1. Папки номенклатуры дел
В статье будет рассмотрено как учитывать номенклатуру дел в системе «1С:Документооборот», так как, согласно инструкции, порядок проведения такой номенклатуры имеет отношение к положениям по оборотам документации. Далее будет описано, что значит в 1С Документооборот номенклатура дел, на какие группы делятся номенклатуры дел, как с ними работать в программе «1С:Документооборот», а также как вставить необходимую документацию в нужное дело или том.
Для начала, рассмотрим, что такое номенклатура дел. Номенклатура дел – папки таких дел, которые имеют систему и сроки хранения.
«1С:Документооборот 8» является дополнением к основным конфигурациям и с этим дополнением можно проводить всю документацию в электронном формате. Получается, что можно делать аналог бумажных папок, в которых находится документация. В таких папках можно даже создавать тома. Если том был закрыт, то разместить документ в нём невозможно.
Чтобы найти справочник, следует перейти во вкладку «Нормативно-справочная информация», как показано ниже:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/ssylka-normativno-spravochnaya-informacziya-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Также, дабы воспользоваться данным справочником, необходимо поставить «галочку», которая отвечает за применение номенклатуры дел, она располагается во вкладке «Делопроизводство» в 1С Документооборот 2.1, которую можно найти, если кликнуть на «Настройка программы», в панели по администрированию при работе в 1С Документооборот, как показано далее:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/nastrojka-programmy-1s-dokumentooborot.png)
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/deloproizvodstvo-v-1s-dokumentooborot.png)
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/nastrojka-raboty-s-dokumentami-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
2. Вкладки в номенклатуре дел в 1С
Номенклатура дел в 1С Документооборот 8 содержит в себе вкладки, которые называются разделами и томами. Чтобы создать том – кликаем на кнопку «Создать», чтобы создать раздел – кликаем на «Создать раздел», как показано на скриншоте ниже:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/sozdanie-papok-i-razdelov-v-nomenklature-del-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
При помощи дополнения «1С:Документооборот 2.1» можно провести автоматическое заполнение по разделам, при помощи структурности конкретной организации. Для проведения данной операции нужно прописать соответствующую организацию, после чего кликнуть на «Ещё» и кликаем на пункт «Заполнение разделов по структуре компании», как показано далее:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/zapolnenie-razdelov-po-strukture-predpriyatiya-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Далее появится структура организации, где кликаем на «Создать разделы», все подразделения будут перенесены в виде разделов в номенклатуре дел, как можно увидеть далее:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/sozdanie-razdelov-po-strukture-predpriyatiya-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/razdely-nomenklatury-del-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Можно увидеть проведение такого справочника, в соответствии с организациями.
Также удобной функцией является то, что можно создавать список дел номенклатуры, относительно пользовательских запросов.
Внутри нашего образца информационной карты мы видим индекс дела, его наименование, дата, раздел, в котором располагается документ, а также сроки его хранения, как демонстрируется далее:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/obrazecz-informaczionnoj-karty-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Внутри вкладки «Настройки» есть возможность отметить виды деятельности для документации конкретного раздела, что отвечает за сортировку:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/dokumentacziya-po-kazhdomu-razdelu-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Таким образом, можно создать структуру номенклатуры дел, структура должна быть подтверждена руководителем, после чего, за неё в ответе становится некоторый работник:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/struktura-nomenklatury-del-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Подобная номенклатурная группа имеет срок действия по умолчанию – это один год, после чего она будет или закрыта, или должна быть продлена.
3. Работа с делами и томами в программе 1С Документооборот
Рассмотрим то, как проводится работа и регистрация с делами и томами в системе 1С Документооборот. Для проведения данных операций, необходимо обратиться к соответствующему справочнику, как показано на скриншоте ниже:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/dela-toma-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Если кликнуть на «Создать», то появятся тома. Каждый том и дело имеют собственную информационную карточку, в которой содержаться даты хранения и создания, номер, наименование, количество страниц. Образец информационной карточки представлен ниже:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/obrazecz-informaczionnoj-kartochki-toma-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
В случае, если дело было закрыто, тогда в перечне дел около него будет находится значок «замок». Также можно выбирать сортировку отображения дел и томов, как показано на скриншоте с примером:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/sortirovka-otobrazheniya-tomov-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Все тома находятся во вкладке «Дела-тома»:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/papka-dela-toma-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
4. Размещение документов в томе в 1С Документооборот 8
Чтобы закрепить документ за конкретным томом, в 1С Документооборот 8 нужно вписать информацию в строке «Дело» и строке «Реквизиты». Появится окно, внутри которого будет описано в какое место лучше всего помещать документ. Если убрать «галочку» около пункта «Только подходящие», то программных подсказок не будет.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/nastrojka-rekvizitov-del-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Стоит отметить то, что каждый том может содержать множество документации, но каждый документ может находиться только в одном деле, дублироваться не может.
Во вкладке «Документов в деле» можно увидеть перечень всей документации, которую содержит том. Также можно переносить документацию между томами.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/perenos-dokumentov-mezhdu-tomami-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Нужно лишь прописать том, в который должен быть отправлен и полностью перенесён конкретный документ:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/perenos-dokumentov-dela-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Внутри информационной карты тома в 1С Документооборот 2.1 можно сделать документы по удалению дел, либо по отправке их в архив, в архив могут быть переданы лишь закрытые дела:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/udalenie-del-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/peredacha-del-v-arhiv-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
Как только проводка документа была совершена, то появится информация о том, что том был закрыт и отобразится дата закрытия, как демонстрируется ниже:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/delo-peredano-v-arhiv-v-programme-1s-dokumentooborot.png)
В данной статье было описано что такое номенклатура дел в программе «1С;Документооборот», а также то, как распределять документацию по томам и разделам и проводить различные настройки.