы к уникальным потребностям и структуре документооборота каждой организации.
На большинстве предприятий используются различные виды документов. Виды документов помогают классифицировать документы по типу, назначению или другим характеристикам. Например, это может быть классификация по типу документа (входящий, исходящий, внутренний), по функциональности (договоры, отчеты, распоряжения):
- Входящие документы. Это документы, поступающие в организацию от внешних источников, таких как письма, электронные сообщения, счета, заказы и т. д.
- Исходящие документы. Документы, отправляемые из компании во внешние источники, например, ответы на запросы, счета, договоры и т. д.
- Внутренние документы. Документы, создаваемые и используемые внутри организации – служебные записки, приказы, распоряжения и т. д.ви
В системе 1С: Документооборот 8 удобно организовывать виды документов в группы, такие как Справочные документы, Распорядительные и т.д.
Это позволяет:
- Более систематизировано структурировать документы и облегчает навигацию и поиск в системе. Различные виды документов помогают организовать и структурировать документооборот в организации в соответствии с ее потребностями и спецификой деятельности.
- Идентифицировать конкретный тип документа и определить его назначение и функциональность.
- Эффективно управлять доступом к документам в системе. Каждый вид документа в 1С может иметь свои правила доступа и маршрутизации.
Для изменения параметров вида документа в 1С следует перейти на вкладку “Вид документа” в соответствующей карточке.
2. Доступные опции для различных видов документов в 1С: Документооборот 8
Ниже приведены опции, доступные для различных видов документов в 1С:
- Функция “Использовать срок исполнения”. Активация этой опции включает учет времени выполнения документа. При ее активации в карточке документа этого типа появляется поле “Срок исполнения”. Если документ помечен как исходящий, данная настройка меняется на “Срок ответа”.
- Опция “Вести учет по номенклатуре дел”. При ее активации добавляется поле “Номенклатура дел”.
- «Вести учет по организациям» – если функция отключена, то программа позволяет создавать документы, которые не привязаны к определенной организации. В этом случае поле “Организация” исчезает из карточек документов выбранного вида. По умолчанию эта настройка включена. Однако она недоступна для редактирования, если уже установлена хотя бы одна из настроек: “Является договором” или “Вести учет по номенклатуре дел”. В то же время, эта функция становится доступной для изменения, если обе вышеупомянутые настройки отключены. Когда в общих настройках работы с документами не указано – “Учет по организациям”, то соответствующая опция не будет отображаться.
- Когда опция “Вести учет по контрагентам” активирована, вы сможете отметить как одного, так и нескольких контрагентов в реквизитах карточки. Эта настройка доступна для изменения, если опция “Является договором” не включена. Важно отметить, что опции “Учет по контрагентам” и “Учет сторон” взаимоисключающие: вы можете вести учет либо по контрагентам, либо по сторонам документа.
- Активация “Вести учет по адресатам” – в карточку документа добавляется реквизит “Адресат”. Появляется соответствующее поле для того, чтобы указать адресат.
- После включения опции “Учитывать срок действия” – появятся соответствующие разделы для указания срока его действия и условий продления. Эта настройка по умолчанию активирована и не может быть изменена, если уже установлена опция “Является договором”.
- Включение функции “Учитывать недействующие документы” документы данного типа могут быть аннулированы или расторгнуты. Появляется флажок “Не действует” (или “Расторгнут” для договоров) и ссылка на документ, который послужил основанием для отмены или расторжения. По умолчанию эта настройка активирована и недоступна для изменения, если уже установлена опция “Является договором”.
- При активации функции “Учитывать сумму документа” – появляются дополнительные поля для указания суммы и валюты. По умолчанию эта настройка включена и недоступна для изменения, если уже установлена опция “Является договором”.
- Активация “Учет товаров и услуг” – в карточке типа документа появляется возможность вести учет товаров и услуг. Вы сможете указать список товаров и услуг в шаблоне документа и настроить автоматическое заполнение списка в файле. Дополнительные инструкции предоставлены в разделе “Как настроить учет товаров и услуг”.
- Установка параметра “Является договором” означает, что документы данного типа рассматриваются как договоры.
- При активации параметра “Является комплектом документов”, указанные документы будут объединены в комплект. Карточки и файлы всех документов в этом комплекте можно будет просматривать и редактировать непосредственно из карточки комплекта.
- Опция “Обязателен файл скан-копии оригинала” – если документ данного типа зарегистрирован, но отсутствует файл с пометкой “Оригинал” – будет выводиться предупреждение, что нужно добавить скан-копию оригинала.
- При активации функции “Обязательное указание ответственного” создание нового документа данного типа будет невозможно без заполненного поля “Ответственный”. Это нужно, чтобы была правильная адресация уведомлений, запуска процессов и корректного формирования отчетов в 1С. Если эта настройка включена, то там, где поле “Ответственный” не заполнено, программа укажет, что нужно автоматически заполнить его данными из поля “Подготовил”.
- Опция “Штамп ЭП” управляет расположением автоматически вставленной отметки об электронной подписи в документе.
- Опция “Является обращением от граждан” – документы данного вида рассматриваются как обращения от граждан и организаций. В их карточках появится дополнительная вкладка и соответствующие реквизиты.
- При активации опции “Учитывать входящий номер и дату получателя” – появятся дополнительные поля для указания входящего номера и даты, когда получен документ.
- При активации опции “Использовать срок ответа” – появляется поле для указания срока, необходимого для ответа.
- При активации опции “Запретить создание документа не по шаблону” сотрудники смогут формировать документы данного типа только на основе предварительно подготовленного шаблона. Это помогает стандартизировать документы на предприятии и снизить временные затраты на их подготовку.
- Параметр “Контролировать уникальность документов в рамках проекта” предотвращает создание более чем одного документа того же типа в рамках одного проекта.