1. Что такое отчеты в программе 1С: Документооборот
Отчеты в 1С:Документооборот редакция 3.0 – это сформированные документы с информацией о различных аспектах работы в системе. Они включают в себя:
- сведения о выполненных операциях,
- статистику по документам,
- аналитическую информацию,
- иные данные, необходимые для контроля и анализа процессов, связанных с оборотом документов в организации.
С помощью отчетов можно узнать:
- Количество созданных, отправленных, полученных и обработанных документов за определенный период времени.
- Информацию о среднем времени, затраченном на обработку различных типов документов.
- Мониторинг текущего состояния документооборота.
- Сведения о сроках исполнения документов, просрочках и причинах задержек.
- А также оценить производительность системы, выявить узкие места и возможности для оптимизации процессов.
2. Виды отчетов в 1С: Документооборот
В конфигурации 1С:Документооборот представлено свыше 300 видов отчетов, причем при необходимости список легко расширяется.
Для удобства каждый раздел программы содержит в себе пункт «Отчеты» – его можно найти, например, и в разделе «Документы»
и в разделе «Совместная работа»
В зависимости от конкретных потребностей организации также можно создавать индивидуальные отчеты и аналитику для управленческого учета и контроля за документами.
3. Настройка отчетов в конфигурации 1С: Документооборот
Каждый отчет может быть представлен в различных вариантах. Для этого следует выбрать нужный отчет и кликнуть на «Выбрать вариант» (кнопка расположена справа от поля «Вариант отчета»).
После этого появится форма со списком документов:
Изменить вариант можно по кнопке «Еще»:
При необходимости в отчет добавляются таблицы, диаграммы или делаются группировки. По кнопке «Настройки» открывается форма с дополнительными параметрами, которые также можно включить в отчет или наоборот – отключить, сняв галку.
Сформированные документы можно при необходимости распечатывать в различных форматах. Для этого следует нажать на кнопку «Еще» и выбрать нужный вариант.
4. Создание отчетов в 1С: ДО
Для формирования нового отчета, которого еще нет в системе, следует:
- Зайти в раздел «Настройка»,
- Перейти в пункт «Дополнительные отчеты и обработки»,
3. В строке «Вид» выбрать «Дополнительный отчет»,
4. В строке «Публикация» – «Используется или Режим отладки»,
Созданный отчет затем появится в разделе «Совместная работа» или «Документы» – кнопка «Дополнительные отчеты».
5. Рассылка отчетов в 1С: Документооборот
Этот функционал позволяет осуществлять автоматическую отправку отчетов на электронную почту руководителям подразделений в четко установленную дату (каждый понедельник или пятницу, например).
Для настройки следует:
- Открыть раздел «Настройка»,
- Перейти в «Рассылки отчетов»,
- Выбрать варианты (рассылать все отчеты, невыполненные или выполненные),
- Указать ответственное лицо и непосредственно сам отчет,
- Нажать на кнопку «Создать»,
- Отметить, какой отчет будет отправляться.
Здесь также можно установить время начала рассылки отчета, период повтора (вкладка «Расписание»).
Во вкладке «Доставка (эл.почта)» вписывается отправитель, тема, а в разделе «Дополнительно» можно указать форматы сохранения отчетов и при необходимости выставить флаг у пункта «Архивировать в ZIP».
После этого нужно нажать на кнопку «Записать и закрыть».