1. Для чего нужна система формирования отчетов
В наше время держать руку на пульсе и не упустить важные детали помогает система отчетов. Отчеты могут быть статистические, контрольные, частные по конкретным видам деятельности, подразделениям, или документам. В программе 1С:Документооборот “из коробки” разработчиками подготовлено множество отчетов. Рассмотрим их подробнее.
Классификация отчетов ведется по разрезам, таким, как вид документопотока (входящие, исходящие, внутренние документы), отчеты по администрированию системы, контрагентам, договорам, исполнителям, по задачам и процессам в системе. И также контрольные и статистические отчеты.
Каждый отчет в системе имеет свои предопределенные настройки, которые могут быть изменены как в пользовательском режиме 1С, так и с помощью программирования в случаях сложных компоновок данных и использования различных условий. К каждому отчету можно сохранить множество различных измененных пользовательских вариантов. Например, убрать из отчета задачи с типом “Ознакомление”, так как они не должны влиять на общую статистику. При открытии отчета пользователь может выбрать интересующий его вариант с необходимыми в текущем случае настройками.
Рассмотрим подробнее некоторые виды отчетов и их предназначение.
2. Контроль договорной деятельности в программе 1С: Документооборот
Отчет “Динамика сумм заключенных договоров”
Этот отчет позволяет наглядно увидеть вектор развития отдела договорной работы и компании в целом. Так же с помощью отчета можно выстраивать стратегию развития бизнеса по привлечению новых клиентов и динамично следить за изменениями.
Отчет “Сопроводительные документы по договору”
Данный отчет поможет отслеживать комплектность документов по договору ответственным за текущее направление. В отчете выводятся документы, связанные с договором с помощью механизма связей. Связи настраиваются отдельно в зависимости от специфики организации. Так в транспортных компаниях это могут быть связи “Имеет транспортные накладные”.
Отчет будет полезен менеджерам, в чьи обязанности входит контроль поступления сопроводительных документов по договору.
3. Контроль возврата архивных документов в конфигурации 1С: Документооборот
Отчеты по документам, не возвращенным в срок контрагентами и сотрудниками
В системе 1С:Документооборот существует функционал фиксации и отслеживания выдачи/приема архивных документов на руки сотрудникам и контрагентам. В момент выдачи документа ответственным лицом проставляется дата возврата документа в архив. Отчеты показывают как раз документы, по которым истекла дата возврата.
Предупредить возникновение просрочки по сроку возврата можно с помощью отчета “Документы, находящиеся у контрагентов/сотрудников”, в котором отражаются документы, в настоящий момент находящиеся вне архива.
4. План-фактный анализ проектной деятельности
Отчет “План-факт по срокам проектных задач”
Отчет пригодится не только руководителям, так как помогает оценить уровень тайм-менеджмента самому сотруднику, провести анализ причин срыва плановых сроков и оптимизировать свою деятельность. Для руководителей отчет поможет оперативно отреагировать на смещение сроков проектных задач, а следовательно, проекта в целом. По сути, это ни что иное, как оценка рисков по проекту в системе 1С:Документооборот.
Отчет “План-факт трудозатрат по проектам”
Для руководителя проекта крайне важно следить за отклонениями от плановых трудозатрат по проекту. Такой статистический отчет станет надежным помощником при планировании и оценке рисков проекта в дальнейшем.
Ну и конечно, не стоит забывать, что цифры в отчетах зависят от многих факторов, таких, как система мотивации сотрудников, степень загруженности, условия труда и прочее. А отчеты помогут держать руку на пульсе в любых условиях.